EDI je dnes dostupné pro všechny, říká David Reichel

Dávno pryč jsou doby, kdy armády zaměstnanců v podnikových účtárnách přijímaly, zpracovávaly a znovu odesílaly objednávky a faktury na všechny strany. Dnes zcela logicky vítězí počítačové zpracování a přenosy dat. Kdo nemá EDI, není „in“. „Přitom tento systém je vcelku jednoduchý a jeho největší výhodou je, že může být dostupný prakticky pro všechny,“ říká v rozhovoru pro list Podnikatel David Reichel z firmy CCV Informační systémy, která patří v Česku k lídrům v oblasti informačních systémů.

Než se pustíme do debaty o EDI, zkuste prosím nejprve nastínit, v čem vlastně tento systém spočívá?

Elektronická výměna dat (z anglického Electronic Data Interchange – pozn. autora) , nebo možná výstižněji dokumentů, zajišťuje komplexně přenos dokladů mezi informačními systémy obchodních partnerů. Lze si to popsat na jednoduchém příkladu. Odběratel, třeba prodejna potravin, vystaví objednávku na svého dodavatele, kterým může být například výrobce potravin. V dnešní době objednávku zadá ve svém informačním systému, aby věděl, co objednal a na kdy objednávku pořídil. Pro úplnost dodám, že objednávku často tvoří velmi jednoduše nebo dokonce automaticky, na základě stavu skladů, minimální zásoby, predikce prodeje apod. Dodavatel objednávku přijme a potřebuje s údaji objednávky také pracovat a dostat je do svého informačního systému. Aby informaci nemusel ručně přepisovat z "klasické" čitelné objednávky, která může přijít faxem nebo mailem, použije technologii elektronického přenosu dokumentů, která zajistí, že se mu v systému vytvoří přijatá objednávka automaticky, z elektronického dokumentu, který mu zaslal jeho odběratel. EDI zajistí přenos a představuje tedy spolehlivého, bezpečného a efektivního „pošťáka“. Díky standardům pak EDI umožní i to, aby si systémy navzájem rozuměly.

V čem vidíte největší výhody elektronické výměny dat obecně?

Zopakuji to, co nejčastěji vyzdvihují naši zákazníci a co je ověřeno praxí. Při příjmu dokladu je to zejména redukce lidské chyby, takže se zamezí překlepům a podobným chybám. Dále je to rychlost zpracování dat, kdy lze se stejným počtem pracovníků zpracovávat mnohem více dokumentů. U velkých firem je např. příjem objednávek přes EDI klíčový, protože jinak by pořízení stovek až tisíců dokumentů během pár dopoledních hodin znamenalo mít mnoho pracovníků, kteří by objednávky ručně pořizovali. Nelze opomenout také rychlé a jednoduché zapojování partnerů, kteří standard využívají. U vystavení dokladů pak je největší výhodou jednoduchost a kvalita doručení dokumentu. A pokud elektronický dokument nahrazuje např. papírovou fakturu, tak jsou to také úspory na poštovném. Další z významných a někdy zapomínaných výhod standardu EDI je jeho procesní zaměření. EDI neřeší jen jednu oblast, ale dává odpověď na vyřešení celého procesu obchodní spolupráce, počínaje informací o subjektech, nabízeného zboží, poptávky a nabídky. Nesmíme zapomínat, že samotný standard je velmi široký a obsahuje více než 100 typů dokumentů!

Lze určit, v kterých oborech má větší uplatnění a kde menší? Proč tomu tak je? A jsou i obory či firmy, kde se zavedení a provozování EDI nevyplatí?

EDI je obecně výhodné v oblastech, kde je velký počet odběratelů a dodavatelů, mezi kterými je velká frekvence transakcí. Typickým příkladem je oblast retailu, kde je na jedné straně skupina obchodních řetězců, aliancí a velkoobchodů a na straně druhé velká skupina dodavatelů, která všem těmto odběratelům dodává. Dále se pak využívá v oblastech, kde je z nějakého důvodu vyžadována vysoká míra standardizace, a kde lapidárně řečeno, není prostor na experimenty. Příkladem může být automobilový průmysl, kde EDI umožňuje rychlý přenos informací, které jsou potřebné pro JIT zásobování, nezbytné pro zajištění plynulé výroby.

Jak si stojí Česká republika v míře využívání těchto aplikací?

