Tuzemský COOP MORAVA úspěšně čelí konkurenci zahraničních řetězců s podporou systému a EDI

Moravská nákupní centrála COOP MORAVA je členem skupiny COOP a zajišťuje integrovaný nákup potravinářského i nepotravinářského zboží do velkoobchodních skladů a prodejen jednotlivých družstev. Na vysoce konkurenčním trhu pomáhá k úspěchu COOP MORAVA také pokročilé využívání EDI komunikace a rozsáhlý podnikový systém, který je pilířem automatizace procesů společnosti, jak nám v rozhovoru prozradil Josef Čep, jednatel a ředitel společnosti COOP MORAVA. Vedle zkušeností a názorů na rozvoj systému jsme se také ptali, proč se přednostně soustředit na regionální dodavatele.

Pane řediteli, čím to, že se silněji zaměřujete právě na lokální dodavatele?

Je dobré si uvědomit, že česká a moravská spotřební družstva se svou velkou tradicí podnikání, která trvá více než 150 let, vystupují jako nejsilnější podnikatelské seskupení na tuzemském vnitřním trhu. Prodejny COOP se obecně zaměřují na vysoký standard poskytovaných služeb a zajištění co nejvyšší bezpečnosti prodávaných potravin ve snaze zůstat nablízku především našemu zákazníkovi. Spotřební družstva mají většinu prodejen v menších městech a obcích, a proto jsou českým zákazníkům blíž než ostatní řetězce. To vše ale nese zvýšený tlak na výměnu informací.

Co z Vašeho pohledu znamená pro moderní obchodní společnost využití podpory informačního systému a EDI komunikace?

Naše Jednoty dlouhodobě úspěšně konkurují silnému tlaku zahraničních řetězců. Český obchod by byl zřejmě dávno mimo hru, nebýt schopnosti spolupráce našich družstev podpořené efektivní obchodní a logistickou podporou. Představa, že bychom se v tomto úsilí nemohli opřít o silný a našim procesům upravený podnikový systém, je dnes již nemyslitelná. Naší podnikatelskou filozofií je vytváření co nejlepších podmínek pro plnohodnotné postavení členů spotřebních družstev v dynamicky se rozvíjejícím obchodování, proto informační systém musí také efektivně komunikovat s jednotlivými družstvy. Specifikem naší práce je velká potřeba správných informací ve správném čase k zajišťování integrovaného nákupu potravinářského, drogistického a jiného nepotravinářského zboží a dodávek do velkoobchodních skladů a více než tisícovky prodejen našich moravských družstev.

V čem bylo pro COOP MORAVA nasazení Vašeho podnikového systému přínosné?

Firma potřebuje držet kormidlo obchodu pevně v ruce, nakupujeme zboží pro 16 moravských spotřebních družstev, takže podnikový ERP systém nám musí dávat podporu ve schopnosti pružně reagovat na požadavky odběratelů. Dříve jsme měli potíže s kontrolou cen, řízením objemů objednávaného zboží, či velmi pracnou a pomalou likvidací desítek tisíc faktur. Po nasazení našeho systému došlo ke snížení stavu pohledávek o 30%, zlevnění komunikace uvnitř obchodního řetězce, snížení nákladů na odeslání a evidenci objednávek k dodavateli, zrychlení přefakturace díky příjmu dokladů od dodavatele prostřednictvím standardní EDI komunikace a v neposlední řadě máme také kvalitnější informace o zboží a cenách. Jde tedy o rozsáhlou informační agendu, která je elektronizována v našem systému a umožňuje efektivní řízení objednávkového procesu.

Jaké specifické požadavky na systém bylo třeba vyřešit?

Bezpochyby jde o oblast elektronické výměny obchodních dokladů s našimi dodavateli prostřednictvím technologie ORION EDI a následná elektronická výměna faktur s družstvy, protože COOP MORAVA neměl pro tento perspektivní způsob zpracování dat připraveno vlastní integrované řešení. Jedním ze základních požadavků také zavedení kontroly číselníku zboží, které snížilo náklady na jeho údržbu, snížilo počet chyb v něm a tím i zrychlilo objednávání a fakturaci. Dalším požadavkem bylo zprovoznění automatických importů ceníků od dodavatele, což snižuje náklady na jejich pořízení. A konečně systém musel umožňovat sdílení interních informací, prostřednictvím našeho extranetového portálu. Celý systém na platformě Microsoft Dynamics ERP je dodavatelem CCV Informační systémy tedy rozvíjen na míru našim potřebám. Řešení je složeno ze čtyř provázaných aplikací, kde je samotný ERP systém napojen nejen na ORION EDI, ale také na webový portál a náš objednávkový systém iCOOP. CCV Informační systémy tuto nadstavbu dodávaného ERP systému naprogramovali jako internetovou aplikaci skládající se z několika modulů, které jsou dostupné uživatelům podle úrovně jejich práv přidělovaných správcem aplikace.

Jaká je primární úloha podnikového systému ve Vaší firmě? Je to potřeba zvládnout vysoké datové nároky?

Datové nároky jsou snad poměrně vysoké, ale zátěž je rozložena, navíc pravidelně s Microsoftem přecházíme na vyšší verze ERP systému. Celé řešení díky své modularitě i schopnosti rozvoje plně pokrývá požadavky jak ve funkčnosti, tak i v reálných objemech zpracovávaných dat. Díky propojení s objednávkovým systémem iCOOP v něm můžeme zpracovávat specifické úlohy nad objednávkami, EDI komunikací či ceníky dodavatelů, máme propracovaný systém avíz i přehledy závazků a plateb, které má přes iCOOP každý odběratel k dispozici. Tvrdím, že se systém stal pilířem automatizace všech procesů společnosti. Proto je i nadále rozvíjen pro potřeby dosažení dalších stupňů automatizace procesů a moderního finančního řízení společnosti.

Jaké jsou plány ohledně dalšího rozvoje?

Naše očekávání jsou v tomto směru vysoká a jsme si plně vědomi toho, že potřebujeme podporu technologií, které půjdou ruku v ruce s dalšími projekty. Důležitá je pro nás oblast dalšího rozvoje controllingových nástrojů s cílem zpřístupnění nákupních či prodejních analýz našim družstvům. V dalším rozvoji kromě kompletní elektronizace letákových akcí rozšíříme systém také o nové logistické zprávy jako vratka, avíza dodávek a příjmu pro další urychlení likvidace faktur či dobropisů a další zefektivnění komunikace s našimi partnery.

Zdroj: Rozhovor s Josefem Čepem pro Magazín BIZ

• Případová studie ze společnosti COOP Morava je ke stažení zde.