Systémy Logistiky (SK) – EDI: efektivní nástroj pro komunikaci mezi organizacemi

Slovenské vydání časopisu Systémy Logistiky připravilo zajímavý článek o elektronické výměně dat, který je zaměřen na využití EDI v oblasti logistiky a je určen jak pro úplné nováčky v oblasti strukturované elektronické komunikace, tak pro pokročilé.  Jeho český přepis vám nyní také přinášíme.

Co znamená EDI?

EDI komunikace má svůj počátek už v druhé polovině devadesátých let a byla poprvé použita v dopravním průmyslu ve Spojených státech amerických.  Dopravní a železniční společnosti, aerolinky a obchodníci s koncovým zbožím si již tehdy uvědomili, že aby zůstali konkurenceschopní v prostředí globálního businessu, je nutné být schopen rychle zpracovávat informace a eliminovat drahé prostředky komunikace a velké objemy papíru.

Ve své nejjednodušší podobě znamená EDI (Electronic Data Interchange) přenos dokumentů mezi dvěma nezávislými subjekty elektronickou formou. Jde o způsob komunikace, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů, což umožňuje jejich automatické zpracování, tedy „načtení“ přímo do podnikových systémů.

V oblasti logistiky si můžeme uplatnění EDI jednoduše ukázat např. na procesu expedice, kdy dodavatel dává elektronicky pokyn svému poskytovateli logistických služeb, co má dodat, komu, kdy a s jakými šaržemi. Místo obvyklého emailu s dokumentem typu Word nebo Excel zašle dodavatel logistickému operátorovi EDI zprávu, pomocí které je možno si načíst všechny tyto informace přímo do podnikového (ERP), případně skladového systému (WMS). Během několika málo sekund je příkaz k expedici přenesen přímo z informačního systému dodavatele do systému logistického operátora, který to následně potvrzuje další EDI zprávou, případně zasílá korekci k výkonu tohoto příkazu. Odpadá tedy zbytečná administrativa a v mnoha případech i časově zatěžující emailová nebo telefonická komunikace.

Společný jazyk EDI komunikace na celém světě

Vzhledem k jasným výhodám elektronické výměny dokumentů došlo brzy k jejímu rozmachu a bylo nutné udržovat „společný jazyk“ komunikace, což znamenalo vytvořit jednotný standard pro EDI zprávy. Přes snahy některých organizací (General Motors) nebo sdružení (SITPRO) prosadit svůj vlastní formát dokumentů, se udržování jednotného mezinárodního standardu pro elektronickou výměnu dat ujala Organizace spojených národů (OSN), která vyvinula standard EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport). 

Díky dodržování tohoto standardu, což OSN zajišťuje v oblasti obchodu pomocí organizace GS1, která působí i na Slovensku, si mohou společnosti načíst do svých informačních nebo skladových systémů různé druhy EDI zpráv, ať už jsou zaslány z jakéhokoliv systému. Standard umožňuje automatické zpracování zpráv různými systémy a zároveň usnadňuje převod zpráv do různých typů formátů (XML, TXT, CSV, PDK, EDI Inhouse apod.)

Všichni mluví EDI

EDI komunikace je úzce spjata s řešením konkrétních obchodních procesů (např. objednávka, faktura) a logistických procesů (např. dodávka zboží, přehled zásob).  Ty se mohou v rámci jednotlivých odvětví výrazně odlišovat. Vzhledem k rozšíření EDI do řady různých odvětví (maloobchodní prodej, finance, zdravotnictví, automobilový průmysl, stavebnictví), vznikly pod mezinárodní oborovou normou dílčí aplikační normy, které udržují standard EDIFACT v jednotlivých odvětvích. Pro oblast maloobchodního prodeje je takovou normou EANCOM a např. pro oblast automobilového průmyslu je to ODETTE.

Co je potřeba ke zprovoznění EDI?

Z technologického hlediska je pro zprovoznění EDI komunikace nutno zajistit distribuci a správný překlad (konverzi) různých EDI zpráv z různých informačních systémů obchodních partnerů. Tyto často pracují na různých platformách a s různými formáty. Přitom je nutno zabezpečit nejen odesílání a příjem zpráv, ale také sledovat jejich doručení a zajistit komunikaci se sítěmi přidané hodnoty (VAN) nebo např. adresovat zprávy až na jednotlivé divize nebo distribuční sklady společností. V řadě případů je nutno vést také správu elektronických dokumentů, pokud není dostatečně zajištěna v informačním systému (archivace, zálohování, řízení přístupu apod.).

