České firmy se topí v účtenkách: Přinesou nové předpisy změnu?

Stále více obchodníků přechází na digitální podobu účtenek a nabízí je zákazníkům přímo ve své aplikaci. Pro zákazníky, kteří nakupují pravidelně, je to často pohodlnější. Odpadá nutnost archivace fyzické účtenky. Problém nastává u pracovníků, kteří nakupují pro svou firmu. Ti musí účtenku doručit účetnímu oddělení své firmy tak, aby s ní mohli účetní dále pracovat. Což je nejčastěji v papírové podobě.

„Podle naší analýzy vycházející z podrobných dat o více než tisících malých a středních podnicích letos české firmy vygenerovaly už přes půl miliardy účtenek. U spotřebitelů, kteří často provádí menší nákupy několikrát denně, bude tento počet mnohonásobně vyšší. Řadu účtenek přitom vlastně ani nechcete, obchodník má však zákonnou povinnost vám ji vydat a firmy je potřebují k evidenci," říká Petr Herzmann, CEO Fidoo (na fotografii).

Zbytečné kopie pro firmy

A právě povinnost evidence u firem s sebou nese další problém v podobě zbytečných tun papíru navíc. „Co není zaevidované, to si firma nemůže dát do nákladů. Účtenky se navíc tisknou na speciální papír, na kterém postupem času text bledne. Typicky se tedy ve firmách účtenky kopírují na běžný papír. Pro účetní je to jednodušší než účtenky scanovat a následně upravovat. Půlmiliarda letošních firemních účtenek s sebou tak zřejmě přinesla až další půlmiliardu vytištěných kopií – 2 500 tun papíru ze 6 250 vzrostlých stromů. Pro představu, tyto papíry, slepené jeden za druhým, by téměř čtyřikrát obtočily planetu Zemi. Naskládané na sobě by zase při zanedbání tíhy vytvořily štos vysoký jako 517 katedrál svatého Víta," říká Petr Herzmann.

„Naštěstí roste počet firem, které hledají cesty, jak se kopírování účtenek vyhnout. My v rámci našeho řešení pro správu firemních výdajů nabízíme možnost papírovou účtenku vyfotit nebo nahrát tu elektronickou hned po nákupu a poslat přímo účetní i s potřebnými údaji o příslušné platbě, takže ji není třeba kopírovat. Účetní má jistotu, že účtenka už je v systému evidovaná a napárovaná s konkrétním nákupem," dodává.

S častou manipulací s účtenkami jsou navíc spojena i zdravotní rizika. K výrobě termopapíru, na který se účtenky tisknou, se využívají chemikálie bisfenoly. U některých z nich se prokázalo, že narušují hormonální systém a poškozují reprodukční schopnosti.

Pípnout QR kód a o víc se nestarat

Nové předpisy, které navrhuje ministerstvo průmyslu a obchodu, by situaci mohly změnit. Obchodníci by podle nich měli nově povinnost vydat elektronickou účtenku a papírovou účtenku by kupující dostal pouze na vyžádání. Přesná podoba návrhu je stále v jednání, diskutuje se ale o jednotném formátu a také o jednotném způsobu zasílání.

Bude ale záležet na tom, jakým způsobem se účtenky k pracovníkovi firmy dostanou. Faktury v podnikatelském styku běžně chodí na e-mail, odkud je možné s nimi dále pracovat. U účtenek to ale není zavedená praxe. Například u čerpacích stanic nebo supermarketů je jediný způsob, jak se dostat k elektronické účtence, její stažení z aplikace do telefonu, což je pro řadu lidí překážkou. Nechtějí využívat aplikaci každého prodejce, u kterého nakupují. Proto je důležité, aby součástí návrhu byla i povinnost zaslat účtenku přímo na e-mail.

Index chuti digitalizovat, který společnost Fidoo sestavuje na základě kvalitativních sond mezi českými firmami, meziročně vzrostl o 24 %. Ukazuje to, že řada firem v době zdivočelé inflace přehodnotila efektivitu procesů i sledování nákladů. Podle dat Fidoo již zhruba 16 000 lidí účtenky digitalizuje jejich vyfocením a nahráním do aplikace pro správu výdajů, kde s nimi poté účetní pracují v elektronické podobě. Povinnost zaslání účtenky na e-mail by tak pro ně byla významným usnadněním.

„Vnímáme tuto iniciativu jako pozitivní. Pro firmy je klíčové mít pod kontrolou své náklady, a to s šanony plnými papírových účtenek dost dobře nejde. Systematická evidence elektronických účtenek je jedním z klíčových nástrojů pro finanční správu firem – nehledě na to, že se díky tomu ušetří miliardy kusů nerecyklovatelného účtenkového papíru," říká Petr Herzmann.

Jednotná podoba

Současně s jednotným zasíláním účtenek se řeší také jejich jednotná podoba. Vedle jednotné elektronické účtenky je totiž ve hře i jednotná digitální účtenka. Na rozdíl od elektronické, která se svým vzhledem neliší od klasické papírové účtenky, je digitální účtenka v podstatě jen soubor informací o transakci, se kterým dokážou bankovní, firemní a jiné systémy dále pracovat. Už nyní se testují způsoby, jak papírovou nebo elektronickou účtenku automaticky vytěžit a převést do datového souboru.

„V současnosti testujeme poskytovatele pro OCR systém. Ten sice neodstraní papírové účtenky, dokáže ale účtenku přečíst a převést do digitální podoby, což pomůže účetní napárovat účtenku s příslušným výdajem. Dlouhodobě je právě vytěžení dat z účtenky ten nejefektivnější způsob její digitalizace," říká Petr Herzmann. „Ve spolupráci s Mastercard také testujeme systém, kdy účtenka přijde do platební aplikace automaticky s platbou. Tohle řešení je ještě o úroveň výš než poslání na e-mail. Masové rozšíření této metody je ale zatím hudba budoucnosti. Elektronické účtenky na e-mail jsou rozhodně správným krokem vpřed," dodává.

Zdroj: www.zboziaprodej.cz