ISDOC se po 8 letech dočkal aktualizace. Nově lze faktury rovnou zobrazit v PDF

Český formát pro elektronickou fakturaci ISDOC doznal několika změn. Kromě technických vylepšení si firmy nyní mohou přijaté nebo vydané faktury rovnou zobrazit i v PDF, aniž by k tomu potřebovali čtečku ISDOCReader. Tato příjemná změna však přináší i úskalí.

Kdy se ISDOC využívá

Formát ISDOC je určený pro bezpapírové řešení elektronické fakturace (přijaté a vydané faktury a dobropisy). Typicky se používá ve službách, kde se fakturuje na základě rámcových smluv – když není třeba fakturu vázat na jiné doklady. Oproti jiným standardům (např. EDI) není ISDOC plně harmonizovaný s celým obchodním procesem, a proto se využívá spíše pro faktury režijní než zbožové. 

Novinky ve verzi 6.0.2 a co znamenají v praxi

Nejvýraznější změnou, kterou přineslo Ministerstvo vnitra v březnu 2022, je doplnění ISDOC datové vrstvy do PDF formátu dokladu. Fakturu si díky tomu můžete ihned zobrazit v PDF náhledu. U předchozí verze se k náhledu (a případnému tisku) datové faktury využívala volně dostupná čtečka ISDOCReader. Byla sice zdarma, ale pořád představovala krok navíc.

Tato změna bohužel může vést i ke komplikacím. Kvůli PDF náhledu se teď doklady duplikují – vždy vzniká jeden datový soubor a jeden PDF soubor. To je zásadní rozdíl proti samotnému ISDOCu nebo třeba proti EDI. Nelze vyloučit, že údaje v souborech se budou lišit (například v metadatech) a pro příjemce nebude možné jednoznačně rozpoznat, který soubor je původní, a tedy se správnými daty. V informačních systémech se mnohdy některé údaje dopočítávají a například vlivem zaokrouhlení může být údaj na PDF faktuře vypočítán jinak než v datové struktuře ISDOC.

„Aby nedocházelo k nejasnostem, doporučujeme, aby se vždy obě strany předem domluvily, co bude při jejich komunikaci originál – jestli PDF nebo ISDOC,“ říká solution architect z české firmy GRiT David Reichel. „A pokud budete jako příjemce zpracovávat strukturovaná data z ISDOCu, měl by být v dohodě o užívání elektronických faktur uveden právě ISDOC,“ dodává.

Kromě toho Ministerstvo vnitra představilo další tři technické změny, které vedly ke zlepšení ISDOC, nicméně uživatel je v reálném provozu spíše nepozná. Konkrétně jde o:

1. vylepšení popisu některých elementů,

2. schéma kontrolující unikátnost identifikátoru řádky dokladu

3. a upřesnění detailů výpočtu časového razítka. 

ISDOC se vyplatí pro menší podnikatele

Formát ISDOC je zdarma. Tuzemské fakturační aplikace nebo informační systémy v něm běžně generují a přijímají faktury. Je proto ideální zejména pro menší podnikatele, kterým usnadňuje zavádění bezpapírové komunikace.

Je zajímavým doplňkem pro řešení, která zpracovávají a schvalují faktury. Eliminuje nutnost používání systémů pro vytěžování faktur (optické rozpoznávání znaků apod.), které mají stále určitou chybovost a současně zvyšují náklady na „umělou digitalizaci“. 

„Vždy je lepší pracovat s digitální fakturou, která byla už vystavena v digitálním formátu, než ji za zbytečné náklady a s rizikem chybovosti digitalizovat až na své straně. ISDOC pomáhá k tomu, aby byla digitalizace pro tuzemské uživatele dostupnější a spolehlivější,“ doplňuje Reichel.

ISDOC vs. ostatní standardy

Středně velcí dodavatelé už ale sahají spíše po standardním EDI. V oblasti retailu a logistiky je nejrozšířenější verze EANCOM, který je vyvíjen a spravován mezinárodní standardizační organizací GS1. EANCOM je využíván i v Česku díky národním subsetům připravovaným pod dohledem GS1 Czech Republic.

Ředitelka GS1 Czech Republic, Pavla Cihlářová, k tomu dodává: „GS1 EANCOM je stále nejpreferovanějším standardem mezi obchodními řetězci a jejich dodavateli zejména proto, že umožňuje automatizované zpracování velkého množství obchodních dokladů různého typu. To také odlišuje tento komunikační standard od ISDOCu, který je vhodný pouze pro zasílání faktur, a to ještě spíše v jednotkách kusů. Proto se domnívám, že tyto nástroje nelze srovnávat. Jsou totiž určeny pro rozdílné komunity uživatelů.”

Milan Mikula, solution manager EDITEL CZ, upozorňuje na problematickou implementaci českého formátu pro nadnárodní společnosti: „U nadnárodních společnosti, které mají často své ERP systémy centralizovány v zahraničí, bývá výrazně snazší a akceptovatelnější implementovat či rozšířit svá standardní EDI řešení o české národní subsety zpráv. Implementace lokálních formátů typu ISDOC bývá pro tyto společnosti problematická, byť ISDOC může být užitečný např. pro zpracování režijních faktur, kde poskytuje zajímavé benefity.”

„Větším podnikatelům dokáže zajistit řádově větší benefity vyspělejší standard EDI. Díky provázanosti na celý obchodní proces v něm pošlete standardizované objednávky, dodací listy nebo příjemky. U ISDOCu musí také zatím stále probíhat kontrola a nejde tedy o plnou automatizaci,“ uzavírá Reichel.

Co je to ISDOC

ISDOC (Information System Document) je strukturovaný elektronický formát dokladů. Technicky jde o formát XML podepsaný elektronickým podpisem s pevně definovanou strukturou dat. Typicky má příponu „.isdoc“, pokud obsahuje další přílohy, tak „.isdocx“.

Formát ISDOC vznikl v roce 2008 jako aktivita ICT Unie, která je profesním sdružením českých dodavatelů ICT. Dnes se o jeho další rozvoj stará Ministerstvo vnitra České republiky. Na jaře 2022 vyšla po osmi letech nová verze tohoto formátu – ISDOC 6.0.2.