V našich podmínkách je proti "západu" míra využití EDI stále nízká. Bylo tady prosazeno hlavně zvenku, ať už příchodem nadnárodních obchodních řetězců nebo automobilek. Tam, kde už však EDI funguje, vidí jeho přínosy i ostatní subjekty na trhu a začínají jej používat také, což jde vidět např. u obchodníků tradičních formátů, jako jsou družstva a obchodní aliance – uveďme např. COOP, ČEPOS, CBA a další. Rozšíření i v této oblasti ovšem trvalo poměrně dlouho. Jedním z důvodů byla exkluzivita EDI v počátcích 90. let, kdy na trhu dominovala skutečně nákladná řešení, vhodná jen pro velké společnosti. Tím, že v té době byla míra využití nízká (ať už počtem protistran i procesů, které EDI pokrývalo), bylo EDI vnímáno jako nákladné a neefektivní. Tyto bariéry už padly, nicméně stále se setkávám s tím, že jsou mylně opakovány, obvykle s příchodem nějaké "nové" technologie přenosů dokumentů. Obvykle se však zapomíná na to, že EDI je o principu a není o konkrétní technické normě. Technologie se stále vyvíjejí, ale procesy, na které je EDI zaměřeno, zůstávají a ukazuje se, že je chyba, když se zbrkle vymění technologie a zapomene se na to, co je za ní – tedy obchodní procesy, zvyklosti, ale také omezení a obchodní praxe.

Jakým způsobem se dají vyčíslit úspory při zavedení těchto systémů?

Velmi významnou úsporou je rychlost zpracování dat. Automatizace pořízení dat umožňuje jejich rychlé a bezchybné zpracování, a to s minimálními lidskými zdroji. Úspora papíru je samozřejmě také zajímavá, např. u elektronické fakturace, kde je jedním z parametrů, který ukazuje návratnost vložených prostředků. Celkové úspory jsou však ve skutečnosti mnohem vyšší.  Když zákazníci počítají návratnost řešení pro elektronickou fakturaci, uvádí mnohem více dalších nákladů, jako je tisk, ve spojitosti s balením faktur pak třídění, vážení a frankování, odeslání a další. Sekundárním efektem je pak spolehlivost doručení faktur. To vše lze také vyčíslit a dostaneme se k překvapivým nákladům, které lze uspořit. Cashflow je u e-fakturace jedním z nejsilnějších motivů, protože elektronická fakturace zajišťuje rychlejší přijetí faktury. Rychlost přijetí faktury nabude na důležitosti poté, co bude přijata novela zákona o DPH (pravděpodobně vstoupí v platnost 1.4.2011), jejíž návrh upravuje oprávnění odpočtu DPH až v období, kdy máte fyzicky doklad. Řešením, jak doklad rychle mít a zpracovat tak, abyste DPH mohli jednoduše uplatnit v měsíci, ve kterém došlo k plnění, je právě elektronická fakturace.

Rozlišujete, pro jaký typ firem je lepší software koupit a pro který je lepší outsourcing? Jaký je poměr mezi těmito dvěma možnostmi z Vaší zkušenosti?

U elektronické komunikace se často jednotlivé varianty různě prolínají. Můžete provozovat EDI na vlastním řešení, kdy si koupíte software, k němu máte odpovídající hardware a využijete specializovaného partnera jako "pošťáka". Správu všech systémů, jako jsou překladače, komunikační software, archivy dokumentů, součásti pro elektronický podpis atd. si pak zajišťujete sami. Další možnou formou zajištění EDI je přenechání správy partnerovi, který případně může mít potřebný hardware se softwarem fyzicky u sebe. Ale stále jde o váš software, který musí partner spravovat. Třetí možností je tzv. software jako služba, tedy SaaS. Zde je používáno speciální řešení poskytovatele, takže ve skutečnosti nemáte svůj software a nepotřebujete ani svůj hardware. Provoz EDI řešení ve formě SaaS pak dostává zcela jiný rozměr a umožňuje EDI poskytovateli efektivněji provádět správu a údržbu, což má příznivý vliv také na cenu služby. Určitě jsou však i oblasti, kde vlastnictví EDI nebude jen tak nahrazeno službou. Příkladem může být např. ČNB, kde asi nelze očekávat, že v tak úzce specializované oblasti proběhne přesun k modelu SaaS. Model SaaS je totiž zajímavý právě tam, kde je velký trh a velký počet klientů může dostupnou službu začít kdykoli a jednoduše používat.

Jakým způsobem je řešena bezpečnost datových toků? Firmy vám svěří citlivé údaje, jak jim zaručíte diskrétnost?

