EDI konference: Jak udělat z EDI prioritu managementu?

V rámci souboru Jarních průmyslových veletrhů, které proběhly v minulém týdnu, portál EDIZone.cz jakožto mediální partner připravil doprovodný program s názvem „Elektronické doklady efektivně – trendy a návratnost využití standardů“. Ústředním tématem byla především specifika oborů, které nemají s elektronizací obchodních a logistických procesů velké zkušenosti. Zavedené technologie, jako je elektronická fakturace či komplexnější elektronická výměna strukturovaných dat (EDI), využívají omezeně, či vůbec. Lídři těchto oborů jsou si obvykle vědomi přínosů elektronizace, a proto by rádi těžili ze zkušeností retailu či automotive, kde tyto technologie již zdomácněly a jsou podmínkou úspěšného fungování odběratelsko-dodavatelského řetězce.

Program zahájil David Reichel, ředitel divize eBusiness společnosti CCV Informační systémy a vedoucí pracovní skupiny EDI při sdružení ECR, který se podělil o zkušenosti a reálné příběhy zavádění EDI jak v FMCG, tak zkušenosti z penetrace úplně nových segmentů jako jsou e-shopy či maloobchod s elektronikou. Zdůraznil především, že základní obchodní a logistické procesy jsou napříč obory víceméně shodné, standardy EDI komunikace je pokrývají a jsou tedy snadno přenositelné i do dalších oborů.

Legislativní rámec elektronických dokladů

Poradce náměstka ministra pro řízení sekce informačních a komunikačních technologií Ministerstva vnitra ČR Robert Piffl zdůraznil několik podstatných bodů týkajících se nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu tzv. eIDAS. Připomněl především blížící se termín 1. 7. 2016, kdy související ustanovení nabydou právní moci. Zároveň představil důsledky týkající se vedení účetnictví v elektronické podobě, schvalování elektronických faktur a jejich archivace či komunikace s veřejnou správou.

S legislativními doporučeními pro elektronickou fakturaci vystoupil za Národní fórum pro e-fakturaci při Hospodářské komoře ČR Petr Ondrášek ze společnosti CCV Informační systémy. Upozornil, že legislativní kontext k elektronickým dokumentům v současnosti doplňuje nový občanský zákoník z roku 2014, ale nově také nařízení eIDAS č. 910/2014 a očekávané dopady přinese také Směrnice o fakturaci při veřejných zakázkách 2014/55/EU. 

Specifika elektronizace v jednotlivých oborech

Druhý blok otevřela Šárka Šafratová, ekonomická ředitelka SWIETELSKY a zástupkyně Svazu podnikatelů ve stavebnictví v ČR, která popsala specifika a překážky elektronické fakturace ve stavebnictví, které naráží v procesech především na neustálé změny zadání (např. kvalitu použitého materiálu), množství nestrukturovaných informací (fotodokumentace, projektová dokumentace apod.) a neochotu odběratelů (většinou orgány veřejné správy) komunikovat elektronicky.

Navázal opět David Reichel se svou vizí a předpovědí vývoje v EDI komunikaci. Připomněl, že již v minulosti byly technologie spojené s EDI považovány za přežité a měly je nahradit novější technologie jako je XML či API. Mýtus vycházel z nepochopení, že EDI není spojené s žádným formátem, EDI jsou standardizovaná strukturovaná data. Došlo tak spíše k opaku, EDI si upevnilo svou pozici a jak David Reichel dodává: „EDI bude do budoucna stále silnějším pomocníkem B2B obchodování, který umožní sdílení vyčerpávajícího množství informací důležitých pro obchod a logistiku. Standardy jsou připraveny, stačí je začít využívat. Očekávám především rozvoj v oblasti kmenových dat a masové rozšíření EDI zpráv jako je DESADV (avízo dodávky) či ORDRSP (potvrzení objednávky).“ 

V závěrečném bloku vysvětlil Petr Ondrášek, jakým způsobem je možné využít auditní stopu pro zajištění  věrohodnosti původu faktur, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost od okamžiku jejich vystavení až do konce doby archivace. Na něj navázal Adam Šoukal s představením služby Instantní platba, která auditní stopu využívá spolu s EDI komunikací pro efektivní provozní financování podniků, kterým nevyhovují dlouhé splatnosti jejich faktur.

Konferenci ukončila panelová diskuse, při které místy zcela odlišné zkušenosti sdíleli jak zástupce retailu, jmenovitě Václav Kulhánek ze společnosti Globus, tak již zmiňovaná Šárka Šafratová za obor stavebnictví. Další zajímavou reflexi přinesl do diskuse Pavel Koenig ze společnosti AIMTEC, která poskytuje služby především v automotive. Sestavu panelistů uzavřel David Reichel, který má s elektronizací procesů téměř dvacetileté zkušenosti.

Co je největší vnímanou překážkou zavedení EDI?

Podle krátkého dotazníku, který účastníci konference měli možnost vyplnit, pracuje zhruba polovina zúčastněných ve společnostech, které EDI či alespoň elektronickou fakturaci využívají. Zajímavý byl poté pohled na důvody a překážky, které návštěvníci vnímají na českém trhu, a které podle jejich názoru brání využívání elektronických dokladů a elektronické výměny dat.

 
Například to, že stále hodně zaměstnanců trvá na papírových dokladech, potvrdila v panelové diskusi Šárka Šafratová a podělila se o malý trik, který se v jejich společnosti osvědčil. Tisk elektronických dokladů mají zaměstnanci povolený, všem je ale zdůrazňováno, že je monitorovaný. Toto jednoduché opatření prý náklady na tisk výrazně snížilo.  

Letošního ročníku veletrhů se zúčastnilo 202 vystavovatelů. Vv rámci souboru se uskutečnily veletrhy FOR INDUSTRY, FOR ENERGO, FOR LOGISTIC, FOR 3D, FOR INFOSYS. Souběžně v areálu probíhal také veletrh REKLAMA/POLYGRAF. Obě akce přilákaly téměř 14 tisíc návštěvníků. Fotogalerii z veletrhu si můžete prohlédnout zde.

-chv-