Řešení Microsoft Dynamics řídí skladování a dopravu distribuce potravin

Společnost GASTON byla založena již v roce 1991 coby rodinná tradingová firma zaměřená na import a distribuci zejména konzervovaných potravin. Již od svého založení přitom využívala informační systém, i když tehdy ještě ve velmi jednoduché podobě. V roce 2006 se GASTON po problémech s předchozím systémem rozhodl nasadit Microsoft Dynamics NAV od společnosti CCV Informační systémy. Jeho přínosy se přitom promítly takřka okamžitě – došlo k 20% zmenšení skladovací plochy při 12,5% růstu obratu i snížení úvěrového zatížení. Firma také získala stabilní a kvalitní nový systém, který jí pomáhá při každodenním provozu. "Stabilita a kvalita informačního systému pro nás mají nevyčíslitelnou hodnotu", říká Yvona Štěrbová, ekonomická ředitelka společnosti.

Vstup ČR do EU přinesl problémy i tržby

Se společností GASTON se mohou nejen čeští zákazníci setkat na pultech obchodů například ve formě populárního konzervovaného ovoce, zeleniny a rybích výrobků značek Giana, Marina či Kaiser Franz Josef. Kromě těchto značek však GASTON exkluzivně zastupuje také jiné evropské výrobce. Výrobky přitom firma dováží na středo a východoevropský trh z více než 20 často i exotických zemí, mezi kterými figuruje například Papua Nová Guinea, Mauritius, Ekvádor nebo třeba Filipíny. Dovoz jednoho kontejneru či kamionu přitom trvá v průměru 6 týdnů, po které je zboží již ve vlastnictví firmy a je třeba jeho pohyb neustále sledovat.

Nejvýznamnější změnou v posledních letech byl pro firmu vstup České republiky do Evropské unie v květnu 2004, kdy skokově, a to dokonce o více než 35%, vzrostly tržby, a kdy bylo také třeba v souladu s evropskou legislativou implementovat nové funkce informačního systému. Tou nejpodstatnější byla zpětná dohledatelnost výrobních šarží potravinářského zboží na úroveň jednotlivých palet. Už tehdy se ale naplno projevily nedostatky tehdejšího informačního systému a nové funkce tak musely být řešeny provizorním, samostatným systémem.

Pro nový systém byla podmínkou nezávislost na dodavateli

GASTON svůj informační systém inovoval na přelomu let 2001 a 2002, kdy nasadil informační systém od jednoho z lokálních výrobců. Jenže implementace neproběhla tak, jak si vedení firmy představovalo a ani rozšiřitelnost neodpovídala původním představám managementu. Po vstupu ČR do EU a raketovém nárůstu tržeb tak bylo třeba najít nové řešení. V roce 2005 se proto firma rozhodla najít takový informační systém, který bude umožňovat v maximální míře individuální úpravy na míru společnosti a zároveň změnu implementačního partnera bez nutnosti změny celého systému. V létě 2005, po dlouhém a pečlivém výběru a zvažování jednotlivých nabídek, zvítězil Microsoft Dynamics NAV a implementační partner CCV Informační systémy. O předchůdci systému Microsoft Dynamics NAV přitom firma uvažovala již v roce 2001, ale tehdy se jí zdálo řešení příliš drahé. Po čtyřech letech nepříliš pozitivních zkušeností s lokálním systémem a podporou jediného implementačního partnera se však GASTON, i díky novým funkcím a poklesu ceny rozhodl zvolit raději Microsoft Dynamics NAV a znovu neriskovat.

Byli jsme překvapeni, že všechno opravdu funguje, jak má

Implementace systému trvala téměř rok. Během této doby proběhla detailní procesní analýza i optimalizace logistiky a řízení skladových zásob. Už během samotné implementace byli přitom zástupci společnosti GASTON velice příjemně překvapeni profesionalitou implementačního partnera. Po roce se pak systém rozběhl na ostro. Vše přitom fungovalo tak, jak mělo. Jediný problém, který se po spuštění systému vyskytl, spočíval v lidském faktoru. Například skladníci si totiž museli zvyknout, že pokud je systém pošle pro paletu o dvě uličky dál, musí skutečně vyskladnit tuto paletu, aby vše fungovalo, jak má. Systém vyskladňování měl přitom vždycky svůj důvod – ať již se jednalo o zohlednění data expirace nebo třeba rezervaci dané palety pro jiného zákazníka. Během prvních dvou měsíců se přitom zaměstnanci s novým systémem sžili a získali k němu důvěru. V systému také bylo potřeba provést několik změn, které pramenily i z toho, že si management nedovedl fungování některých částí v implementační fázi dobře představit. Implementační partner byl při zavádění změn maximálně flexibilní a neměl problém ani s prováděním úprav třeba o víkendu. Od léta 2006, kdy byl Microsoft Dynamics NAV ve firmě spuštěn také neustále probíhá další rozvoj řízení skladu a jiné drobné úpravy.

