EDI: Kruh zpráv se uzavírá

Rozvoj v EDI komunikaci, resp. v jejím rozšíření mezi firmami, v posledních několika letech zažívá pozoruhodnou dynamiku. Obchodní zprávy v elektronickém styku stále dominují, ovšem škála využívaných zpráv a avíz se významně rozšířila. Stimulem pro zavádění nových zpráv jsou jak neustále se rozvíjející logistické procesy, tak i účinnější spolupráce velkých společností na úrovni B2B na zkvalitnění pohybu informací a zefektivnění dodávek.

„Pracujme společně a můžeme sloužit zákazníkovi lépe, rychleji a levněji,“ zní motto společné iniciativy výrobců a členů dodavatelských řetězců, jejichž cílem je zlepšit a optimalizovat procesy pohybu výrobku od výrobcovy expedice přes logistické a dodavatelské řetězce až ke konečnému spotřebiteli. Projekt ECR (Efficient Consumer Response) se vyvinul v polovině devadesátých let jako odpověď na změny v doda va -telských řetězcích, které vznikly rozšířením informačních technologií. Hlavním principem ECR je vzájemná spolupráce mezi výrobci a odběrateli spotřebního zboží tak, aby bylo umožněno snížení nákladů a zr ychlení a zefektivnění dodávek. Tím nejpodstatnějším, co se za poslední tři roky v oblasti EDI událo, je zavedení zpráv elektronický dodací list (DESADV) a příjemka (RECADV). Zprávy se v prostředí retailu a logistiky připravovaly již před pěti lety, počátek jejich implementace se datuje do roku 2007. Zavedení významně podpořila právě pracovní skupina ECR, mezi jejíž nejvýznamnější členy patří například společnosti Ahold, Makro, Globus, dodavatelé jsou zastoupeni např. společnostmi Procter & Gamble, Nestlé či Unilever.

NOVÉ EDI ZPRÁVY: PŘÍLEŽITOST PRO DALŠÍ PROHLUBOVÁNÍ AUTOMATIZACE OBCHODNÍCH PROCESŮ

Stále platí, že většina firem využívá EDI k výměně objednávek (zpráva ORDERS) a faktur (INVOIC). „Objednávky představují samou podstatu obchodních vztahů na počátku obchodního cyklu, a je tedy logické, že většina firem začíná v EDI právě procesem objednávek, ale samozřejmě platí i to, že objednávky zůstávají pak i v zaběhnutém obchodním vztahu tou první informací, kterou si strany mezi sebou přes EDI vymění,“ říká Tibor Šata, jednatel společnosti Editel. Pro fakturaci platí analogické vysvětlení, ovšem z opačného konce obchodního cyklu, kdy faktura představuje klíčový proces, který směřuje ke zhmotnění celého obchodního procesu. „V návaznosti na tyto dvě zprávy jsou relativně časté i zpětnovazební kontrolní zprávy, které souvisejí s automatizovanou kontrolou správnosti a akceptací těchto zpráv přijímací stranou v obchodním vztahu,“ popisuje další skupinu rozšířených zpráv Tibor Šata. EDI dnes nabízí celou řadu dalších možností a to potvrzuje postupné zavádění dalších obchodních zpráv, jakými jsou např. katalog zboží a cen (PRICAT) a pak, v souvislosti s posilující rolí logistických společností, také zpráva o pře hle du zásob ( INVRPT) a instrukce k dodávce (INSDES) . V poslední době se ovšem objevují požadavky i na další zprávy, jakými jsou např. odpověď na objednávku (ORDRSP). „Nedávno začal tuto zprávu využívat řetězec Globus, kter ý jejím prostřednictvím komunikuje především s dodavateli čerstvých potravin, což je oblast, kde je kladen vysoký důraz na přesnou a rychlou komunikaci vzhledem k povaze dodávaného zboží,“ vysvětluje David Reichel, ředitel divize e-Business společnosti CCV Informační systémy. Další novinkou je vratka, tedy avízo požadavku vrácení zboží (RETANN). „Zájem o zavádění těchto nových zpráv souvisí s vysokým stupněm vy -užívání základních EDI zpráv, čímž vzniká nová příležitost pro další prohlubování automatizace obchodních procesů i s vazbou na vnitřní procesy společností. Dalším stimulem pro zavádění zmíněných nových zpráv je právě neustále se rozvíjející logistika a její nesporná váha v obchodních vztazích,“ vysvětluje Tibor Šata.

