Ani současná ekonomická situace, která nutí firmy osekávat náklady, neubrala v oblasti řízení logistických firem na investiční aktivitě do technologického náskoku.

Jak vyplynulo z rozsáhlého mobilního průzkumu společnosti CCV Informační systémy, logističtí operátoři snižují zejména náklady na provoz (41%), naopak nejméně jsou postiženy náklady investičního charakteru. Za efektivní pokládají firmy investice do informačních technologií, kdy pouze desetina plánuje jejich rozsah v nejbližším roce snížit, přičemž 41% firem z oblasti logistiky dokonce uvažuje o jejich navýšení, což znamená nejen stoprocentní zhodnocení této investice, ale také připravenost na období, kdy bude realizována recesí odložená poptávka.

Nejžádanější technologií je EDI komunikace

Zajímavá zjištění přinesly odpovědi na otázku potřeb zlepšení či zavedení jednotlivých oblastí informačního systému. Nejvyšší preference oslovení manažeři firem přisuzují elektronické výměně dokumentu (EDI – Electronic Data Interchange). Například mezi potravinářskými firmami je EDI doslova každodenní oporou, plných 96% firem z oblasti potravinářství nyní využívá tohoto způsobu komunikace pro objednávky a faktury a zbývající 4% respondentů o tom uvažují.

EDI komunikace je současně také nejpreferovanější oblastí informačního systému, kterou potravinářské firmy plánují nejvíce zavést, posílit a zlepšit (67% dotázaných). Jedná se o výsledky podobného průzkumu realizovaného na konferenci Trendy v odvětví obchodu a potravinářství.

EDI štikou v logistickém rybníce

Typickým uživatelem EDI je každá organizace, která má potřebu pružně a spolehlivě (tedy „bez papírů“) komunikovat s vyšším počtem protistran, a to formou strukturovaných dat. To zahrnuje zejména elektronické objednávky, faktury, dodací listy, příjemky, ceníky, katalogy zboží, skladové pohyby, přehledy zásob a další doklady.

Mezi uživateli tak najdeme jak velké firmy s nadnárodní působností, tak drobné domácí výrobce. Prostřednictvím EDI komunikuje i Česká národní banka, celní správy či malé pekárny, jež takto denně vykazují pečivo dodané do maloobchodu

Zatímco před dvěma lety byla EDI komunikace v logistice spíše popelkou, výše uvedený průzkum jednoznačně prokázal nárůst požadavků na zavedení nebo zlepšení EDI komunikace u logistických operátorů.  Hlavním důvodem je možnost bezchybné a rychlé fakturace na základě elektronického potvrzení o příjmu zboží.

V praxi už prostřednictvím EDI řeší 72% dotázaných firem objednávky a faktury, 56% zaskladnění zboží, dodací listy a příjemky a 46% denní inventury zboží a přehledy zásob. Pouhých 8% respondentů z oblasti logistiky nemá dosud potřebu sledovat logistické procesy. Hlavním důvodem obecného rozšíření EDI komunikace je nejen její nákladová efektivita, ale v neposlední řadě využití globálních standardů zpráv, které přináší snadnost a rychlost propojení. EDI komunikace je skutečným multioborovým standardem, bez kterého si obchodování mezi výrobcem zboží, logistickou firmou a retailem už prakticky nelze představit.

„EDI komunikací u nás řešíme nejen procesy zpracování objednávek a faktur od obchodních partnerů a velkých řetězců, ale právě také výměnu dokladů s naším logistickým operátorem. Zapojení EDI komunikace do procesů logistiky nám přináší nejen úsporu nákladů, ale především výhody v podobě rychlého, spolehlivého a bezchybného zpracování a doručení partnerům,“ popisuje Karel Havlík, IT manažer společnosti Templářské sklepy.

Mezi další prioritní oblasti z hlediska informačního systémů označily logistické firmy (54%) oblast elektronické fakturace. Potravináři vyjádřili navíc zájem o systémy pro řízení skladů a zásob, tzn. Warehouse Management System (WMS), o něž stojí plných 41% dotazovaných. Logistické společnosti naproti tomu ve vysoké míře poptávají systémy pro manažerské analýzy a reporting (44%).

