V létě roku 2011 realizovala organizace GS1 Czech Republic průzkum aktuálního stavu implementace zpráv DESADV / RECADV mezi svými uživateli – dodavateli do obchodních řetězců. Vyplynulo z něj, že nejvýznamnějším benefitem, který uvedené zprávy poskytují, je zrychlení procesu příjmu a zpřesnění fakturace. Dalšími výhodami pak jsou usnadnění příjmu produktů pro jednotlivá prodejní místa a omezení možnosti vzniku chyby v této části distribučního řetězce.
DESADV / RECADV a obchodní řetězce v ČR
Obchodní organizace mají v případě nasazení elektronického dodacího listu (zprávy DESADV) údaje o přijímaných produktech ve svém informačním systému dříve, než dodávka fyzicky dorazí na místo určení. Vzhledem k tomu se mohou na příjem dodávky náležitě připravit a zajistit tak její plynulejší příjem na jednotlivá prodejní místa. Ačkoliv je stále pro některé obchodní řetězce nyní prioritou dokončení stávajících projektů zaměřených na elektronické objednávání a fakturace, deklarovaly v rámci průzkumu jednoznačně svůj zájem na zvyšování počtu dodavatelů, kteří jsou schopni elektronické dodací listy komunikovat. Z toho pro dodavatele jednoznačně vyplývá, že elektronický dodací list je další EDI zprávou, které je nutné věnovat zvýšenou pozornost.
Mezi důležitými body průzkumu mezi obchodními řetězci je uvedeno též zpřesnění fakturace, jakožto významného benefitu zavedení kombinace dodacího listu DESADV s příjemkou RECADV. Ke zpřesnění fakturace může dojít za předpokladu, že dodavatel z procesního pohledu fakturuje až na základě potvrzení příjmu zboží odběratelem. To předpokládá správnou komunikaci zprávy RECADV obchodním řetězcem a její implementaci na straně dodavatele. Obchodní organizace by tedy měly v souvislosti s nasazením elektronických dodacích listů počítat i s komunikací elektronické příjemky.
Benefity plynoucí z elektronické výměny dat jsou viditelnější spíše z pohledu příjemce zprávy a právě díky tomu představuje na první pohled zpráva RECADV pro dodavatele podobně jako známá zpráva ORDERS nesrovnatelně větší přínos než elektronický dodací list DESADV. Pro snížení administrativních nároků, zvýšení celkové efektivity a dosažení synergie v rámci dodavatelsko-odběratelských vztahů je však výhodnější vytvářet elektronickou příjemku na základě elektronického dodacího listu. Správnou implementací zpráv DESADV / RECADV je uzavřen základní set elektronických zpráv v oblasti maloobchodu. Na základě elektronické objednávky ORDERS je vytvořen elektronický dodací list DESADV, na který po kontrole příjmu zboží odběratel odpoví elektronickou příjemkou RECADV, na základě které dodavatel vystaví elektronickou fakturu INVOIC. Uzavřením tohoto základního okruhu elektronických zpráv dojde k významnému zrychlení a zjednodušení administrativy související s každodenními, rutinními procesy v oblasti intenzivní distribuce maloobchodních produktů.
DESADV již podporuje 12 partnerů
Elektronický dodací list slouží k přenášení informace o odeslání zboží dodavatelem. Tato zpráva představuje významný benefit pro příjemce, který zprávu DESADV automaticky zpracovává ve svém informačním systému. Tím pádem předem disponuje údaji o produktech, které budou dodány a má možnost připravit včas podmínky pro příjem zboží a kontrolu na bázi údajů, které dodavatel poskytnul elektronickou cestou. Počet partnerů, který dodavatelé uvádí v současné době, koresponduje s tlakem obchodních řetězců na zavedení zprávy DESADV. Oproti roku 2008, kdy bylo možno využívat DESADV s méně než 5 obchodními řetězci, v roce 2011 stoupnul jejich počet na 12. Z grafu je vidět prakticky rovnoměrné rozprostření mezi jedním až čtyřmi partnery.
Motivace pro zavedení zprávy DESADV
Zavedení elektronického dodacího listu přináší řadu výhod, které se projeví přímo na straně odběratele a nepřímo i na straně dodavatele. V rámci studie bylo identifikováno několik výhod, které z pohledu dodavatele hovoří ve prospěch zavedení zprávy DESADV. 11 % respondentů z řad dodavatelů uvádí, že v důsledku zavedení zprávy DESADV dochází k redukci administrativní náročnosti související s dodáním zboží příjemci. 8 % dodavatelů oproti 15 % v r. 2008 uvádí jako benefit také redukci chybovosti při dodání zboží. Zde se dá říci, že praktické zkušenosti vedly firmy k poznání, že teprve kvalitní kmenová data mohou být úsporou. Také se snížil počet dodavatelů (15% nyní, 21% v r. 2008), kteří považují za důvod k zavedení zprávy DESADV zrychlení příjmu zboží u příjemce. Vzhledem k tomu, že benefity ze zavedení zprávy DESADV jsou na první pohled patrné spíše u příjemce zboží, není překvapením, že největší procentuální podíl respondentů uvádí jako důvod zavedení zprávy DESADV právě požadavek příjemce.