Bezpečnost dat musí být důležitou součástí každé komerční služby, která pracuje s dokumenty klientů. Myslím, že bezpečnost bude v oblasti rozvíjejícího se cloud computingu ještě hodně diskutována a nejvíce právě u veřejných a volně dostupných služeb. Náš postoj k problematice bezpečnosti je jednoduchý. Jakmile využíváte poskytovatele komplexní služby, tak z našeho pohledu získáváte partnera, se kterým máte úzký vztah, který vám řeší komplexní problematiku elektronické komunikace, včetně integrace s informačním systémem, poradenství a podporu. Vše je samozřejmě zajištěno také smluvně a v našem případě jsou případné sankce opravdu velmi přísné. Druhým pilířem je technické zabezpečení a architektura celého řešení. U nás jsme se v této oblasti inspirovali u naší divize eGovernment, která používá špičkové databázové technologie a dodává řešení pro státní správu. Uvedené technologie jsou mimochodem ve velké míře rozšířeny také v bankovnictví. Do třetice je to zabezpečení na úrovni elektronického podpisu a šifrování, které se používá u nejcitlivějších dat, jako jsou faktury.

Jaká je návratnost vynaložených investic? Od čeho se vyvíjí, na čem nejvíc záleží?

Je samozřejmě rozdíl, zda posuzujete návratnost řešení, u kterého si kupujete rozličný software a pořizujte hardware, nebo služby, kterou začnete bez investic okamžitě používat. Posouzení závisí zejména na objemu vyměňovaných dokladů, od kterého se odvíjí také náklady s výměnou spojené. Máte-li dva obchodníky, kteří mají stejný obrat, tak je samozřejmě rozdíl, zda jeden ten obrat dělá na jedné obrovské dodávce a druhý na několika tisících malých obchodních případech. Návratnost se odvíjí také od množství procesů, kterými EDI pokryjete. EDI můžete nasadit např. jen pro vyřešení bezpapírové fakturace nebo k odstranění konkrétního problému, který firmu trápí, jako jsou logistické dobropisy. Tam lze pak úspory proti stávajícímu stavu jednoduše vyčíslit. Nebo lze EDI nasadit komplexně pro zefektivnění stávajícího stavu. Tam už lze přínos samotného EDI vyčíslit hůře, protože je třeba zohlednit celou řadu dalších faktorů, nejen uvnitř společnosti ale také na trhu samotném.

U varianty SaaS a vhodném použití však je obecně návratnost mimořádně rychlá a běžně se pohybuje v jednotkách měsíců. Jednoduše řečeno, pokud začnete např. jen faktury vystavovat elektronicky, tak okamžitě s každou odeslanou fakturou šetříte.

Váš produkt EDI Orion získal loni ocenění IT produkt v oblasti informačních systémů. V čem jste trumfli konkurenci a co z toho vyplývá pro budoucnost?

Mne osobně velmi potěšilo, že odborná porota ocenila právě moderní koncept řešení, které využívá aktuální technologie, jeho základem je XML a spojuje jinak oddělené oblasti, jako jsou datové schránky, ISDOC nebo e-fakturace se světem EDI komunikace. Ocenili tak náš produkt jako moderní platformu a řešení, které zajišťuje elektronickou komunikaci nezávisle na tom, jakou technologii ta která strana používá, které je flexibilní a díky konceptu SaaS dostupné prakticky komukoliv. A právě jednoduchost a dostupnost chceme zachovat i nadále. Běžní uživatelé a firmy totiž nechtějí řešit technologie, nezajímají je stále nové a nové zkratky, které na ně ICT průmysl neustále chrlí. Potřebují dělat svůj byznys a elektronická komunikace pro ně musí být jen jednoduchý nástroj, který použijete, když jej potřebujete. Podobně jako telefon nebo auto.

Kam se bude obecně vyvíjet elektronická výměna dat? V čem se dá zlepšovat? Kde lze hledat rezervy?

Určitě lze očekávat stále větší využití elektronické komunikace i v dalších segmentech, ať již těch, kde už se používá v zahraničí, nebo ve zcela nových. Velký boom nás podle mého v roce 2011 čeká v oblasti elektronické fakturace. Jednak díky legislativním změnám, dále proto, že e-fakturace neřeší žádné komplexnější obchodní procesy a je tak velmi jednoduchá. A jak už jsem zmínil, velmi jednoduše u ní lze spočítat úspory. Rezervy stále vidím v podpoře na straně informačních systémů. Mnoho systémů má rozhraní pro komunikaci jako nadstandard nebo EDI neřeší vůbec, zde se snažíme zvyšovat povědomí o této problematice a nabízíme producentům a implementátorům poradenství a podporu. Zlepšit se však dá i povědomí u existujících uživatelů, kteří často neznají nebo neřeší nové možnosti, které elektronická komunikace přináší a umožňuje. I zde bychom rádi pomohli a podpořili osvojení si nových procesů. Důležitá je také kvalita a spolehlivost řešení. Tuto oblast obvykle řeší hlavně velké nadnárodní firmy, které vypracovávají krizové scénáře pro případy výpadků informačních systémů, datového spojení apod. Rádi bychom, aby z těchto zkušeností a poznatků mohly benefitovat také ostatní společnosti.

Zdroj: Podnikatel, autor: Jan Hrabálek