Outsourcing držíme ve vlastních rukou

Jiří Moravec je vedoucím IT v družstvu COOP Centrum v Praze. Časopisu Reseller Magazine poskytl prostřednictvím zajímavého rozhovoru informace nejen o společnosti a jejím IT, ale také o tom, od koho nakupují, jak vybírají partnery či jakou roli hraje ve firmě právě IT. A řeč samozřejmě přišla i na EDI.

Představil byste na úvod vaši společnost?

Družstvo COOP Centrum je nákupní centrálou spotřebních družstev. Systém spotřebních družstev představuje počtem prodejen největší obchodní řetězec u nás. COOP Centrum nakupuje pro téměř 2 000 prodejen a velkoobchodů v Čechách a v menší míře i na Moravě (tam působí COOP Morava). Roční obrat, uskutečněný přes COOP Centrum, se pohybuje kolem osmi až devíti miliard korun. Jednotlivá spotřební družstva jsou po technologické stránce na různé úrovni, ale velká část z nich představuje moderní dynamické podniky. Pro některé je to asi překvapením, protože mnozí si spojují označení Jednota s něčím starým, přežívajícím z dob minulých. Vedle malých vesnických prodejen existují i mnohem větší provozovny včetně supermarketů. Tvoří řetězce Tip, Tuty, Terno a další. Předmětem obchodu jsou zejména potraviny a drogistické zboží. Pro úplnost musím zmínit také stavebniny, ale z hlediska celkového obratu jsou nevýznamné. Počet dodavatelů COOP Centra tvoří několik stovek výrobců či obchodních firem, z nichž více než 300 je možné označit za významné a stálé. Vlastní nákupní centrála, COOP Centrum, není nijak rozsáhlá či velká organizace. Její vývoj je však hodně dynamický, zvláště v poslední době. Nastal totiž velký rozvoj marketingu a všech aktivit, které s tím souvisejí. Před několika lety se hovořilo o COOP Centru tak trochu žertem, jako o továrně na faktury. Na druhou stranu to byl ale docela výstižný popis. Každý rok se přijme a zaúčtuje kolem 350 000 faktur a jejich stejné množství se následně vystaví na jednotlivá spotřební družstva. Počet fakturantek daleko převyšoval počet ostatních pracovníků. Dnes výrazně převažují pracovníci obchodního útvaru, marketingu či správy řetězců. Zpracování faktur, kterých je spíše více než méně, je dnes téměř všechno zabezpečeno elektronickou fakturací.

Jakou roli hraje ve vaší společnosti IT?

Zcela zásadní. Informační systém COOP Centra tvoří uzel, kterým protékají objednávky, faktury, dodací listy a další zprávy ve formátu EDI mezi několika stovkami dodavatelů a obchodujícími členskými družstvy COOP Centra. Význam IT pro organizaci dokumentuje i trvalá a mimořádná pozornost představenstva COOP Centra i generálního ředitele.

Můžete popsat svou roli při zajišťování služeb IT?

Vedle přípravy návrhů a tvorby koncepce se podílím na projednávání obchodních podmínek se stávajícími nebo budoucími dodavateli služeb či dodávek IT. Podstatná část mé práce spočívá právě v koordinaci činností těchto dodavatelů. Některé dlouhodobé projekty jsou již vykonávány a rozvíjeny obchodním útvarem, konkrétně Správou obchodního portálu a číselníků, která se tohoto úkolu zhostila velmi dobře. Mnohé styčné body zůstávají. Od samotného počátku zavádění EDI komunikace se stále věnuji především EDI fakturaci. Někdy dojde i na podporu uživatelů a řešení jejich drobných problémů.

Přiblížil byste čtenářům složitost vašeho IT?