Doprava a obalové saldo – speciální modul na míru

Nedlouho po úspěšném nasazení řízeného skladu dochází v souvislosti s expanzí na domácím i zahraničním trhu k identifikaci potřeby optimalizace další části logistického řetězce – dopravy a obalového salda. Důvody byly jednoznačné. Náklady na dopravu pochopitelně tvořily a tvoří v případě společnosti GASTON nemalou část celkových nákladů na pořízení a prodej zboží. Obaly (takřka výhradně palety) pak představují značný objem zásob i ve finančním vyjádření. Navíc drtivá většina obalů se nachází mimo centrální sklad (u dopravců, zákazníků, dodavatelů), protože je s nimi převáženo zboží.

Doprava zboží je v GASTONU zajišťována výhradně externími smluvními přepravci.  Manažeři společnosti předpokládali, že optimalizací dopravy mohou dosáhnout významných nákladových úspor (za současného zachování schopnosti dodávat zboží v požadovaném čase, což je u velkých obchodních řetězců podmiňováno i smluvně pod sankcí). Cílem bylo rovněž získat správné informace o dopravních nákladech k jednotlivým zákazníkům vzhledem k objemům a hmotnostem dodaného zboží, což jsou velmi významná data při vyjednávání s obchodními řetězci o cenách a dodávkách.  Nový modul Doprava a obalové saldo proto musel dle potřeb a požadavků managementu společnosti GASTON umožnit v oblasti dopravy zejména:

• určit správnou pořizovací cenu zboží včetně nákladů na dopravu

• identifikovat dopravní náklady na zákazníka a jeho závozová místa (sklady) vztažené na objem a hmotnost dodaného zboží s možností různých pohledů vyhodnocení

• optimalizovat dopravu od jednotlivých dopravců při respektování jejich časových a přepravních kapacit

• dodávat na čas dle požadavků na dodávky od zákazníků

• důsledně kontrolovat faktury od dopravců a vymáhat požadované související doklady (kopie dodacích listů, paletové vouchery a další), a zároveň  kvalitu dodaných podkladů automaticky finančně bonusovat

• v souvislosti se zaváděním a dalším rozšiřováním mýtného systému znát předpokládaný náklad silničního mýtného pro porovnání s fakturovanou skutečností (obdobně i pro fakturované kilometrovné a další dopravní služby)

• získat pro dopravce přehlednější výstupy související s převáženým zbožím (vzhledem k tomu, že přebírají hmotnou odpovědnost)

U obalů se pak jednalo zejména o celkové zpřehlednění toku palet, které jsou částečně u zákazníků s dodaným zbožím (pokud se nevrací výměnou), na centrálních a pomocných skladech nebo u jednotlivých dopravců. V oblasti obalového hospodářství proto měl nový modul poskytovat:

• stav aktuálních zásob palet na všech interních skladech pro efektivní řízení jejich přesunů a doplňování

• přehled o zásobě palet ponechaných u zákazníků včetně jejich počtu, sortimentu a době, kdy je nejpozději třeba je vyzvednout

• stavy palet u dopravců včetně podkladů pro jejich vymáhání (odvoz palet se zbožím, přebírání vrácených palet, přebírání dokladů – voucherů od nevrácených palet)

• stavy palet u dodavatelů (dodávky vlastních palet při nákupu zboží)

Implementované řešení

Od začátku vývoje modulu bylo zřejmé, že se jedná o relativně samostatné agendy, které jsou v určitých styčných bodech provázány a mají společné kontroly a výstupy. Doprava byla navržena jako parametrická komplexní úloha s číselníky, které definují dopravce, jejich přepravní kapacity a služby, auta a řidiče. Všechny číselníky zahrnují i vazbu na smluvní fakturační údaje (ceny) a  podklady pro mýto (emisní skupiny a nápravy). Dále byl navržen číselník obvyklých závozových tras s již detailně předdefinovanými podklady pro komplexní výpočet ceny. Pro konečnou fázi fakturace přepravních nákladů pak vznikl samostatný číselník pro efektivní a detailní rozpočet dle sledovaných kriterií. 

Logistická část dopravy byla koncepčně začleněna do celkového řídícího panelu v aplikaci řízeného skladu, který sleduje a řídí objednávky zákazníků od jejich vzniku až po ukončení jejich expedice a odvoz zboží. Výhodou tohoto řešení je fakt, že řízení expedice probíhá v souladu s naplánovanými a zajištěnými přepravními kapacitami a nedochází k hromadění zboží v expedičních zónách, kde čeká na odvoz. V případě potřeby je pak možné operativně měnit přepravce nebo jeho auta, popřípadě dotěžovat nebo odtěžovat náklad o některé objednávky. Podle stavu realizovaných odvozů zboží je i on-line přehled o volných kapacitách na expediční ploše skladu. Pro dopravu na neřízených skladech a speciální dopravní požadavky vznikla samostatná aplikace, která využívá shodných číselníků, ale není propojena na řídící panel řízeného skladu. Přesto dokáže plnit shodné požadavky na objednávku a realizaci přepravy.

