Seriál: Pravidla pro přiřazování GTIN – úvod

Globální číslo obchodní položky (GTIN) umožňuje jednoznačnou identifikaci produktu nebo služby v rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce. Jak správně GTIN používat, kdy je nutnost jej změnit nebo naopak možnost opakovaně použít je obsahem seriálu, který připravila společnost GS1 Czech Republic – organizace, která výrobcům, dodavatelům, velkoobchodům, distributorům a dalším subjektům na trhu přiřazuje tzv. GCP (Global Company prefix), z něhož GTIN vychází. Jedná se tedy o informace od těch skutečně nejpovolanějších.

Uvedené téma vychází z dlouhodobé zkušenosti pracovníků globální organizace GS1, podpořené znalostí lokálního prostředí a trhu v České republice. Často a opakovaně pokládané otázky ze strany podniků potvrzují důležitost příslušných znalostí, klíčových pro správnou realizaci identifikace položek. Týká se téměř každého uživatele Systému GS1, který v této oblasti pracuje a je zodpovědný za vedení svěřené databáze vztahující se k položkám vyráběným ve vlastním výrobním procesu či k hotovým produktům s novou přidanou hodnotou.

Výběr tématu současně úzce souvisí s výsledky mnoha průzkumů, poukazujících na stále nedostačující kvalitu čárových kódů, jejich umístění v rámci různých druhů balení, chybnou práci na úseku přiřazování datových struktur atd. Související marketingový slogan „Zpět ke kořenům“ je na první pohled v rozporu s nesmírně rychlým vývojem, který zaznamenáváme v posledních letech například v oblastech zvyšování kvality dat (datová synchronizace), vývoje nových nosičů informací (radiofrekvenční  identifikace, GS1 DataBar), zrychlování a zpřesňování komunikace s využitím mobilních telefonů naznačující zcela nové, doposud netušené možnosti sdílení a kontroly informací (MobileCommerce) apod.

Uvědomíme-li si však, že tato masivní vývojová nadstavba je postavena na základech jednoznačné, globálně unikátní identifikace, na správně vytvořených a přesně přiřazených datových strukturách, pak vyšší míra jistoty v oblasti zvládnutých základů nabývá zcela nového významu.

Vraťme se tedy „zpět ke kořenům“ a proberme otázky, které při nedostatku znalostí a případné obavy požádat o vysvětlení, z nedostatku času a někdy i nezájmu o řešení problematiky, mohou vést až k fatálním pochybením se značnými ekonomickými důsledky.

Všeobecné základy a související zodpovědnost

Nový, unikátní GTIN je požadován vždy při změně definovaných charakteristik stávající položky. Základní myšlenkou je jednoznačné oddělení nové obchodní položky od již existující v souladu s požadavkem na jejich nezaměnitelnost při nákupu.

Pravidla uvedená v rámci tohoto seriálu jsou univerzální, vycházejí a jsou potvrzena převládající praxí zejména z oblasti FMCG (Fast Moving Consumer Goods), tj. rychloobrátkového zboží. Zatímco většina GS1 standardů má charakter dobrovolných doporučení, základní pravidla pro přiřazování GTIN jsou vesměs charakteru závazného.

Zodpovědnost za identifikaci položky nese vždy ten, kdo položku uvádí na trh tzv. „Brand Owner“, vlastník produktu, který je ve smluvním vztahu s organizací GS1. Nově přistupující uživatel Systému GS1 obdrží GCP (Global Company Prefix), obsahující unikátní identifikační číslo firmy, který je přiřazen pro výhradní užívání dané organizaci, je neprodejný třetí straně, nemůže jí být darován a ani dalšímu subjektu pronajat.

Vlastník produktu může být výrobcem nebo dodavatelem, dovozcem či velkoobchodníkem, obchodní organizací. Výrobek buď sám vyrábí, či je pro něj vyráběn v kterékoli zemi a prodává jej následně pod svým jménem, nebo jej dodatečně mění, například při modifikaci existujícího balení.

