Jak ušetřit balík přechodem na elektronické doklady

Nahrazením papírových dokladů a úpravou souvisejících činností může společnost ušetřit významnou sumu finančních prostředků a uspořit hodiny času svým zaměstnancům.

Dokumenty související s objednáváním, dodáváním zboží nebo služeb, příjmem a vystavováním faktur, dobropisů, vratek a dalších dokladů jsou dnes stále z velké části v papírové podobě, a to i u velkých společností. 

I když se podíl elektronických dokumentů zvětšuje, objevují se nové problémy související jejich zpracováním. Ať už jde o zpracování údajů či různé podoby dokladů nebo soulad s platnou legislativou.

Skenovat? OCR? Pracujte raději s daty!

Skenování a vytěžování přijatých dokumentů pomocí OCR nám pomůže zbavit se papíru. Vyžadují však kontrolu chyb při převádění údajů na text, stoprocentní správnosti dosáhneme jen velmi těžko (a draho). Přesvědčíme-li dodavatele, aby zasílali své faktury byť třeba i jen v libovolném PDF, velká většina z nich bude přímo obsahovat text. Umíme-li tento text načíst do správných kolonek podnikového systému, máme bez práce.

Více informací o zpracování dokladů získáte na školení „Přecházíme na elektronické doklady“.

Evergreen posílání a příjmu dokladů přes e-mail

Podobně, u přenosu dokladů, narážíme rovněž na pasti v efektivitě. Poslat větší množství dokladů v různých formátech automatizovaně přes e-mail, opatřit je elektronickým podpisem a dát do elektronického archivu je klíčem k úspěšnému řešení. Nemusí to dát tolik práce a z hlediska zajištění pravosti dokladů jde o neprolomitelné řešení. 

Zasílání máme vyřešeno, a co příjem? Existuje firemní adresa pro příjem elektronických faktur? Pokud ano, a to je dobře, je nasnadě se zabývat zpracováním emailů a ukládáním přijatých dokladů přímo do elektronického archivu automatickou cestou. Pokud se povede zajistit důvěryhodnou elektronickou archivaci, u soudu náš doklad nikdo nevyvrátí. Pokud takto nearchivujeme, máme v záloze ještě auditní stopu. 

Máte firemní adresu pro příjem elektronických faktur? Zjistěte jak ji efektivně využít na školení „Přecházíme na elektronické doklady“. 

Bez schvalování, evidence a archivace jen půlka užitku

I přes zpracování a přenos dokladů elektronicky se nám později mohou objevit ve firmě papíry. Objednávku je potřeba potvrdit, fakturu schválit. Bez flexibilního elektronického workflow se papírům prostě nevyhneme, a celý proces bude pomalý. 

Konečným stádiem života dokladu je pak jeho archivace. Účetní potřebují vědět přehledy a mít archiv, u kterého se budou moci spolehnout na jeho úplnost a průkaznost. 10 let je dlouhá doba a je to déle, než je platnost elektronického podpisu i časového razítka. 

Předtím jsme měli šanony, kam dávat elektronické doklady? Stejně jako u schovávání peněz pod matraci, není optimální vypalovat doklady na CDčka, nebo je ukládat na disk, který nemá profesionální zabezpečení. Jednoho dne by mohlo být všechno pryč. 

O celém procesu přechodu na elektronické doklady, dostupné technologii a související legislativě bude řeč 10. října v Praze na školení „Přecházíme na elektronické doklady“.