Prodejci stavebnin spustili velké zapojování svých dodavatelů do EDI

Velcí prodejci stavebnin jako IZOMAT stavebniny, PRO-DOMA nebo Stavebniny DEK chtějí od roku 2024 udělat z EDI hlavní kanál pro výměnu dokladů s dodavateli. Motivuje je urychlení odběratelsko-dodavatelských procesů i snížení nákladů. V začátcích letošního roku proto spustili velké kampaně pro zapojení svých dodavatelů do EDI. 

.

Řetězce chtějí využít potenciál EDI na maximum

Prodejci stavebnin každý den zpracovávají stovky dokladů od svých dodavatelů. Proto velcí čeští hráči v předchozích letech po vzoru e-shopů a rychloobrátkových řetězců přešli na EDI komunikaci, která jejich odběratelsko-dodavatelské procesy automatizuje. Zrychluje nákup, příjem zboží i vyřizování faktur.

Aby využili potenciál EDI komunikace naplno, rozhodli se do ní zapojit co nejvíc svých dodavatelů. Zapojovací kampaně spustili v prvních měsících roku 2024 a nadále v nich pokračují. Své dodavatele postupně oslovují s informacemi o přínosu EDI a způsobech, jak ho zavést. Někteří dokonce přemýšlí, že EDI zavedou jako podmínku spolupráce.

„Plánujeme oslovit všechny dodavatele, kteří nám zasílají pouze PDF. Nejvíce se zaměříme se na ty, kteří pro nás představují největší objem obchodů, a také na ty, u kterých vidíme největší potenciál pro zefektivnění procesů pomocí EDI," uvádí Kateřina Janoušová, specialista digitalizace ve společnosti DEK a.s.

EDI má přínos i pro dodavatele

Velké řetězce motivují své dodavatele k zavedení EDI tím, že vysvětlují jeho výhody. Přestože má EDI největší přínos pro odběratele, i dodavatelům zjednoduší a zpřehlední některé důležité procesy.

Mezi výhody EDI pro dodavatele patří zejména:

• vyšší dostupnost finančních prostředků díky rychlému odbavení faktur,
• úspora práce zaměstnanců a snížení chybovosti,
• méně opravných daňových dokladů,
• okamžitý přehled o stavu jednotlivých dokladů.

„Hlavní výhody EDI, které dodavatelům sdělujeme, zahrnují zefektivnění procesů a úsporu času a nákladů. Další výhody, které jsou v dnešní době důležité, zahrnují zabezpečený přenos dat a archivaci informací. Zdůrazňujeme také význam sjednocení dat napříč našimi systémy, které vede k přesné identifikace zboží," říká Václav Šebek, ředitel informačních technologií ve firmě IZOMAT stavebniny s.r.o.

Další výhody EDI pro dodavatele popisujeme v článku Proč používat EDI.

Co čeká dodavatele, pokud na EDI komunikaci přistoupí

IZOMAT stavebniny, PRO-DOMA a Stavebniny DEK využívají EDI od poskytovatele GRiT. Pokud dodavatelé těchto řetězců EDI doposud nevyužívali, mohou také implementovat řešení od GRiTu, nebo si najít jiného dodavatele. Pokud už dodavatele mají, stačí když s ním ověří, že se s řešením GRiTu zvládne propojit.

Menší dodavatelé, kteří si s odběrateli vyměňují pouze jednotky dokladů měsíčně, mohou využít levnou a jednoduchou variantu webEDI. Ta je na rozdíl od klasického EDI dostupná z internetového prohlížeče, umožňuje rychlou implementaci a není nutné ji integrovat do ERP systému.

Plná integrace EDI dává smysl při výměně vyšších desítek a stovek dokladů, případně pokud má již dodavatel ERP systém, který je připravený na zavedení EDI komunikace.

S výběrem vhodné varianty EDI poradí poskytovatel. Rozdíly mezi oběma řešeními popisujeme podrobně v článku Jaké zvolit řešení pro elektronickou výměnu dat.

Řetězce budou vyžadovat minimálně 3 typy EDI zpráv

Odběratelé po dodavatelích většinou vyžadují výměnu tří typů zpráv:

• objednávky (ORDERS),
• dodací listy (DESADV),
• faktury a opravné daňové doklady (INVOIC).

Jednotliví odběratelé mohou nyní či do budoucna žádat i některé další zprávy podle svých potřeb, například:

• odpovědi na objednávky (ORDRSP)
• nebo EDI zprávy potvrzující stav, přijetí nebo zpracování zprávy na straně příjemce (AUTACK, APERAK, COMDIS).

„Po dodavatelích vyžadujeme základní balíček zpráv ORDERS, DESADV a INVOIC, který pokryje běžné obchodní procesy, tedy příjem objednávek a zasílání elektronických dodacích listů s fakturami. V rámci zpřesnění procesů bychom byli rádi, aby dodavatel využíval i zprávu ORDRSP, která nás informuje o přijetí objednávky a vykrytí objednaného zboží," vysvětluje Pavel Kostrhoun, finanční ředitel firmy PRO-DOMA, SE.

Řetězce dodavatelům poskytnou také formální požadavky na zprávy. EDI poskytovatel pak během implementace zařídí, aby nastavení zpráv těmto požadavkům odpovídalo.

Stovky dodavatelů začnou zvažovat EDI

Zapojovací kampaně ve stavebninách se dotknou až 2000 firem z řad dodavatelů. Většinu z nich tak čeká rozhodování, zda EDI zavést, nebo odmítnout, ale ohrozit tak dobré vztahy s odběratelem.

„Pokud se dodavatel dostane do situace, kdy ho odběratel požádá o zavedení EDI, nejlepší možností je kontaktovat zkušeného a důvěryhodného EDI providera. Ten situaci zhodnotí a poradí dodavateli, zda se mu EDI vyplatí a případně které řešení je pro něj nejvýhodnější z hlediska přínosu a nákladů," říká Lubomír Veselý, CEO ze společnosti GRiT.