Na co se připravit ohledně EDI, když chcete dodávat zboží do supermarketu Penny

Velké supermarkety dnes běžně komunikují se svými dodavateli prostřednictvím elektronické výměny dat – EDI. Výjimkou není ani Penny Market, který vyžaduje, aby jeho dodavatelé přes EDI zpracovávali objednávky, dodací listy a faktury. Čtěte, jak obchodní komunikace s Penny Marketem vypadá v praxi a na co se připravit.

Co musí dodavatelé udělat, aby mohli spolupracovat s Penny

Penny Market po přechodu na ERP systém mateřské společnosti REWE Group zavedl mezinárodní komunikační protokol EDI D96A. Dodavatelé proto potřebují, aby jejich podnikový IT systém uměl generovat a zpracovávat základní EDI zprávy spojené s⁠ objednávkami, dodacími listy a fakturami.

Jsou dva způsoby, jak toho docílit:

• implementací EDI řešení do ERP systému,
• zavedením tzv. webEDI, kdy výměna EDI zpráv probíhá pomocí jednoduchého on-line rozhraní v internetovém prohlížeči.

První možnost využijí firmy, které chtějí přes EDI plnohodnotně komunikovat s větším množstvím obchodních partnerů – odběratelů a případně i dodavatelů – a plánují naplno využít jeho potenciál. WebEDI je vhodné spíše pro menší dodavatele, kteří hledají rychlé a dostupné řešení pro komunikaci například jen s jedním odběratelem, případně využijí jen nízký počet odeslaných zpráv. Do budoucna mohou z webového EDI na plnohodnotné řešení integrované do ERP kdykoliv přejít.

Zprávy, které si Penny Market s dodavateli přes EDI vyměňuje

Penny Market po svých dodavatelích požaduje práci s těmito zprávami:

• ORDERS (objednávka),
• ORDRSP (potvrzení objednávky),
• DESADV (dodací list)
• a INVOIC (faktura).

Pro dodavatele na svém webu Penny Market vytvořil dedikovanou stránku, kde se nastavení EDI a jednotlivých zpráv podrobně věnuje.

Výměna objednávek s Penny Marketem

Pro zahájení přijímání EDI objednávek dodavatel nejdříve vyplní dotazník. V něm uvede základní údaje o své společnosti a určí osobu, která je u něj za EDI odpovědná. Dále doplní informaci, na které sklady a prodejny Penny bude své zboží zavážet.

Následně dodavatel nastaví svůj podnikový systém na příjem objednávek dle těchto vzorů. Penny Market je na zasílání EDI objednávek připravený nejdříve za 10 dní od vyplnění dotazníku.

Jakmile je EDI komunikace na obou stranách nachystána, začíná testovací fáze, kdy Penny Market posílá objednávky přes EDI a paralelně také v textovém dokumentu. Teprve poté, co se vše odladí, obě strany podepíší akceptační protokol a EDI komunikace mezi odběratelem a dodavatelem přechází do produktivní fáze – objednávky jsou od této chvíle zasílány pouze pomocí EDI.

Objednávky od Penny Market odchází v kartonovém nebo kusovém množství. Kusové se používá pouze u zboží, které se nebalí do kartonu (například nebalené pečivo).

Penny Market zavedl i podmínku implementace zpráv ORDRSP (potvrzení objednávky) od dodavatele. Standardně je zavádí se všemi novými dodavateli a postupně i s těmi stávajícími.

Výměna dodacích listů s Penny Marketem

Elektronické dodací listy Penny Market zavedl koncem roku 2021 a využívá je pro dodávky do skladů i přímé dodávky na prodejny. Cílem je zrychlení a zpřesnění příjmu zboží a získávání informací o šaržích a expiracích.

Pro závozy do skladů může dodavatel použít klasický dodací list i paletový dodací list s SSCC kódy. Pro přímé dodávky na prodejny musí vždy využít klasický dodací list.

Vzory elektronických dodacích listů vyžadovaných Penny Marketem jsou opět dostupné online.