Další fází vývoje pak prošel standardní fakturační a evidenční modul, do kterého byly začleněny kontrolní a rozpočtové funkce pro efektivní zpracování dokladů od dopravců a sledování jejich kvality a správnosti včetně přiznání dopravních bonusů.

U obalů se podstatně aktualizovala původní zjednodušená úloha, rozšíření se týkalo detailního sledování vydaných a přijatých palet dopravců, agendy přijatých paletových voucherů od zákazníků a celkové restrukturalizace sledování paletového hospodářství na řízených i neřízených skladech. Systém tak nyní umožňuje sledovat on-line stavy ve všech těchto segmentech a řídit je dle potřeby tak, aby nedocházelo ke zbytečným nákupům, ztrátám z prodlení nebo nesrovnalostem s dopravci a jejich řidiči.

Přínosy nového modulu

Navržené a implementované řešení splnilo požadavky managementu společnosti GASTON komplexně a beze zbytku. Při pravidelných konzultacích byly procesy důkladně analyzovány a navržená řešení byla oponována přímo pracovníky zajišťujícími konkrétní agendy. Fáze analýzy trvala cca 2 měsíce včetně schválení finální podoby řešení. Fáze implementace – programové úpravy, uživatelské a akceptační testy, školení a ostrý provoz zabrala další 2 měsíce, nicméně společnost GASTON získala komplexní řešení, které prakticky bez úprav používá dodnes. Management společnosti si nejvíce cení přínosu společného a jednotného zpracování dat a dokladů pro centrálu i hlavní řízený sklad, který je geograficky vzdálen, a předávání podkladů tak působilo problémy. V rámci celé firmy pak došlo ke sjednocení procesů. Posílením kontrolní činnosti se zamezilo neoprávněným nákladům ve fakturaci a zlepšila se vyjednávací pozice obchodníků, kteří znají reálné náklady  jednotlivých zákazníků. V oblasti palet se pak výrazně zamezilo jejich reálným ztrátám u dopravců, zákazníků i na skladech.

Řešení Business Intelligence za 1 den

V rámci rozvoje informačního systému se GASTON rozhodl v červenci 2009 nasadit také specializované řešení pro Business Intelligence BI4Dynamics, které společnost CCV Informační systémy zvládla implementovat během jednoho jediného dne. Nový informační systém tak začal významně pomáhat managementu při řízení podniku. „Dokážeme teď lépe sledovat poptávku trhu a odbourat nadbytečné zásoby. Pro naši společnost je proto velmi důležité mít dokonalý přehled o nákupu, prodeji a zejména zásobách, které s využitím správných, přehledných a okamžitě dostupných informací můžeme lépe optimalizovat. Řešení BI4Dynamics všechny naše požadavky beze zbytku splňuje. Veškeré analýzy nám přehledně zobrazuje v uživatelsky známém prostředí Microsoft Excel a pro práci s nimi není ani potřeba otevírat ERP systém,“ uvedla Yvona Štěrbová, ekonomická ředitelka společnosti GASTON.

S řešení CCV jsme ušetřili 20% skladového prostoru

S nasazením Microsoft Dynamics NAV ve společnosti GASTON přišlo několik podstatných a příjemných změn. Tou nejsnáze kvantifikovatelnou byla úspora skladového prostoru, který si GASTON pronajímá od externích dodavatelů. Díky optimalizaci řízení zásob se během tří let podařilo zmenšit potřebný skladový prostor o celých 20%, a to i přesto, že tržby společnosti vzrostly o 12,5%. Kromě toho se také zlepšilo finanční řízení, díky čemuž bylo možné snížit úvěrové zatížení společnosti, což je pro tento typ podnikání velice důležité. Za největší přínos však management považuje fakt, že systém je stabilní a spolehlivý, a to i v tom slova smyslu, že firma v každém okamžiku ví o každé jedné konzervě, ať již je na lodi na Filipínách, v kamionu v Peru anebo třeba na cestě do skladu obchodního domu v Brně. Obchodníci tak při jednání se zákazníky vždy pracují s aktuálními a správnými údaji, a pokud zákazník potřebuje například konzervovaný ananas, může mu obchodník ihned říci, kdy a kolik mu je schopen ananasu dodat a jaké bude mít datum expirace. I díky tomu si tak GASTON v době krize dokázal udržet všechny zákazníky i dosavadní 1,5 miliardové tržby.