OUTSOURCING I NOVÉ TECHNOLOGICKÉ KONCEPTY

Na vývoji zprávy RETANN se na platformě ECR podílí ve spolupráci s jedním ze svých největších klientů, společností Ahold Czech Republic, také společnost EDISS. „V maloobchodě jsou stále výraznější snahy pokrývat elektronickými zprávami kromě klasických dokumentů, jako je objednávka, faktura či dodací list, i další doklady,“ říká Libor Zimml, obchodní ředitel společnosti EDISS. „Nové zprávy typu vratka a příjemka umožňují systému EDI zcela splňovat svůj smysl. Jejich zavedení znamená uzavření kruhu, kdy komunikace začíná objednávkou a pokračuje dodacím listem, příjemkou, vratkou a je uzavřena fakturou. Tento kruh může být samozřejmě podle potřeb rozšířen i o další zprávy, jako jsou například avízo o dodávce, stav skladu zásob nebo avízo o platbě.“
Významný trend představuje zavádění nových způsobů přenosu dat. Pro EDI komunikaci byly tradičně využívány sítě VAN (value added network). „Jejich používání bylo ve své době drahé a nese s sebou relativní ekonomickou náročnost dodnes,“ připomíná Libor Zimml. „S přechodem na přímou komunikaci na bázi internetu odpadají dodatečné poplatky za přenos dat. Stále více se prosazuje protokol AS2, kdy si partneři posílají data přímo, pouze za použití internetu. EDI se tak stává dostupnějším pro malé firmy. U malých dodavatelů, kteří posílají zprávy pouze v řádu desítek za měsíc, byly náklady spojené se sdílením dat na základě klasických technologií limitující. Nový koncept však zpřístupňuje EDI komunikaci i například sezonním dodavatelům, kteří dodávají retailovým partnerům květiny či zeleninu,“ míní Libor Zimml. „Velký posun v dostupnosti sehrává rovněž rozvoj outsourcingu EDI služeb, který umožňuje odbourání značné míry investičních i provozních nákladů,“ doplňuje Tibor Šata. Pokrok v technologiích a jejich do stupnosti z hlediska investičních a provozních nákladů je jednoznačně velkým přínosem pro další rozvoj EDI. „Rozšíření EDI bude dále napomáhat kombinování nových technologií, nových obchodních a procesních modelů, které v mnoha směrech posilují význam logistiky pro dosažení další optimalizace v rámci obchodně-dodavatelských vztahů,“ uvažuje Tibor Šata.

MASIVNĚJŠÍ VYUŽITÍ ALTERNATIVNÍCH PROTOKOLŮ S SEBOU NESE VYŠŠÍ JEDNORÁZOVÉ NÁKLADY

Outsourcing EDI služeb je také doménou společnosti CCV Informační systémy, jejíž zástupce David Reichel dlouhodobě akcentuje hlavně samotnou službu a moderní koncept software formou služby: „Bariéry vysokých nákladů pro menší firmy v EDI padly díky možnostem, které přinesla koncepce SaaS (software jako služba). Samotná cena komunikace, což řeší alternativní AS2 nebo OFTP2 protokoly, hraje v současném EDI zcela okrajovou roli. EDI je dnes o skutečných přidaných službách, mezi které patří překlady a konverze formátů, kontroly, různé chytré služby nad zpracovávanými daty, ale i archivace, legislativní garance atd. Nové přenosy dat typu AS2 nebo OFTP2 ulevily od vysokých nákladů především větším firmám, které drží komunikaci ve vlastních rukou a mohou tak omezit využívání drahých přenosů typu X.400 nebo ISDN spojení. I přes toto ulehčení je ovšem třeba zajišťovat překlad (konverzi) zpráv, vytvořit a držet aktuální překladové šablony a provádět monitoring celého systému. Jelikož se v těchto případech jedná o dvoubodové spojení, je s větším počtem partnerů nutné každý typ spojení také udržovat. Při větším využití např. AS2 je nutné mít k dispozici robustní prostředí a certifikovaný software, což s sebou nese opět vyšší jednorázové náklady a náklady na údržbu,“ dodává David Reichel, CCV Informační systémy.

