Český formát elektronických faktur ISDOC zatím vize nenaplnil

České tištěné faktury si ve spojení s automatickým zpracováním nevysloužily zrovna dobrou pověst. Patří k nejhorším na světě, jak uvádí článek magazínu CIO BusinessWorld. Neujal se zatím ani pokus o zavedení formátu ISDOC a jedinou skutečnou funkční alternativou elektronické fakturace tak zůstává standard EDI komunikace.

České faktury patří k nejhorším na světě. Pravidla pro vypracování nejsou přísně daná a tak si každý vytvoří formát, jaký se mu zamlouvá. Pokud pak má dojít k automatickému zpracování, mnohé programy si na tom vylámou zuby.  I kvůli tomu před pár lety vznikl v České republice pokus definovat lokální český formát ISDOC, za kterým stojí skupina ICT Unie, dříve SPIS (Sdružení pro informační společnost). Jedná se o standard, kterému jeho tvůrci a příznivci připisovali roli ústředního formátu, jímž se domluví všechny podnikové systémy na trhu.

Poptávka po využití lokálního formátu ISDOC je mizivá

Vize standardu ISDOC byla pěkná, ale jak se ukazuje po pár letech, zůstalo jen u přání.  Podnikové systémy sice faktury v tomto formátu zpracovat veskrze umí, poptávka po nich ze stran jednotlivců i podniků je však mizivá. Jedinou funkční alternativou přechodu na elektronické doklady ve strukturované podobě tak zůstává globální standard EDI – Electronic Data Interchange.

„Jednalo se o pokus zavedení pouze českého standardu, což v rámci EU, a natož celého světa nemělo a nemá velkou šanci na uplatnění. Tento způsob fakturace funguje pouze v rámci ryze českých firem, popřípadě veřejné správy, které si to chtějí zavést. Nikoli u obchodních řetězců, jež mají zavedené standardní EDI formáty,“ nebojí se současný stav komentovat Jiří Sonek ze společnosti Premier system.

QR kódy

Praktickou pomocí se zdá v případě faktur zavedení QR kódů. Faktury od mobilních operátorů, dodavatelů energií či ve stovkách tuzemských e-shopů lze platit jednoduše a rychle pomocí chytrých telefonů a aplikací na přečtení těchto kódů. Postupem času přibývá integrátorů, jež zařazují podporu QR kódů do svých ekonomických a účetních systémů. Kdo totiž platbu QR kódem využívá, nemusí na faktury přepisovat všechny náležitosti platby od čísla účtu po variabilní symbol, zkrátka to za něj udělá mobilní telefon či tablet. Odpadá riziko chyb a špatně zadaných údajů.

Elektronické faktury

Problém s elektronickou fakturací také představuje velmi nízký počet práce s elektronickými podpisy. Když nebereme v potaz, že v České republice se mezi firmami ročně vymění přibližně 250 milionů faktur, přičemž elektronickou cestou jich putuje necelá dvacetina, tedy asi 5 procent.  Elektronické faktury dále zpracovává 82 procent firem bez elektronického podpisu, jak uváděl průzkum CCV. Téměř čtyři pětiny firem si elektronicky přijatou fakturu vytisknou a dále ji uchovávají pouze v tištěné podobě. Okolo 20 procent firem fakturu doručenou ve formátu PDF tiskne dokonce opakovaně. A necelá pětina firem, které elektronické faktury zpracovávají, požaduje po svých dodavatelích připojit k elektronické faktuře také elektronický podpis. Vzhledem k tomu, že novela zákona o dani z přidané hodnoty, která vstoupila v účinnost, mimo jiné požaduje po každém plátci DPH zajištění věrohodnosti původu všech faktur, neporušenosti jejich obsahu a zajištění čitelnosti po celou dobu uchování dokladu, vystavují se tyto firmy do budoucna velkému riziku.

Zrovnoprávnění elektronické a papírové fakturace by mělo ušetřit jen letos českým firmám a úřadům půl miliardy korun. V roce 2018 by úspora měla dosáhnout až 23 miliard korun. Při plnohodnotném zavedení mohou úspory celé Evropské unie dosáhnout dokonce až 240 miliard eur. Podpořit by to měla i iniciativa Evropského parlamentu, která si klade za cíl plošné uzákonění povinné elektronické fakturace u všech veřejných zakázek v zemích EU do roku 2016.

Papír nezmizí

Při elektronizaci dokumentů se mnohdy počítá s tím, že se někdy později výstupy vytisknou, ručně podepíšou a budou se archivovat na papíře. Tohle hledisko přínos elektronizace pro efektivitu minimálně problematizuje. Pokud se firma chce těmto problémům vyhnout, musí být základem elektronizace samotný dokument. To znamená objekt, který má samostatnou existenci (nejen v rámci nějakého informačního systému), který může být podepisován, archivován, může obíhat mezi uživateli a lze jej předložit úřadu nebo auditorovi. To je to, co všichni znají jako smlouvu, fakturu, potvrzení, žádost, dopis, výkaz nebo třeba výpis. Proces elektronizace spěje k tomu, že se omezí tisk, ale úplně nezmizí. Vždy zůstanou data i dokumenty. Otázka zní, zdali při takovém řešení skutečně společnost ušetří elektronizací práci i náklady. V závažných dokumentech, které putují od ruky do ruky a jsou opatřovány podpisy, nikoli. Až v samotném závěru dojde k elektronizaci a archivaci.

Zdroj: CIO BusinessWorld

Doporučujeme:

ORION eFakturace - vystavování, příjem a archivace elektronických faktur

• Snadné propojení s podnikovým systémem bez nutnosti jeho úprav.
• Včetně důvěryhodné archivace, zcela v souladu s legislativou.
• Různé formáty faktur, snadná administrace protistran.