Na co se připravit ohledně EDI, když chcete dodávat zboží do supermarketu Albert

Velké supermarkety dnes běžně komunikují s dodavateli prostřednictvím EDI. Výjimkou není ani Albert, který po dodavatelích vyžaduje, aby přes EDI zpracovávali objednávky, dodací listy a faktury. Čtěte, jak obchodní komunikace s Albertem vypadá v praxi.

Co musí noví dodavatelé udělat na začátku spolupráce

Pro nové dodavatele je nejdůležitější, aby jejich IT systém uměl generovat a zpracovávat EDI zprávy –⁠ minimálně objednávky a faktury a ideálně i dodací listy. U dalších typů zpráv záleží na individuální domluvě s Albertem podle potřeb obchodního vztahu.

Nový dodavatel proto musí oslovit poskytovatele EDI služeb, který buď:

• implementuje do ERP systému EDI software,
• nebo firmě umožní odesílání EDI zpráv pomocí jednoduchého nástroje v internetovém prohlížeči.

První možnost využívají firmy, které chtějí přes EDI komunikovat s větším množstvím obchodních partnerů. Druhou využívají zejména malé firmy, kterým se komplexní EDI nástroj nevyplatí kvůli minimálnímu množství dokladů, které si s protistranou (například Albertem) vymění.

Cílem Alberta je postupně zapojit do EDI komunikace všechny své dodavatele. Je to logické, protože čím více obchodních partnerů je do EDI zapojených, tím více firmy na obou stranách ušetří. Pro nové dodavatele vytvořili informační stránku na webu, kde náležitosti EDI komunikace vysvětlují.

Albert také požaduje výměnu všech elektronických dokladů s certifikovaným elektronickým podpisem. O implementaci elektronických podpisů do EDI zpráv se také postará poskytovatel EDI.

Zprávy, které si Albert s dodavateli přes EDI vyměňuje

Základní zprávy, které Albert po dodavatelích vyžaduje, jsou:

• ORDERS (objednávka),
• DESADV (avízo dodávky nebo také dodací list)
• a INVOIC (faktura).

Dle individuální domluvy si s dodavateli vyměňuje ještě:

• PRICAT (cenový katalog),
• APERAK (chybové hlášení při příjmu INVOIC a PRICAT),
• AUTACK (ověření elektronického podpisu),
• RECADV (příjemka),
• a RETANN (vratka).

Výměna objednávek s Albertem

Po propojení a nastavení EDI komunikace mezi Albertem a dodavatelem, začne dodavatel přijímat od Alberta objednávky v EDI formátu.

Albert využívá 3 druhy objednávek:

• z distribučních center (označení je sedmimístné a první číslice označuje rok),
• z jednotlivých supermarketů (označení je osmimístné a vždy začíná číslicí 8),
• promoční do všech prodejen Albertu (označení je osmimístné a vždy začíná číslicí 1).

Po přijetí EDI zprávy se objednávky automaticky propíšou do ERP systému dodavatele, kde čekají na vyřízení.

Výměna dodacích listů s Albertem

Dodací listy musí obsahovat číslo objednávky, ke které se vztahují. Platí přitom, že jednu objednávku pokrývá jeden dodací list. Když se dodané zboží nepodaří vykrýt jednou dodávkou, vystaví dodavatel tolik dodacích listů, kolik dodávek (aut) zboží doručuje, a uvede číslo objednávky na každý z nich.

Albert vyžaduje na dodacích listech parametry položek v souladu s objednávkou. Takže dodavatel každou položku zboží uvádí:

• pouze jednou,
• ve stejném pořadí jako v objednávce,
• v totožných jednotkách jako v objednávce (například kus, kilogram nebo paleta),
• s interním číslem zboží, které Albert používá (tzv. GOLD číslo).

Při dodávkách na distribuční centra dodavatel opatří dodací listy také SSCC kódy (čárovými kódy, které se v logistice využívají například pro identifikaci palet).

Dodavatel si hlídá také správnost obecných informací, jako je:

• IČO dodavatele a jeho registrační číslo,
• označení dodacího místa zboží (název, číslo a adresa prodejny),
• číslo dodacího listu (maximálně 10 numerických znaků bez lomítek, pomlček, písmen a předsazených levostranných nul).

Všechny tyto náležitosti dodacích listů pomůže dodavateli na začátku spolupráce nastavit poskytovatel EDI.

Výměna faktur s Albertem

EDI faktury pro Albert musí splňovat následující podmínky:

1. Stejně jako u dodacích listů vystavuje dodavatel jednu fakturu na jednu objednávku, a to i v případě, kdy je jedna objednávka vykryta více dodacími listy.
2. Faktura musí obsahovat číslo původní objednávky a adresu a číslo provozní jednotky, do které zboží dorazilo (stejně jako u dodacího listu).
3. Položky zboží na faktuře musí splňovat stejné (již zmíněné) náležitosti jako položky v dodacích listech.

Jak už jsme zmiňovali, Albert vyžaduje u důležitých dokladů certifikovaný elektronický podpis. Proto vám po odeslání faktury dorazí od Alberta EDI zpráva AUTACK (výsledek ověření elektronického podpisu) a APERAK (výsledek zpracování faktury s přijetím nebo odmítnutím a seznamem nalezených chyb).

Pokud nastanou technické problémy, přijímá Albert v naléhavých případech originál faktury poštou nebo naskenovaný e-mailem. Je však nutné je o tom v předstihu informovat.

Kam dál?

Nyní ve zkratce víte, jak obchodní komunikace s Albertem probíhá. Detailní technické informace si prohlédněte v EDI sekci na webu Albertu.

Chcete-li dodávat zboží do Alberta nebo jiného velkého obchodního řetězce, můžete EDI providera oslovit už předem. Poradí vám, jak postupovat, zodpoví všechny vaše otázky a pomůže vám najít vhodné řešení.