OPTIMALIZACE EDI KOMUNIKACE ÚZCE SOUVISÍ S OPTIMALIZACÍ OBCHODNÍCH PROCESŮ

Na spojitost optimálně nastavených obchodních procesů a efektivního sdílení dat jako na podmínku dalšího rozšiřování EDI v rámci jednotlivých EDI komunit (sítí dodavatelů, prodejců a logistických operátorů) a mezi nimi upozorňuje Pavla Cihlářová. Podle ředitelky české pobočky organizace GS1, zabývající se tvorbou globálních standardů a jejich implementací, je třeba každý proces pokrytý datovými zprávami vidět v širších souvislostech. „To je slabé místo, které nám brání dostat se na jednotnou úroveň, potřebnou pro optimální rozvoj EDI komunikace. Každá firma má obchodní procesy nastaveny odlišně. V každé EDI komunitě je obchodní proces vyžadován jiným způsobem, přičemž pro firmy je komplikované jej ze dne na den změnit.“ Velice často rozdílnost implementací souvisí s (ne)schopností držet se optimálního procesního modelu. „Optimalizaci procesních modelů není v ČR věnována dostatečná pozornost. Hlavní činností obchodníka je prodávat, výrobce se primárně soustředí na výrobu prodejného zboží a logistický provider stojící mezi oběma subjekty naplňuje požadavky obou. Tím, že je vše za pochodu, nikdo nemá čas se zabývat tím, zda je jeho proces správný, optimální v rámci celého logistického řetězce. Hektická doba nám brání podívat se na procesy z hlediska jejich efektivnosti.“ Řešení Pavla Cihlářová spatřuje v definování tzv. best practices pro konkrétní obory, které by měly být dlouhodobým cílem širších platforem uživatelů EDI. Optimalizované procesy budou levnější a snáze realizovatelné. Efekt však může zaručit pouze optimalizace napříč celým logistickým řetězcem.

DALŠÍ METOU JE VYUŽITÍ EDI K EFEKTIVNÍ VYSLEDOVATELNOSTI ZBOŽÍ

„Vysledovatelnost produktů je velmi důležité téma, dosud na českém trhu relativně opomíjené. Dostatečně je vnímáno pouze z hlediska bezpečnosti potravin, především jejich použitelnosti. Ale vysledovatelnost je třeba vnímat i z hlediska směru toku zboží. V momentě, kdy je odhalena závada a je nutné zboží stáhnout, distributor musí vědět, kam kterou paletu rozvezl. V případě přebalování palet musí vědět, odkud položky bral a jak danou paletu konstruoval. Reálnou možnost, jak v tomto složitém procesu tok zboží dohledat, představuje standardní identifikace v rámci systému GS1. Paletová etiketa obsahuje identifikátory palety a data v elektronicky snímatelné podobě, tato data je pak možné efektivně a rychle sdílet prostřednictvím EDI. Elektronická podpora sledování zboží je dotaženo na úroveň distribučního skladu, ale již velmi málo pokrývá pohyb z DC na konkrétní prodejny. Místo systémového elektronického zabezpečení zde stále převažuje tužka a papír. Absence integrity dat vede ke zbytečným ekonomickým ztrátám: v momentě, kdy je výrobce nebo obchodník nucen stáhnout výrobky jediné šarže, a neví, kde všude je má, musí stáhnout kompletně veškeré zboží,“ říká Pavla Cihlářová, GS1 Czech Republic. 

VĚTŠINA DOPRAVCŮ A LOGISTICKÝCH OPERÁTORŮ JE K POŽADAVKŮM ZÁKAZNÍKŮ ZATÍM HLUCHÁ 

Mezi poskytovateli logistických služeb a jejich zákazníky má EDI ohromný potenciál. „Setkáváme se s ním hlavně u projektů se zahraniční účastí, kde je EDI běžným nástrojem a kde se jde do velmi precizních procesů,“ říká David Reichel. Odborníci se shodují, že českému trhu by bezpochyby prospělo, kdyby poskytovatelé logistických služeb a třeba i dopravci nabídli EDI jako zcela běžnou možnost integrace se systémy svých zákazníků. „Pomocí EDI mohou zákazníci velmi jednoduše předávat logistickým operátorům příkazy k distribuci, a to bez individuálních úprav svého informačního systému. Obzvláště v této době, kdy mnoho menších firem zvažuje, zda řešit logistiku a dopravu vlastními zdroji nebo ji outsourcovat, se celý proces pomocí EDI velmi zjednodušuje.“ Tato myšlenka se podle Davida Reichela obvykle velmi líbí zákazníkům logistických operátorů a mnozí po nějakém standardu EDI, který znají z jiných procesů, sami volají. „Bohužel většina dopravců a logistických operátorů na toto volání ke své škodě neslyší,“ uzavírá David Reichel.

***

Zdroj: Zboží a prodej, autor: Mikuláš Černý