ORION Invoice Flow otvára novú dimenziu automatizácie spracovania prijatých faktúr

Nová technologická služba pre automatizáciu príjmu faktúr a uľahčenie spracovania dokladov, ale tiež ich dôveryhodnú archiváciu až po import do podnikového ekonomického systému – to predstavuje novinka ORION Invoice Flow, ktorú uviedla spoločnosť CCV Informačné systémy. Služba je výnimočná najmä tým, že automatizuje spracovanie faktúr v rôznych formátoch bez nárokov na obsluhu.

Digitalizácia účtovníctva je silný nastupujúci trend. Prichádzajúce zmeny budú mať vplyv na samotnú podobu účtovníckej profesie. Na európskej úrovni dochádza k harmonizácii formátov i legislatívy na posilnenie implementácie elektronickej fakturácie do účtovníckej praxe. Stále viac do firiem prichádzajú originály dokladov v elektronickej podobe, a o to problematickejšia sa stáva ich dvojkoľajnosť s papierovými formátmi. 

Jedno riešenie pre celý proces spracovania faktúr

ORION Invoice Flow zjednocuje všetky potrebné nástroje na automatizáciu príjmu a spracovanie faktúr bez ohľadu na to, či do firmy príde faktúra v obálke, faxom, ako PDF príloha e-mailu, v štruktúrovanom formáte (EDI, XML, IDOC, ISDOC a pod.) alebo dokonca obrázok JPG. Nasadenia u zákazníkov potvrdzujú, že ušetrí okolo 80 % času pri spracovaní faktúr.

„Násobne sa skrátila doba, ktorú sme potrebovali na spracovanie faktúr. S pomocou ORION Invoice Flow máme zaistený príjem faktúr až do ekonomického systému Helios a zlepšili sme úroveň spolupráce s externou účtovnou agentúrou,“ hodnotí zavedenie služby Jiří Šilhánek, finančný manažér spoločnosti Fri-Service Czech (predtým Fri-Jado).

Služba prináša nielen automatizované vyhotovenie faktúr, evidenciu a kontrolu, ale vďaka elektronickému workflow skracuje schvaľovanie faktúr z dní na minúty. Bez ručného prepisovania a chýb ich následne automaticky načíta do podnikového systému a zároveň archivuje počas zákonom stanovenej doby. 

Jednoduchšia práca bez papierov až po preplatenie

„Služba umožňuje našim zákazníkom 100 % všetkých faktúr spracovať do systému automaticky v elektronickom formáte a pri tovarových faktúrach sa dá až 90 % všetkých faktúr spracovať procesom likvidácie voči objednávke plne automaticky bez zásahu ľudskej ruky. Obsluha potom pri 10 % faktúr rieši len nezhody,“ vysvetľuje David Reichel, riaditeľ divízie CCV eBusiness.

ORION Invoice Flow je napojené na ďalšie inteligentné služby centra ORION. Jednou z nich je možnosť financovania faktúr na zhodnotenie pracovného kapitálu viazaného v prijatých faktúrach. 

Konsolidačné centrum ORION každý mesiac prenesie milióny elektronických dokladov tisícom protistrán vo formáte štruktúrovaných dát (EDI – Electronic Data Interchange). Bezpečnosť práce s dokladmi dokladá certifikácia ISO 27001 od certifikačnej autority TÜV SÜD Czech, ktorú získalo CCV Informačné systémy ako prvý tuzemský provider elektronickej výmeny dokladov.