Stejně jako u objednávek, také zasílání dodacích listů podléhá testovací a produktivní fázi podle standardů mateřské REWE Group.

Penny očekává jeden dodací list na jednu objednávku, i když se objednávka vykryje více dodávkami. Podobně pak počítá s jednou fakturou. Na všech souvisejících dokladech musí být uvedeno číslo objednávky.

Speciálním případem je tzv. CPR objednávka (continuous replenishment – průběžné doplňování), kdy nedochází k zaslání objednávky před každou dodávkou, ale přesto Penny Market vždy požaduje elektronický dodací list, který bude obsahovat číslo původní objednávky.

Na webu Penny Marketu jsou dále dostupné GLN kódy pro dodávání do skladů i prodejen, které si obě strany určily ve vstupním dotazníku.

Výměna faktur s Penny Marketem

Také u faktur probíhá nejprve testovací fáze, kdy dodavatel do Penny Marketu posílá testovací faktury v EDI a zároveň také e-mailem nebo poštou. Až po odladění následuje oboustranný souhlas, podpis akceptačního protokolu a přechod do produktivní fáze. Od té chvíle již dodavatel posílá faktury pouze přes EDI.

EDI faktury dodavatel zasílá nejpozději 3-5 dní od data uskutečnění zdanitelného plnění. Zároveň dodavatel nesmí zaslat více EDI faktur se stejným číslem (například při opravě původní faktury). Veškeré opravy množství a cen provádí pouze opravnými daňovými doklady (dobropisy či vrubopisy). Dobropisy i vrubopisy může posílat e-mailem nebo poštou, dobropis také pomocí EDI. Vrubopis prostřednictvím EDI poslat nelze.

Dodavatel v EDI fakturách dále musí dodržovat pravidla pro použití EAN kódů. Penny Market přitom rozlišuje dva typy zboží – kusové a váhové.

Pro kusové zboží může dodavatel použít:

• Objednací/kartonový EAN kód, který by se měl shodovat s EAN kódem uvedeným na objednávce. V tomto případě dodavatel fakturuje kartonové množství s cenou za jeden karton.
• Kusový/prodejní EAN kód, taktéž shodný s EAN kódem uvedeným na objednávce. V tomto případě dodavatel fakturuje kusové množství s cenou za jeden kus.

Pro váhové zboží může dodavatel použít:

• Objednací/kartonový EAN kód, který by se měl opět shodovat s EAN kódem uvedeným na objednávce. V tomto případě se fakturuje v kilogramech cenou za jeden kg. Tento způsob se používá pouze v případě, kdy je v jednom kartonu jen jeden kus zboží.
• V případě, že jsou v kartonu dva a více kusů zboží, dodavatel použije objednací EAN kód, případně speciálně generovaný „V“ EAN kód (generuje sám Penny Market po domluvě) a fakturuje se v kartonovém množství s cenou za karton.
• „V“ EAN kód generovaný Penny Marketem lze využít i ve výjimečných případech, kdy dodavatel nemůže k identifikaci zboží použít standardní EAN kód.

Dále je nutné, aby dodavatel fakturoval každý příjem zvlášť 1:1 – a nikoliv za více příjmů zboží. Faktura také musí odejít ihned po vystavení, nikoliv v balících po více fakturách za určitá období.

Penny Market zároveň zveřejnil souhrn pravidel a nejčastějších chyb, které se objevují na EDI fakturách jeho dodavatelů. Slouží jako návod, jak předejít odmítnutí faktury.

Kam dál?

Nyní ve zkratce víte, jak obchodní komunikace s Penny Marketem probíhá. Chcete-li do Penny dodávat své zboží a ještě nemáte EDI, budete potřebovat EDI providera. Ten vám poradí jak postupovat, zodpoví vaše otázky a pomůže najít vhodné řešení. V případě potřeby nám kdykoliv napište a my s výběrem providera či EDI řešení poradíme.

A pokud chcete dodávat zboží i do dalších supermarketů, přečtěte si, co v rámci EDI komunikace vyžaduje Albert.