Nezapomínejte na časová razítka

Novela zákona o DPH přináší nové pojmy a principy k e-fakturaci. Ty jsou zřejmé, jen je nelze vytrhovat z platného kontextu legislativy k elektronickým dokumentům. Překážky užívání moderních způsobů nakládání s elektronickými dokumenty jsou v praxi spíše psychologického rázu. Obavy nejsou na místě, pokud je splňována existující platná právní úprava, standardy a trendy v této oblasti. To platí i pro elektronickou fakturaci, zejména v případě využití elektronických značek nebo důvěryhodných systémů elektronické archivace.

Zákon o archivnictví stanoví, že pokud je dokument v digitální podobě podepsán uznávaným elektronickým podpisem, ke kterému je v okamžiku podpisu či za jeho platnosti připojeno kvalifikované časové razítko, považuje se takový dokument za pravý. Z těchto důvodů je nutné při jakémkoli uzavírání dvoustranných dohod nebo podepisování jednostranných právních úkonů i v soukromoprávním sektoru vždy užívat uznávaný elektronický podpis a opatřovat elektronický dokument kvalifikovaným časovým razítkem. Přestože český právní řád na časová razítka v jejich plné užívací šíři pozapomněl, jsou pro nakládání s elektronickými originály dokumentů důležitá. Umožňují prokázat existenci dokumentu v čase, a kdy byl dokument podepsán elektronickým podpisem. Nepřipojí-li časové razítko odesílatel, měl by tak učinit příjemce. To platí i pro elektronické faktury.

Doklad o ověření platnosti elektronického podpisu by měl být archivován společně s elektronickým originálem dokumentu, u elektronických faktur v elektronické formě. Pokud pro elektronickou fakturaci není používán elektronický podpis nebo EDI, je nutné mít i další dokumenty ve firemním účetnictví dokládající splnění integrity a autenticity faktury. To v podnikové praxi může být reálně mnohem náročnější. Princip „svobodné volby“ formulovaný v novele při použití vlastních kontrolních mechanismů tak znamená také vyšší zodpovědnost s rizikem zhoršení jistoty postupu vůči daňové kontrole.

Barbora Procházková

Autorka komentáře působí jako expert na oblast práva v informačních technologiích v advokátní kanceláři Central European Advisory Group.

Zdroj: magazín CIO Business World – leden 2013