Seriál: Elektronická fakturace (2. díl) – vystavení, výměna a příjem elektronických faktur

Jak zavést elektronickou fakturaci? Jak zajistit, aby elektronická fakturace probíhala přesně podle zákona a byla právně nenapadnutelná? Jaké jsou role výstavce a příjemce faktury? Odpovědi na tyto otázky naleznete v tomto díle seriálu o elektronické fakturaci.

Zatímco u papírové formy fakturace máte zpravidla na výběr jen mezi obyčejnou a doporučenou zásilkou, u elektronické formy existuje celá řada různých formátů a způsobů zaslání. Před samotným zasíláním elektronických faktur vašim odběratelům si však musíte položit otázku, zda budou moci a budou chtít elektronickou fakturu vůbec přijmout.

Podle právních předpisů (§ 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb.) je při elektronické formě fakturace nutno disponovat souhlasem protistrany se zasíláním faktur v elektronické podobě. Zákon však již neuvádí, jakou formou má být souhlas proveden. Tím se vytváří prostor pro nejistotu, zda byl tento krok náležitě splněn. Možností jak vyřešit toto „úskalí" může být více.

Souhlas s elektronickou fakturací

Pokud požádáte protistranu o písemný souhlas se zasíláním elektronických faktur, můžete si být jisti, že jste povinnost získat souhlas splnili. Souhlas s podpisem zodpovědné osoby protistrany a razítkem společnosti je v případě sporů dobré míti v ruce. Jde o jeden list papíru, který umožní realizovat zpravidla několikanásobně větší množství dokladů elektronických.

Souhlas s elektronickou fakturací lze provést i elektronicky. Je ale vhodné zabývat se tím, bude-li vyjádření souhlasu považováno za právní úkon. Toho může být např. dosaženo, pokud protistrana provádí souhlas v systému, jehož používání je předmětem smlouvy, nebo je jiným způsobem umožněno přiřadit a doložit vyjádření souhlasu ke konkrétní  protistraně. To se v praxi děje různými typy registrací. Pokud protistrana může jednoduše vyvrátit podání elektronického souhlasu nebo rozporovat čas vydání souhlasu, je na zvážení, zda jej vůbec tímto způsobem požadovat.

Vůbec nejlepší a v praxi nyní stále častěji používaný způsob, jak si s protistranou odsouhlasit elektronickou fakturaci, je specifikovat tento způsob zasílání faktur již přímo ve smlouvě. Pokud zařadíte do vašich smluv článek o elektronické fakturaci a v dodatku specifikujete konkrétní podrobnosti, určitě nemůže dojít ke zpochybnění souhlasu s elektronickou fakturací.

Souhlas s elektronickou fakturací je často firmami zbytečně považován za překážku pro její zprovoznění. O tom, že jsou firmy v praxi se ochotny domluvit a pokud se někomu elektronická faktura nelíbí, tak si prostě jednoduše řekne o papírovou, svědčí i fakt, že od roku 2004, kdy vstoupila v platnost nová legislativa, nejsou dohledatelné žádné soudní spory na toto téma.

Vystavení elektronické faktury

Elektronická fakturace představuje výměnu informací o uskutečněném obchodu mezi jeho účastníky. Tyto informace má dodavatel zpravidla ve svém podnikovém systému. Podnikovým systémem může být např. robustní ERP systém, jednoduchý účetní program, nebo jen hromada papírů ve vaší kanceláři.

Dodavatel (vystavitel elektronické faktury) musí vyexportovat informace z účetního systému do elektronického dokumentu a ten zpřístupnit odběrateli domluveným způsobem, například faktury vystaví na zabezpečený webový portál nebo je zašle na k tomu určenou emailovou adresu. Tímto postupem vystavitel realizuje řadu úspor oproti tradiční papírové fakturaci.

Odpadne mu práce a náklady spojené s tiskem, zpracováním obálek, poštovným a následně náklady spojené s archivací papírových daňových dokladů, za které jsou faktury považovány. Sečteme-li všechny tyto kroky nutné u papírové formy fakturace, pak se u řady firem dostáváme na položku vyšší než 25 Kč za jedno vystavení a odeslání papírové faktury.

Dalším výrazným plusem při elektronické fakturaci je rychlejší doručení faktury odběrateli. Celý proces se urychluje nejméně o 2 dny, které jsou obvyklé pro zaslání papírové faktury poštou, což působí příznivým vlivem na cashflow. Pokud je faktura u odběratele dříve, je větší šance, že ji dříve uhradí. Rychlejší doručení faktury může být zajímavé i pro odběratele, kteří jsou formou bonusů a slev motivování k rychlejším úhradám faktur.

Aby protistrana mohla pracovat s údaji na faktuře, je třeba ji vystavit v podobě, kterou je schopna přijmout, tedy v čitelné podobě nebo jiné datové podobě, kterou je schopna převést na čitelnou. To ostatně ukládá i zákon o DPH (§27, odst. 1).

Pokud podnikový systém neumožňuje žádnou formou export údajů, nelze elektronické faktury efektivně vystavovat. Je nutno je ručně přepsat, v lepším případě nějakým způsobem zkopírovat do programu, který umožní vystavení v elektronické podobě.

Náklady na materiál (tisk, papír) jsou zatím na nule, ale hodnota stráveného času může být nezanedbatelná, zejména jedná-li se o rozsáhlou fakturu, s množstvím různých položek. Současně vzniká nezanedbatelné riziko lidské chyby, jejímž důsledkem může být rozdílná podoba dokladu v systému vystavitele a dokladu, který přijme a zpracuje příjemce.

Naštěstí řada podnikových systémů již umožňuje nějakou formu exportu a lze také využít služeb externích společností, které exportovaná data uspořádají podle vytvořené šablony např. do souboru typu PDF, který již je v designu firemního stylu.