Praktické fungování EDI komunikace výstižně popisuje Jakub Fízeľ, ekonomický ředitel Rodinného pivovaru Bernard:

„Elektronickou výměnu objednávek a faktur používáme již jako rutinní záležitost. Nadstavbou toku našich objednávek je, že současně dochází přes EDI Orion k automatizovanému doručení objednávek podle lokalit na dvě desítky velkoskladů, které pro nás distribuci řetězcům zajišťují, tedy do elektronických přihrádek externích firem.
Svým maloobchodním partnerům pak fakturujeme exportem elektronických dokladů přímo z informačního systému Karat, tedy standardní EDI zprávou přes našeho providera CCV Informační systémy tak, aby si náš partner mohl fakturu pro její zpracování načíst automaticky. V rámci budoucího rozvoje našeho informačního systému pak připravujeme možnost zprovoznění dodacích listů standardu EDI. Z hlediska efektivity našich logistických operací to považujeme za další trvalý přínos.“

EDI snadno a levně skutečně pro každého

Existuje mnoho způsobů, jak EDI komunikaci zavést. Tím, že se jedná o otevřený standard, může si EDI komunikaci implementovat každý svépomocí. Nejsilnějším trendem je využití moderních B2B/EDI aplikace založených na internetovém rozhraní, které umožňují firmám implementovat EDI za nízké pořizovací náklady a pomáhají eliminovat pozdější náklady na údržbu a upgrady klasických konverzních produktů.

Všechny operace související s EDI komunikací, jako je překlad a přenesení zprávy, jsou totiž prováděny na straně B2B aplikace. Uživatel si pouze definuje rozhraní pro svůj systém.

Rozhraní se přitom definuje pouze jednou, připojení dalších partnerů je díky využití standardů pouze otázkou nastavení B2B aplikace. „Čím rozšířenější je standardní formát, tím plynulejší je implementační práce s klienty,“ potvrzuje David Reichel z CCV Informační systémy a dokládá příklady praxe zákazníků v domácím i zahraničním obchodování: „Nový požadavek na logistického operátora MD logistika od jejich zákazníka SPAR na evidenci obalového salda byl díky použití standardu EDI na obou stranách vyřízen prakticky okamžitě bez nutnosti úprav rozhraní komunikace. Snadné přeshraniční propojení s obchodními partnery zase jednoduše dokladuje zkušenost distributora elektroniky HP Tronic, jehož EDI komunikace byla právě díky definovanému EDI standardu ve velmi krátkém čase rozšířena o desítky dodavatelů z celého světa.“

Řízený sklad nad podnikovým systémem

Využití elektronické výměny dat však rozhodně není jedinou možností, jak pomocí informačních technologií v logistice zefektivnit svou činnost. Kardinální otázka efektivity procesů je postavena na účelném napojení do samotného podnikového informačního systému (ERP), a to nejen z hlediska spolehlivého toku dat s obchodními a logistickými partnery (EDI), ale současně s důrazem na využití nadstavbových řešení pro řízení skladů (WMS). Aby takové propojení s ERP ovšem bylo skutečně účelné, je dobré se poučit z úspěšných implementací a vyvarovat chyb, které praxe často přináší.

Už při výběru informačního systému řada firem má jasno o budoucím rozvoji směrem k řízení skladových prostor, ale přesto tuto oblast odkládá až na pozdější fázi rozvoje, což s sebou přináší řadu pozdějších problémů. Úvaha o řízení skladů by měla být patrná od začátku, aniž by omezovala výběr technickými detaily. Smysl má soustředit se na kompetenci dodavatele,dodavatel systému by měl přeložit logistickou analýzu.

Výhodou řešení integrovaného v jediném ERP systému je ucelená procesní optimalizace. Nejsou ani nutná žádná rozhraní mezi systémy, informace tak mohou být stále on-line přes celou firmu. Navíc uživatele není třeba školit na dva různé systémy. Není také třeba hlídat komunikaci mezi různými systémy. Požadovat podnikové řešení od jednoho dodavatele ovšem znamená, že prakticky je omezeno na implementační partnery dvou na trhu nejsilnějších ERP systémů, konkrétně SAP a Microsoft Dynamics. Jinou možností je naopak požadovat řešení do více dodavatelů, kde výhodou je široký výběr lokálních výrobců, ale opět platí, že účelná řešení jsou taková, která dávající přednost dodavateli používajícímu standardizované řešení, v tomto případě alespoň v oblasti mobilní terminálů.

