Německé úřady řekly ne papíru: zavedly povinnou elektronickou fakturaci

Od 27. listopadu 2020 zmizely papírové faktury z německého sektoru B2G (obchodník → státní správa). Firmy, které s německými státními orgány obchodují, nyní musí posílat faktury ve standardizované elektronické podobě XRechnung. Využít mohou on-line portály, které zřídila německá státní správa, případně přejdou na EDI a napojí ho na síť Peppol. Čtěte více o tom, jak nařízení funguje, co k němu vedlo a jak je to s elektronickými fakturami pro úřady v Česku.

Směrnice pro elektronickou komunikaci

V roce 2014 přijal Evropský parlament směrnici 2014/55/EU, která usiluje o to, aby státní orgány v členských zemích EU umožnily přijímání faktur a dalších obchodních dokladů ve standardizovaném elektronickém formátu. Evropská unie tak chce podpořit obchod mezi státy, zvýšit transparentnost obchodních transakcí, zrychlit administrativu a snížit ekologickou stopu.

Německo rozdělilo svůj přechod na kompletně elektronickou B2G komunikaci do tří fází:

• od 18. 4. 2019 zavedlo možnost přijímat elektronické doklady ve všech celostátních institucích,
• od 18. 5. 2020 přijímají elektronické doklady také krajské a komunální orgány
• a od 27. 11. 2020 je elektronická výměna dokladů se státními orgány povinná pro všechny firmy. 

Výměna dokladů s německými státními orgány je tak kompletně bez papírů. Pro tyto účely spustili Němci na státní i regionální úrovni elektronické portály, přes které mohou firmy faktury pro státní orgány vyplnit a odeslat.

Elektronický portál nejspíš využijí podnikatelé, kteří se státními institucemi obchodují pouze nárazově. Pro firmy, které se státem obchodují pravidelně, by bylo přepisování dokladů z ERP systému do portálu neefektivní – tím vstupuje do hry platforma Peppol a EDI.

Společný standard pro celou Evropu

Pro elektronickou komunikaci se státními orgány vyvinuly státy EU společný standard EN 16931. Společnou platformou pro tento standard se stal Peppol (Pan-European Procurement OnLine).

Firmy, které si chtějí elektronickou komunikací se státními orgány usnadnit, tak musí napojit své EDI na Peppol. Nejsnadněji to udělají skrz své EDI providery. Pokud chce například finský dodavatel vystavit fakturu německému úřadu vlády, vystaví ji přes své EDI, jak byl doposud zvyklý. Jeho EDI provider pak zprávu předá na Peppol a ten ji doručí úřadu. 

Každý členský stát má pro výměnu dokladů se státními orgány svůj vlastní formát, který upravil podle své legislativy (Německo například využívá XRechnung ve formátu XML). Jádro ve standardu EN 16931 ale zůstává pro všechny členské státy totožné. Právě tímto krokem chce Evropská unie usnadnit elektronickou výměnu dokladů, a motivovat tak členské státy ke vzájemné spolupráci.

Elektronická výměna dokladů a B2G v Česku

V České republice mají státní instituce povinnost přijímat elektronické faktury ve standardu EN 16931 od dubna 2020. Kromě toho přijímají elektronické faktury také ve formátu ISDOC/ISDOCX prostřednictvím datové schránky. Přesto v českém B2G využívá elektronickou fakturaci jen nízké procento firem.

Ministerstvo financí například v roce 2019 podle svých dat obdrželo 63 854 faktur a pouze 2 360 z nich bylo elektronických (tedy necelé 4 %). Oproti Německu, kde bude nyní v B2G 100 % elektronických faktur, tak má Česko stále co dohánět. Přechod na kompletní elektronickou fakturaci je v nedohlednu.

Nyní se však alespoň více rozšíří povědomí o elektronické fakturaci mezi ty české firmy, které obchodují s německými státními institucemi.

Zdroj: GRiT