Na co se připravit ohledně EDI, když chcete dodávat zboží do hypermarketu Globus

22. 08. 2023

Velké obchodní řetězce dnes běžně komunikují se svými dodavateli prostřednictvím elektronické výměny dat – EDI. Platí to i pro Globus, který vyžaduje, aby jeho dodavatelé přes EDI zpracovávali objednávky, dodací listy a faktury. Čtěte, jak obchodní komunikace s Globusem vypadá v praxi a na co se připravit.

Co musí dodavatelé udělat na začátku spolupráce

Hlavní podmínkou pro dodavatele Globusu je vlastní systém nebo nástroj, který umí generovat a zpracovávat EDI zprávy –⁠ minimálně objednávky, dodací listy a faktury. Všechny zprávy musí být zpracované dle standardu UN/EDIFACT s podmnožinou EANCOM ve verzi D01B, kterou podporuje většina EDI providerů.

Dodavatelé mohou EDI komunikaci vyřešit 2 způsoby:

implementují do svého ERP systému EDI software,
nebo zavedou tzv. webEDI, díky kterému výměna EDI zpráv probíhá pomocí jednoduchého on-line rozhraní v internetovém prohlížeči.

První možnost volí firmy, které chtějí přes EDI komunikovat s větším počtem obchodních partnerů (odběratelů a případně i dodavatelů). Oproti tomu webEDI využívají malé firmy, kterým se komplexní EDI nástroj nevyplatí kvůli malému počtu dokladů, které si s protistranou (například Globusem) vymění. Pokud se ale časem počet odběratelů s EDI rozroste, mohou plynule přejít na první možnost.

Na začátku spolupráce vyžaduje Globus od dodavatelů tyto informace ohledně EDI:

kontaktní osobu pro EDI záležitosti,
jméno zvoleného EDI providera,
GLN číslo dodavatele (číslo přiděluje GS1 –⁠ správce standardů),
zda bude dodavatel udávat spotřebitelské, nebo obchodní měrné jednotky a množství,
zda dodavatel požaduje, aby Globus udával názvy zboží v objednávkách.

Zprávy, které si Globus s dodavateli přes EDI vyměňuje

Základní zprávy, které Globus po dodavatelích vyžaduje, jsou:

ORDERS (objednávka),
DESADV (avízo dodávky nebo také dodací list)
a INVOIC (faktura).

Kromě toho podporuje tyto zprávy:

CONTRL (potvrzení přijetí zprávy),
ORDRSP (potvrzení objednávky),
DESADV pro VMI (dodací list pro zásobování řízené dodavatelem),
RECADV (potvrzení příjmu zboží),
INVRPT (přehled zásob),
SLSRPT (přehled prodejů),
APERAK (potvrzení o převzetí zprávy aplikací)

Všechny zprávy dodavatelé označují GLN kódem podle odběrného místa, kam zboží dodávají. Každé odběrné místo má přiřazený hlavní GLN kód a druhý GLN kód pro úsek GASTRO. Pokud dodavatel do úseku GASTRO nedodává, použije jen hlavní GLN kód. Seznam GLN kódů poskytne Globus dodavatelům na začátku spolupráce.

Výměna objednávek s Globusem

Ostrému posílání objednávek s Globusem předchází testovací režim. Globus zašle dodavateli malou objednávku pro otestování průchodnosti a nastavení na obou stranách. Objednávku dodavatel potvrdí v EDI rozhraní pomocí zprávy CONTRL (ale zboží neodešle).

Od chvíle začátku ostrého provozu odesílá Globus objednávky výhradně přes EDI, jiný kanál toleruje pouze v případě závažných výpadků EDI komunikace.

I během ostré komunikace vyžaduje Globus potvrzování objednávek pomocí zprávy CONTRL.

Výměna dodacích listů s Globusem

Stejně jako u objednávek nejprve Globus s dodavatelem výměnu dodacích listů otestuje. Dodavatel vystaví testovací dodací list na fiktivní objednávku. Globus následně zkontroluje správnost údajů a případně upozorní na chyby. Následně obě strany přechází do ostrého provozu.

Dodavatel odesílá dodací list před fyzickým odesláním zboží. Globus doporučuje vydat dodací list i papírově a přiložit ho ke zboží kvůli:

silniční kontrole dodávek,
evidenci vratných obalů,
zjednodušení evidence kartonů a palet při příjmu,
akceptaci příjmu v případě výpadku EDI komunikace.

Speciální pravidla platí pro tzv. komisní dodavatele. Ti si sami řídí zásobování na základě pravidelné zprávy SLSRPT (přehled prodejů), kterou jim zasílá Globus. Dodavatel vystaví dodací list bez čísla objednávky (zpráva DESADV pro VMI). Informační systém Globusu poté na jejím základě zpětně vytvoří objednávku, která se v jejich systému interně spáruje s DESADV a následně přijme a zaúčtuje. Globus nakonec zašle dodavateli RECADV (potvrzení příjmu zboží).

Výměna faktur s Globusem

Výměna faktur s Globusem rovněž začíná testovací fází, v tomto případě dvoustupňovou. Po první zkušební faktuře přichází testovací provoz, který trvá jeden až dva měsíce. Během něj zasílá dodavatel faktury nejprve přes EDI a poté papírově – kvůli kontrole v případě problémů s EDI komunikací.

Do ostrého provozu bez papírových faktur přechází obě strany po vzájemném odsouhlasení.

Faktury dodavatel odesílá na oddělení fakturace se samostatným GLN kódem. Součástí vystavování je i opatření faktury certifikovaným elektronickým podpisem. O implementaci elektronických podpisů do EDI zpráv se postará poskytovatel EDI.

Globus potvrzuje přijetí faktur pomocí zprávy APERAK, takže se dodavatel o přijetí faktury dozví v rozhraní EDI.

Kam dál?

Nyní máte stručný přehled, jak probíhá obchodní komunikace s Globusem. Detailní technické informace si prohlédněte v EDI sekci na webu Globusu.

Plánujete-li dodávat zboží do Globusu nebo jiného velkého obchodního řetězce, budete potřebovat EDI providera. Ten vám poradí, jak postupovat, zodpoví všechny vaše otázky a pomůže vám najít a nasadit vhodné řešení. V případě potřeby nám napište a my vám s výběrem providera či EDI řešení poradíme.

Zvažujete-li dodávání i do jiných řetězců, přečtěte si, co v rámci EDI komunikace vyžaduje Albert a Penny Market.