Nová rozdílová zpráva pro sledování příjmu dodávek

Společnost CCV Informační systémy představila novou doplňkovou službu k řešení EDI ORION. Jedná se o chytrého agenta pro sledování příjmu dodávek, který plní funkci rozdílové zprávy.

Agent je určen pro zákazníky, jejichž ERP systém neumožňuje automaticky zpracovávat avízo o příjmu zboží od odběratele (zpráva RECADV) a musí tyto údaje porovnávat s dodacím listem manuálně.

Řešení EDI ORION tak, jako jediné EDI řešení na trhu, umožňuje jeho uživatelům usnadnit procesy spojené s dodávkami zboží a jednoduše a rychle vystavovat elektronické faktury s jistotou správných údajů.

Dodavatelům využití agenta pro sledování příjmu dodávek umožňuje rychle odhalit rozdíly vzniklé při předání zboží (např. nenahlášené ztráty, krádeže apod.) a bez prodlení je začít řešit.

Okamžitá reakce pak má bezpochyby větší pravděpodobnost dopátrání se vzniku nesrovnalostí, než jejich řešení až při samotné reklamaci faktury, které může probíhat se zpožděním v řádu týdnu, eventuálně měsíců.

EDI komunikace spojená s dodáním zboží a následnou fakturací

Vedle objednávek (ORDERS) a faktur (INVOIC) má již celá řada obchodních řetězců zavedenu elektronickou výměnu avíz dodacích listů (DESADV) a avízo příjmu zboží (RECADV) se svými dodavateli.

V praxi pak celý postup vypadá tak, že dodavatel naplánuje dle požadavků odběratele závoz a informuje jej o tom, co přesně a kdy mu dodá, avízem dodávky (DESADV). Při nebo po fyzickém příjmu si odběratel do svého systému zavede informaci o přijatém zboží (tzv. příjemku) a o této informaci pošle dodavateli zprávu formou avíza o příjmu zboží (RECADV).

Odběratel (nejčastěji obchodní řetězec) zpravidla vyžaduje, aby následná faktura dodavatele odpovídala avízu o příjmu zboží. Dodavatel by při vystavování faktury tedy měl vycházet z údajů, které jsou v tomto avízu obsaženy.

Dodavatel má ve svém informačním systému informace o dodávce zboží, kterou zaslal odběrateli a upozornil jej o tomto závozu zprávou DESADV. Aby mohl vystavit fakturu / poslat zprávu INVOIC, musí zkontrolovat, zda tyto údaje souhlasí s údaji o přijetí zboží odběratelem, které jsou uvedené na příjemce.

V opačném případě se vystavuje riziku, že údaje na faktuře nebudou odpovídat skutečně přijatému zboží odběratelem a následně dojde k reklamaci vystavené faktury a pozdržení přijetí platby.

Manuální kontrolování dokladů před samotnou fakturací je minulostí

Většina informačních systémů umí pracovat s příjemkou na vlastním skladě, ale nemá proces na práci s potvrzením příjmu u vlastní výdejky a nejsou schopny tedy automaticky zpracovat avízo o přijetí zboží (zprávu RECADV).

Z tohoto důvodu je v praxi kontrola údajů na příjemce a dodacím listu prováděna manuálně, což je obvykle poměrně pracné a administrativně náročné (nutnost dohledat doklady, porovnat je), obzvláště při větším počtu položek na dodacím listu nebo při větším počtu dodávek za relativně krátké časové období.

Chytrý agent pro sledování příjmu dodávek vyvinutý společnosti CCV Informační systémy provádí komplexní porovnání údajů na dodacím listu a příjemce a porovnává rovněž údaje z příjemky s údaji o objednaném množství. Výsledky těchto porovnání jsou zpracovány v rozdílové zprávě.

Rozdílová zpráva obsahuje ke každé položce výsledek porovnání, včetně vyčíslení vzniklého rozdílu. Pro větší přehlednost jsou výsledky barevně odlišeny (zelené položky jsou v pořádku, červené chybně).

Ka každé rozdílové zprávě vzniká v konsolidačním centru ORION® avízo, kterých je několik typů v závislosti na výsledku porovnání dokladů vztahujících se k obchodnímu případu:

• zpráva bez rozdílu (údaje na straně dodavatele i odběratele souhlasí)
• zpráva s rozdílem (agent nalezl rozdíl, avízo obsahuje výpis rozdílných řádků)
• zpráva bez reference (k avízu o příjmu zboží nebylo nalezeno odpovídající avízo dodacího listu)

Uživatelé si mohou pro každý typ avíza nastavit různé parametry pro jejich zasílání, např. nechat si zasílat pouze avíza o zprávách s rozdílem.

Rychlejší fakturace, snížení počtu dobropisů a logistických reklamací

Informace z rozdílové zprávy umožňují dodavateli vystavit okamžitě bez jakékoliv další práce fakturu s jistotou správných údajů, které jsou na ní uvedeny. Celý proces fakturace se tímto zjednodušuje a zrychluje, což má v konečném důsledku pozitivní vliv na cash flow podniku.

Podle CCV Informační systémy jsou dalšími přínosy této služby také snížení počtu dobropisů a tzv. logistických reklamaci (chybné množství, špatné balení, označení apod.), což má pozitivní vliv na vzájemnou spolupráci partnerů, která se obvykle díky těmto událostem zhoršuje.

Jaká je situace ve Vašem podniku? Provádíte porovnávání údajů na dodacím listu a dokladu o přijetí zboží od odběratele? Jaký je Váš počet vystavených dobropisů? Kolik peněz máte v logistických reklamacích?

Více informací o této službě naleznete na stránkách společnosti CCV Informační systémy.