Složitost je relativní pojem. Specifika našeho IT vyplývají zejména z celosystémových projektů, jako jsou elektronické objednávky, číselníky, katalogy, elektronické faktury a dodací listy. Složitost může spočívat ve skutečnosti, že tyto projekty byly uskutečněny nezávisle na sobě, různými dodavateli a v různé době. Mohlo by se zdát, že je to určitý handicap, ale naučili jsme se využívat všechny přednosti, které z toho naopak vyplývají. Jednotlivé oblasti jsou pokryty dodavateli, kteří jsou mistry právě ve svém oboru. Koordinovat tyto činnosti není příliš složité. Komplexní výměna za jeden systém se stále jeví jako neefektivní a samoúčelná. Zvolili jsme cestu postupné integrace. Jádro interního informačního systému tvoří produkt firmy SW Slezan ISOP – COOP. Dodavatel byl vybrán z tříkolového výběrového řízení z dvaadvaceti firem. Od dob svého vzniku ve druhé polovině devadesátých let prodělal několik zásadních inovací. Jde v podstatě o proprietární IS vytvořený pro COOP Centrum a ve spolupráci s ním. Během mnoha let byla několikrát diskutována výměna i tohoto interního IS, ale vždy ten náš vyšel ve srovnání s jinými produkty vítězně. Především jako robustní a spolehlivý nástroj pro přefakturaci a plnou kompatibilitu s fakturací v EDI. Musím podtrhnout velké zásluhy SW Slezanu na zvládnutí a další rozvoj EDI fakturace. Tento účetní a fakturační systém pracuje s databází IBM Informix a na operačním systému Suse Linux Enterprise 10. Interní část informačního systému, čímž myslím vše, co je přímo zde na COOP Centru, je spravována firmou Rekonix a je, nejen dle mého názoru, na slušné úrovni. Vyjmenuji jenom IBM Lotus Notes, zálohování IBM Tivoli, virtualizace VMware atd., a jako zajímavost na pracovních stanicích např. Audit Pro.
Servery pro komunikaci v EDI jsou dedikovány mimo COOP Centrum, na jiném místě v Praze a jsou outsourcovány firmou Editel. Servery umožňují plynulý přechod na záložní systém. Několik serverů, které slouží objednávkovému systému, je pro změnu v Ostravě a jsou outsourcovány firmou AutoCont CZ.

Chod IT zajišťujete vlastními silami, nebo i nákupem služeb od externích firem? Mají u vás šanci i lokální dodavatelé?

Především využíváme outsourcingu. Týká se to nejen interní části IS umístěné v sídle COOP Centra (od serverů po pracovní stanice), ale i dislokovaných serverů, které se vztahují jak k objednávkovému systému, tak ke komunikaci EDI. Z povahy činnosti naší centrály vyplývá, že přednost mají větší zavedené firmy. Pokud budu hovořit v širších souvislostech, tak naše členská družstva, která jsou samostatnými právními subjekty, mají své dodavatele informačních technologií. Do toho jim samozřejmě nemůžeme mluvit, i když by pro nás bylo jednodušší spolupracovat s jedním dodavatelem. Spolupráce, vzhledem k celosystémovým projektům (např. v oblasti komunikace v EDI), je samozřejmě nutná a musím potvrdit, že je na vysoké úrovni. Zmíním PORS Chrudim, PVA či Inforis.

Jak vybíráte partnera pro dodávky IT?

Partnera vybíráme podle finanční náročnosti. Běžné nákupy spotřebního materiálu a opravy řešíme operativně, prostřednictvím stálých a prověřených dodavatelů. O větších nákupech či opravách rozhoduje generální ředitel, či dokonce představenstvo. Velké projekty podléhají jinému režimu. Pokud dojde k výběrovému řízení, rozhodně není formální. Obvykle je několikastupňové a poměrně náročné i na nás jako zadavatele a následně jako posuzovatele. Nabídky se posuzují komplexně, včetně všech veřejně dostupných informací o konkrétním dodavateli. Před vlastním rozhodnutím celého představenstva bývá nabídka v předstihu podrobně posouzena i za účasti několika pověřených členů představenstva, tzv. Řídicího výboru pro IT. Jsou to náročná jednání, která se týkají jak zmíněných celosystémových projektů, tak i vlastní infrastruktury centrály. Nedopouštíme se žádných módních výstřelků, ale dbáme, aby nevznikl technologický dluh. Někdy je nutné věc obhajovat pracněji a třeba i opakovaně. V naprosté většině případů máme plnou podporu. Je tomu tak i proto, že námi předkládané návrhy jsou realistické a opodstatněné.