Se zajištěním těchto procesů byly v minulosti spojené vysoké investice do specializovaných softwarů, které rovněž vyžadovaly odpovídající hardwarovou základnu, investice do jejich aktualizace a upgradu v souvislosti s kontinuálním vývojem standardů a požadavků komunikačních protistran, jako jsou obchodní řetězce.

Pozitivní obrat v dostupnosti EDI přišel v poslední dekádě spolu s rozvojem v oblasti internetových technologií a v poskytování IT služeb. To umožnilo poskytovat EDI komunikaci formou služby. Díky využití služeb specializovaných společností (na Slovensku EDI služby poskytuje např. společnost CCV Informační systémy) již dnes firmy nemusí investovat do výše uvedených technologií a EDI tak přestalo být drahou technologií určenou pouze pro velké podniky se silným IT zázemím.  Poskytovatel EDI služeb je schopen realizovat úspory z rozsahu a EDI je v současnosti dostupné i pro ty nejmenší podniky, které rovněž mohou využívat veškerých jeho výhod.

„Dnes už má EDI výrazně jiný charakter než dříve. Samotná komunikace hraje díky internetu okrajovou roli a zavedení nových komunikačních kanálů se příznivě odrazilo na cenách. Na druhé straně je třeba klást větší důraz na dohled nad transakcemi a celým zpracováním, které je nyní mnohem komplexnější. Rozšíření EDI se příznivě odrazilo na praktickém využívání nových zpráv a tedy podpoře nových procesů. Firmy tak mohou využívat i další výhody kromě primárního zvýšení rychlosti a poklesu chybovosti. S příchodem moderních B2B/EDI řešení poskytovaných formou služby jsou tyto výhody dostupné prakticky pro každého, nejen velké dodavatele a řetězce.“ uvedl pro časopis Systémy Logistiky (SK) David Reichel, ředitel divize CCV eBusiness.

Co vám EDI může přinést?

EDI je nástroj, který umožní podniku dosáhnout dramatického zvýšení rychlosti zpracování informací a současně umožní významným způsobem zlepšit přesnost přenosu kritických informací mezi ním a jeho partnery.

Celý proces výměny informací po zavedení EDI trvá sekundy nebo minuty místo dřívějších hodin nebo dní. Není nutno využívat poštovních služeb, pořizovat data. Dokumenty nemusí čekat ve frontě na zpracování nebo než se k nim někdo telefonicky vyjádří. Je naprosto jasný stav doručení dokumentu a v případě chyby je o ní odesílatel ihned informován.

Dokumenty mezi organizacemi proudí přímo z počítače odesílatele přes zabezpečenou síť až do počítače příjemce bez jakéhokoliv lidského vstupu. Není potřeba kopírovat nebo přepisovat, což snižuje výskyt chybovosti.

Z těchto výhod následně vznikají druhotné benefity, které generují další synergii, a v organizacích dochází k celkovému zvýšení efektivity. Tok dokumentů je rychlejší, což se projevuje i ve zrychlení toku peněz. Rychlá reakce umožňuje např. pohotově zareagovat na případné chyby ve fakturaci, což podstatně urychluje cashflow, které by mělo v takových kolizních případech výpadky.

Snížení chybovosti vede k úspoře nákladů za nadbytečnou administrativu, stejně tak odpadají náklady spojené s papírovými dokumenty (poštovné, tisk, papír, archivace atd.) Díky provázanosti EDI s obchodními procesy lze zároveň mnohem pružněji a rychleji reagovat na požadavky obchodních partnerů a zlepšit tak vzájemný vztah.

Významnou výhodou EDI je zároveň fakt, že se jedná o mezinárodně rozšířený standard, který komplexně řeší jednotlivé obchodní a logistické procesy. Organizace, která zavede EDI, může tímto způsobem komunikovat s celou řadou partnerů z různých sektorů nebo zemí. Není nutno řešit dílčí proprietární formáty komunikace jednotlivých partnerů, ale použije se jednotný způsob se všemi, kteří elektronickou komunikaci využívají.

Zdroj: Časopis Systémy Logistiky (SK), upraveno a přeloženo do ČJ