Řízený sklad s okamžitými přínosy

Využití profesionálního řízeného skladu, kdy systém zaznamenává a řídí všechny skladové operace využívá distributor spojovacího materiálu Visimpex. Zdeněk Polášek, vedoucí skladu této společnosti říká: „Nový systém v praxi znamená, že se veškeré zboží vyskladňuje automatickou identifikací pomocí radiofrekvenčního terminálu, tedy s větší přesností. Minimalizuje omyly pracovníků a zvyšuje produktivitu práce. Naše zákazníky tak dokážeme obsloužit zase o něco rychleji a kvalitněji.“

Prakticky okamžitě po nasazení WMS řešení došlo ve Visimpexu k rapidnímu snížení chybovosti obsluhy a počtu reklamací. Podstatně vyšší přehled o zásobách navíc vede k dalšímu posílení konkurenceschopnosti firmy. Jednoznačně došlo ke zjednodušení, zrychlení i zpřesnění práce skladu a snížení vlivu lidského faktoru. Jedním z nejvýznamnějších přínosů je pak úplné odstranění papírových podkladů pro skladové pohyby zboží, a to díky využití radiofrekvenčních terminálů. Podmínkou je řádné označení zboží čitelným čárovým EAN kódem včetně šarže. Označení pro přebalení zboží (etikety) jsou nově automaticky tisknuty přímo z ERP systému. Výsledkem je eliminace chyb způsobených lidským selháním. Odpadly rovněž druhové chyby a nejrůznější opomenutí způsobená zaměstnanci skladu, navíc procesy prováděné skladníky je možné stále sledovat a vyhodnocovat v každém momentu. Systém minimalizuje reklamace, umožňuje slučování objednávek a více možností balení a optimalizuje rozložení zboží na paletě dle pevnosti obalu. Vylepšen je rovněž balící a kontrolní list, vše probíhá na úrovni jedné lokace a záznam o přebalení je v jednom formuláři od návrhu až po přesun do expedičního skladu včetně zaúčtování rozdílů do normy.

Vyčíslitelným přínosem nového systému je pak rychlost vychystání položky, která se zvýšila o více než 20%. Díky automatickému zohlednění tuhosti obalů a příslušných váhových limitů také již nedochází ke škodám vzniklým zborcením zboží na paletě. Přibyla také přehledná evidence již vyskladněného zboží v expediční zóně s informací o počtu palet a jejich  hmotnosti, která je k dispozici pro přesný a rychlý podklad pro nakládku. Tím je možno optimalizovat tonáž a velikost auta a dosáhnout úspor při distribuci zákazníkům. Přechodem na radiofrekvenční terminály došlo rovněž k úsporám nejen pokud se týká administrativní zátěže, ale i samotné obsluhy skladu. Řízený sklad totiž umožňuje příjem jedné dodávky více skladníky najednou a tedy přesouvání pracovníků dle priorit a vytížení, což s sebou přináší i zkrácení času příjmu dodávky. Nový systém umožňuje rovněž okamžité zjištění případných nesrovnalostí v průběžné inventuře nebo každodenní kontrolu stavu skladu v průběhu výdeje.

IT v logistice – dobrý sluha i pán

Hledáte-li ve vašich firemních procesech skryté (a to i velmi dobře) rezervy, je právě zavádění moderních informačních technologií tím nejlepším řešením pro jejich nalezení. Kromě úspory času a peněz můžete získat spolehlivé a kompatibilní řešení, které usnadní vaši spolupráci s obchodními partnery, zvýšení produktivity práce a snížení řady nákladů. V neposlední řadě rovněž díky zlepšenému servisu a zrychlení celé řady operací získají i vaši zákazníci – a na těch nám přece záleží ze všech nejvíc.

Radim Kamler
zdroj: časopis Moderní obchod 11/2009, strana 48 – 49, upraveno