Automatizace zpracování dokladů: Co firmy nejčastěji zajímá?

Rutinní přepisování přijatých dokladů do účetního systému je už v dnešní době ztráta času – firmy si to uvědomují a postupně přecházejí na nástroje, které jim tuto činnost výrazně usnadňují. Tato řešení dokážou z dokladů automaticky vytěžit údaje, odeslat je na schválení, přenést do informačního systému a nakonec bezpečně archivovat. Pro spoustu firem jsou ale stále velkou neznámou – proto jsme zpracovali odpovědi na nejčastější otázky ohledně automatizace zpracování přijatých dokladů.

Jaké jsou hlavní výhody oproti ručnímu zpracování dokladů?

Ruční přepisování dokladů vyžaduje hodiny času a s tím spojené náklady. Firmy si na něj najímají brigádníky nebo nechávají přepisovat například účetní, kteří by tento čas mohli věnovat důležitější práci. Vlivem lidského faktoru navíc často dochází k chybám – pokud zaměstnanci doklady dlouhé hodiny přepisují, postupně ztrácí pozornost. 

Účetní také kvůli schvalování faktur nahánějí po kancelářích schvalovatele nebo tráví spoustu času tím, že jim kvůli schvalování posílají e-maily. To je zbytečně zdlouhavý proces.

Hlavními výhodami automatizace zpracování dokladů je, že:

• systém nevyžaduje téměř žádnou ruční práci – umělá inteligence faktury automaticky stáhne z e-mailu nebo jiného úložiště, vyčte z nich údaje, pošle na schválení a bezpečně archivuje,
• zamezí chybovosti způsobené lidským faktorem,
• pověřené osoby schválí faktury odkudkoliv – třeba na služební cestě z mobilu,
• systém doklady uloží do elektronického archivu, takže firmy ušetří místo ve skladu.

Jak funguje elektronická archivace? Je to legislativně v pořádku?

Systém zpracované doklady ukládá do bezpečného elektronického archivu v cloudu. Uživatelé v něm faktury rychle dohledají a snadno je také předají případné kontrole z finančního úřadu. Auditoři to ocení, protože kontrola elektronických dokladů je jednodušší.

Aby byl elektronický archiv v souladu s legislativou (zákon o účetnictví a zákon o dani z přidané hodnoty), musí v něm být archivované dokumenty čitelné, věrohodné a neporušitelné. Poskytovatel služby by měl důvěryhodnost svého archivu vždy doložit.

Co za funkce tyto nástroje nabízí?

Nástroje nejčastěji automatizují:

• vytěžování důležitých údajů (včetně položek zboží) z dokladů, například faktur nebo účtenek,
• schvalování dokladů,
• rozúčtování faktur na nákladová střediska,
• tvorbu objednávek a jejich párování s fakturami,
• import do podnikového informačního systému,
• bezpečnou elektronickou archivaci.

U modulárních systémů, jako je například iNVOiCE FLOW, si firmy vyberou pouze ty funkce, které v praxi využijí, aby za ostatní neplatily navíc – takže si službu poskládají podle svých představ a funkce mohou průběžně přidávat či ubírat. Na trhu jsou ale k dispozici také fixní systémy, které si firmy pořídí jako celek.

Jaké typy dokladů dokážou systémy vytěžit?

Kromě klasických faktur a účtenek systém automaticky vytěží například i zálohové faktury nebo dobropisy. K vytěžování objednávek existují jednodušší řešení jako například PDF2EDI.

Kolik tyto nástroje stojí?

Každý dodavatel má jinak postavenou cenovou politiku. Nejčastěji platíte

• podle počtu uživatelů, 
• podle využívaných funkcí 
• nebo podle počtu zpracovaných dokladů. 

Někteří dodavatelé nabízí také úpravu řešení na míru, aby vyhovovalo specifickým firemním procesům – v takovém případě zahrnuje cena i poplatek za implementaci.  Cena se také výrazně liší u cloudového a on-premise (firma má vlastní server) řešení.

Finální cena je u těchto systémů velmi individuální a odvíjí se od množství funkcí a objemu zpracovaných dokladů.

Je výhodnější cloudové, nebo on-premise řešení?

Nástroje pro automatizaci zpracování dokladů nejsou robustní systémy, takže pořizovat kvůli nim on-premise servery se firmám nevyplatí – pokud již vlastní servery nevyužívají pro jiné nástroje. 

Z podstaty systému ale doporučujeme cloudové řešení, protože cloudový systém se automaticky aktualizuje. Vývojáři pro něj pravidelně vydávají nové funkce a rychle systém přizpůsobí legislativním změnám. Výhodou také je, že zaměstnanci mají k systému přístup odkudkoliv – klidně i z mobilu bez nutnosti instalovat VPN či podobných komplikovaných řešení.

Jakým způsobem komunikuje nástroj pro zpracování faktur s podnikovým (ERP) systémem?

Propojení systémů na zpracování faktur s ERP systémy je běžná záležitost. Automatizační systémy lze propojit téměř s kterýmkoliv ERP. 

Existují dvě možnosti propojení:

1. Systémy spolu komunikují přes API.
2. Nástroj generuje soubory s fakturami (.xml), které se automaticky přesouvají ze serveru dodavatele do serveru zákazníka, odkud je ERP systém načítá.

Výstupní soubor s fakturou lze do ERP systému přesunout i s původním dokumentem (například jako .pdf nebo .jpg) či dalšími přílohami. V ERP systému se tyto soubory spárují. ERP systém pak do nástroje pro zpracování faktur posílá další informace jako například interní čísla dokladů nebo data úhrady.

Zavedení nástroje na automatizaci zpracování přijatých faktur je relativně jednoduché a většina firem ho plně zprovozní za několik týdnů. Jakékoliv další dotazy vám zodpoví obchodní zástupce vybraného řešení.

Zdroj: GRiT