Zdroj: Studie implementace zpráv DESADV / RECADV, GS1 Czech RepublicElektronická příjemka pro zpřesnění a zrychlení fakturace
Elektronická příjemka (zpráva RECADV) slouží k potvrzení příjmu zboží odběratelem a dodavateli (odesílateli zboží) umožňuje získat ihned informaci o úspěšnosti příjmu zboží a případně upravit obsah faktury na základě rozdílů zjištěných při příjmu. Díky tomu může dodavatel výrazně urychlit proces fakturace, což může v konečném důsledku významnou měrou přispět ke zkrácení doby potřebné k provedení finančního vyrovnání. Vzhledem k zájmu obchodních řetězců na zkvalitnění procesu elektronické fakturace jsou, podle společnosti GS1 Czech, vytvořeny podmínky pro další růst počtu partnerů využívajících elektronickou příjemku..
V roce 2008 předpokládal každý obchodní řetězec odesílání zprávy RECADV. Bohužel se ukázalo, že většina systémů dodavatelů na to není připravena a tak od tohoto pravidelného odesílání řetězce v roce 2010 upustily. Toto je příležitost, kde právě důsledné zavádění standardů GS1 může pomoci celému trhu, a je třeba promoce této zprávy plošně u všech dodavatelů.
Motivace pro zavedení zprávy RECADV
Respondenti studie implementace elektronických dodacích listů a příjemek společnosti GS1 Czech Republic potvrdili, že zpráva RECADV může v budoucnu přinést řadu výhod. Zpráva RECADV bezesporu přináší mnohem rychlejší a přesnější informaci o provedeném příjmu zboží, na kterou může dodavatel okamžitě reagovat a přispět takto k významnému zkvalitnění služeb, poskytovaných odběratelům. Velmi významný podíl respondentů 33 % (oproti 31 %) uvádí, že nasazením elektronické příjemky dojde k redukci chybovosti při fakturaci. Fakturace na základě potvrzení příjmu zboží je benefitem, který organizace GS1 Czech Republic komunikuje již delší dobu jako jeden ze základních důvodů, pro nasazení kombinace zpráv DESADV / RECADV. V případě nasazení obou zpráv dojde k významnému zkrácení doby, potřebné pro výměnu informací o dodání a příjmu produktů. Navazující přesnou fakturaci na základě potvrzení příjmu zboží uvádí jako motiv pro zavedení zprávy RECADV zvýšený počet 19 % respondentů oproti 13 % v roce 2008.
Zdroj: Studie implementace zpráv DESADV / RECADV, GS1 Czech Republic
Fakturace na základě zprávy RECADV
Využívání zprávy RECADV pro podklad ve fakturaci je na vzestupu. Vyplývá to z údajů od dodavatelů, kde proti 25 % zavedení v roce 2008 bylo v roce 2011 51 %, tedy prakticky dvojnásobný vzrůst. 39 % (oproti 25 %) již na základě příjemky fakturuje plně a 12 % ji má zavedenu částečně. O zavedení elektronické fakturace do 3 let na základě potvrzení příjmu zboží uvažuje 8 % (oproti 30 %). Většina ze 41 % (oproti 45 %) respondentů, kteří uvedli, že zatím neuvažují o zavedení fakturace na základě elektronické příjemky, se potýká s technickými problémy při implementaci elektronické příjemky a provázání elektronických zpráv s firemními procesy. Je velmi pravděpodobné, že se v budoucnu počet firem, které neuvažují o zavedení fakturace na základě potvrzeného příjmu zboží, bude v souvislosti s přínosy EDI komunikace a s počtem komunikujících obchodních partnerů dále snižovat.
Zvažují společnosti zavedení elektronické příjemky (RECADV)?
Bariéry implementace EDI zpráv DESADV / RECADV
Obchodní partneři se na obou stranách potýkají s problémy, které komplikují nasazení elektronických zpráv do praxe. Ve většině případů se však nejedná o problémy technického charakteru, protože obchodní partneři zavádějící elektronické dodací listy a příjemky již disponují infrastrukturou, potřebnou pro EDI komunikaci díky předchozí implementaci elektronických objednávek nebo faktur. Nejvyšší procentuální podíl respondentů 47 % (oproti 37 %) uvádí, že je implementace zpomalena potížemi s modifikací interního informačního systému a souvisejícími vysokými náklady. Na druhé straně zmizela bariéra pro rozšíření EDI zpráv DESADV / RECADV v podobě vysokých nákladů na poskytovatele služeb – 2 % vůči 21 % v roce 2008 a vystoupila potřeba vyšší připravenosti partnerů – 20 % vůči 14 % v roce 2008.
Zdroj: Studie implementace zpráv DESADV / RECADV, GS1 Czech Republic 