Spolupráce s vašimi partnery je omezena na jednorázovou dodávku, nebo je spíše dlouhodobá?

Nepřebíháme zmateně od jednoho dodavatele k druhému. Dáváme přednost dlouhodobé spolupráci s osvědčenými dodavateli. Občasné výběrové řízení ale někdy odhalí rezervy i u našich stálých dodavatelů.

Přistoupil byste na totální outsourcing, převedení vašich informačních infrastruktur do cloudu a podobně?

Outsourcing jako takový využíváme bohatě. Je tím zajištěn téměř veškerý chod našeho IS. Podílí se na něm více firem tak, jak historicky vznikaly jednotlivé projekty. Tuto činnost koordinujeme a máme pocit, že probíhající procesy držíme ve vlastních rukou. Na kolik je tento pocit oprávněný, je však otázkou. Protože se činnosti firem v mnoha oblastech dotýkají, či na sebe navazují, vzniká zcela přirozená vzájemná kontrola. To je pro nás jako pro uživatele a zákazníky velmi cenný vedlejší produkt. Tento efekt by asi u totálního outsourcingu odpadl. Převedení infrastruktury a využívání cloudových služeb je velmi pravděpodobně budoucnost informační technologie, ať již se bude jmenovat takto či jinak. Pro menší firmy či jednotlivce se tím už dnes otevírají fantastické možnosti. Je to umožněno, že se komunikační možnosti stále zlepšují a stávají dostupnějšími. Dalším faktorem jsou například náklady na pořízení softwaru, z něhož pak je skutečně využíván jen zlomek. Obecně lze tyto technologie typu cloudu vítat, ale ne všechna řešení se hodí pro každého. Jsou a budou organizace, které svá data nebudou pouštět „z domu“. Předpokládám, že obchodní řetězce nebo finanční instituce budou v tomto spíše konzervativnější.

Nakupujete i přímo od výrobců, nebo od distributorů?

Prakticky vždy nakupujeme přes naše stálé partnery, kteří provádějí outsourcing nebo poskytují servisní služby.

Prozradil o sobě Jaký používáte počítač? Používám HP. Znáte kapacitu svého disku? Nejsem si jist, ale pravděpodobně mám dvakrát 500 GB. Znáte kapacitu paměti? To bude také standardní paměť, takže asi 2 GB. Jaký používáte webový prohlížeč? Firefox, na některé aplikace však používám Operu.

***

Oblíbený telefon? Nokia, BlackBerry. Oblíbená značka automobilu? Oblíbená značka je u mě ta, kterou používám. Aktuálně je to služební vůz Citroën Berlingo, pro soukromé účely mám Škodu Octavii. Raději mám ale Berlingo, protože jsem praktický člověk a právě tímto automobilem odvezu odkudkoli kamkoli vše, co potřebuji. Oblíbený nápoj? Z piva je to dobrá plzeňská dvanáctka, a pokud jde o víno, tak Moravský muškát. Oblíbené jídlo? Mám rád skoro všechno, ale pokud je v nabídce například losos, pak mu dávám přednost. Oblíbený sport? Volnějším tempem kolo a běžky. Hudba, případně hudební skupina? Nejsem vybíravý a nerozlišuji to. Ale možná bych raději volil jazz nebo něco podobného. Něco neoblíbeného? Nemám rád nemoci, ale to asi každý.

Autor: Andrea Badová, Reseller Magazine