Služeb konsolidátorů (provozovatelů služby) fakturace je hojně využíváno také v případě, kdy odběratelé požadují nebo akceptují různé podoby elektronické faktury. Mezi systémem konsolidátora faktur a vystavitelem faktury je pak jediné rozhraní a konsolidátor zajistí komplexní zpracování faktur z/do různých podob dle požadavků a možností příjemce.

Elektronický či klasický podpis, nebo dokonce razítko?

Aby bylo možné elektronickou fakturu považovat za daňový doklad, relevantní pro úřady zabývající se správou daně, je podle zákona nutno opatřit ji důvěryhodným elektronickým podpisem.

Výjimku tvoří zaslání přes EDI, které ovšem není nijak blíže zákonem definováno (pouze odkazem na doporučení Evropské komise z roku 1994), proto se i v EDI komunikaci velmi často elektronický podpis používá. Důvodem je právě jistota eliminace různých výkladů tohoto doporučení a jednoznačné zajištění věrohodnosti původu a neporušitelnosti obsahu dokladů.

Elektronický podpis neslouží jen jako náhrada razítka a ručního podpisu pověřené osoby, ale tvoří mechanismus, který zajišťuje, že elektronicky dokument pochází skutečně od daného dodavatelele a nebyl někým pozměněn.

Pokud chcete, aby elektronická faktura, která není zasílána prostřednictvím EDI, byla považována za daňový doklad, a byla akceptována úřady zabývající se správou daně, je nutno ji důvěryhodným elektronickým podpisem opatřit (dle zákona o DPH).

Zaslání elektronické faktury

Samotné elektronické posílání může proběhnout emailem, který představuje nejjednodušší a nejvíce rozšířený způsob zaslání. Zde je vhodné si s protistranou stanovit emailovou adresu pro zasílání faktur. To můžete učinit například při zjišťování souhlasu o zasílání faktur elektronickou formou.Při zasílání emailem je třeba pamatovat na to, že se jedná o zasílání příloh. Email může být často vyhodnocen spamovým filtrem jako nežádoucí pošta, proto je velmi vhodné požadovat po adresátovi potvrzení o přijetí zprávy.

Pokud vystavujete větší počet faktur, může být obtížné hlídat doručení velkého počtu emailů a je vhodné použít komplexnější řešení, které umožňuje automatickou komunikaci. V těchto případech je důležité myslet také na bezpečnost, a pokud je to možné používat šifrované spojení.

Při automatické komunikaci s větším počtem protistran jsou pak využívány speciální služby poskytovatelů elektronické komunikace, kteří jsou schopni řešit konsolidaci faktur, EDI a dnes už i komunikaci přes datové schránky nebo zabezpečené portály automaticky. Poskytovatelé jsou firmě schopni zprostředkovat jak komunikaci s velkými korporacemi (např. s využitím speciálních datových VAN sítí), tak s malými odběrateli, kteří si vystačí jen s internetem a emailem.

Pokud zasíláte fakturu přes EDI, stará se o poslání zpravidla komunikační software, kdy se k určení protistran používají různé identifikátory (např. u standardů EANCOM plní tuto funkci EAN kód, někdy také nazývaný jako GLN).

Příjem elektronické faktury

Příjemce provádí porovnání, zda faktura odpovídá uskutečněnému plnění, ke kterému se vztahuje, tj. ověření věcné, cenové či množstevní správnosti. Pokud je vše v pořádku provede se zaúčtování faktury. Tento proces je nazýván také jako tzv. likvidace faktur. Likvidace faktur je tedy spojena s jejich schvalováním, kdy je definováno, kdo jednotlivé kroky likvidace provádí, kontroluje a zodpovídá za ně.

Při zaúčtování faktury v elektronické podobě je odběratel povinen na přijatou fakturu doplnit náležitosti účetního dokladu (§ 11 zákona č. 563/1991 Sb.). Jedná se o tzv. podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

Při bezpapírové fakturaci, kdy je faktura archivována v elektronické podobě, lze doplnění podpisového záznamu uskutečnit pomocí přidání klasického důvěryhodného elektronického podpisu. Další možností je fakturu vytisknout a osoby odpovědné za účetní případ a jeho zaúčtování se na vytištěnou fakturu vlastnoručně podepíší. V takovém případě již ovšem nemluvíme o bezpapírové fakturaci.

Dojde-li k vytištění faktury, vznikají u příjemce dodatečné náklady a úspora vzniká jen na straně vystavitele faktury. Dochází k faktickému přenesení nákladů na papírovou fakturaci na stranu příjemce, protože ten v tomto případě dosahuje vyšších nákladů, než kdyby přijal papírovou fakturu poštou.

Zákon naštěstí umožňuje i společný podpisový záznam pro více účetních dokladů. Příjemce může tedy vytvořit jeden společný podpisový záznam pro více účetních dokladů (tzv. sjetinu) a vlastnoručně podepsat jen tento záznam, čímž ušetří alespoň za tisk každého účetního dokladu. Eventuálně nemusí každý účetní doklad vybavovat elektronickým podpisem.

Formu zpracování faktur do velké míry ovlivňuje i formát, ve kterém byla faktura vystavena. Ten totiž určí, zda je fakturu možné do systému automaticky načíst, anebo ji bude nutné překopírovat, v nejhorším případě pak opět vytisknout a přepsat. Více o používaných formátech a jejich plusech, mínusech a způsobech archivace přineseme v dalším díle našeho seriálu o elektronické fakturaci.

1. díl seriálu - Úvod do elektronické fakturace

Doporučujeme:

Elektronická fakturace formou služby – CCV Informační systémy