Příklady souvisejících výjimek přiřazování GTIN

1. Specifická výroba položky pro jediného zákazníka, například privátní značky velkých obchodních řetězců. V takovém případě může obchodní organizace poskytnout, po předchozí jednoznačné dohodě s příslušným výrobcem, svůj GCP pro identifikaci produktů zahrnutých do privátní značky.
2. Vlastník produktu nepřiřadil položce žádné GTIN. V tomto případě tak může učinit dodavatel, který potřebuje položku zařadit do datové synchronizace, případně EDI komunikace. V krajním případě může identifikaci provést i sama obchodní organizace.

Obecně platná pravidla související s přiřazováním GTIN

Vždy musí být předem definovány základní vlastnosti položky, jejichž změna vede k přiřazení nového GTIN. Jedná se zpravidla o název produktu, jeho popis a značku, druh položky a její varianty, množství a počet spotřebitelských jednotek v obchodním balení včetně způsobu balení.

Pokud je na položce vyznačena cena, což je v obchodní praxi jev méně častý a obecně nedoporučený, musí být GTIN změněn vždy při změně ceny.

Propagační akce – kdy produktu přiřadit odlišný GTIN?

Propagační akce představují dočasnou změnu produktu, který obvykle koexistuje s originálem. Nový GTIN musí být vždy přiřazen pokud:

• je daná změna realizována v oblasti hmotnosti či objemu produktu (např.:10% čisté hmotnosti navíc zdarma),
• promoční změna zasahuje do rozměrů obalu nebo navyšuje jeho hrubou hmotnost z více než 20%,
• je varianta oddělena cenou explicitně uvedenou na obale (např.: sleva 10,- Kč),
• je změna sezónního charakteru (např.: velikonoční balení).

Většina ostatních promočních variant nemusí být doprovázena přiřazením nového GTIN. Příkladem zachování původní identifikace může být „dárek uvnitř balení“, pokud případná změna rozměrů nepřesáhne 20%, dále kupříkladu kupón se slevou uvnitř balení apod.

Změny produktu

Změny produktu jsou jakákoli zlepšení a obměny vzniklé během jeho „života“. Pokud je starý produkt postupně nahrazován novým či pokud bylo rozhodnuto o výrobkové variantě, pak je nový GTIN nezbytností. Naproti tomu malé změny spotřebitelského, případně obchodního balení (např.: nevýrazná změna grafiky, změna složení nemající vliv na dodavatelský řetězec, změny v parametrech obalu menší než 20% při zachování obsahu) nemusí být doprovázeny změnou GTIN.

Změny balení

Varianty obchodního balení ve smyslu změny počtu zabalených spotřebitelských jednotek musí být doprovázeny změnou GTIN.

Kdy je možno znovu použít stejný GTIN?

Opakované využití GTIN již nevyužívaného je v rámci FMCG (Fast Moving Consumer Goods), rychloobrátkových položek obecně možné nejdříve po uplynutí min. 48 měsíců od realizace poslední dodávky. Tento časový horizont však není fixní a může podléhat legislativě vztahující se ke konkrétní dané oblasti.

Pro některé farmaceutické výrobky (např. implantáty, speciální léky, nástroje bez stanovené doby exspirace) je opakované použití GTIN zakázáno. Samostatným problémem může být kolize s dlouhodobě figurujícími čísly v databázích obchodních partnerů, i když je zřejmé, že daný produkt se již nemůže v logistickém řetězci vyskytovat.

Výše uvedená pravidla představují základní rámec, obecné formulace možností a variant. V následujících dílech tohoto seriálu budou uvedeny vybrané praktické příklady, týkající se nutnosti přidělení nového kódu či možnosti zachování původního GTIN. Hned v dalším díle se zaměříme na produkt samotný – jeho obsah, složení, funkčnost a možné kombinace.

Autor: Ing. Michal Bílý
Obchodní ředitel GS1 Czech Republic