V lednu 2013 se změnila povinnost plátců daně při elektronické fakturaci evidovat souhlas fakturační protistrany. Novela zákona o DPH nadále ukládá povinnost evidovat písemný souhlas s daňovými doklady v elektronické formě.
Od 1. ledna 2013 vešla v platnost novela měnící zákon č. 235/2004 Sb. o dani z přidané hodnoty, která přinesla nové formulace a změny v pravidlech fakturace, vystavení a uchování daňových dokladů. Je to výsledek závazku České republiky harmonizovat k tomuto datu naší legislativu se směrnicí 2010/45/EU o elektronické fakturaci.
Povinnost týkající se souhlasu příjemce elektronického daňového dokladu je v podnikové praxi nezřídka porušována. Řada firem v současnosti posílá fakturu v elektronické podobě a nemá evidován souhlas protistrany. To bylo v rozporu se zákonem před datem 1. 1. 2013 a tato povinnost platí a bude platit také nadále. Doporučuje se proto zajistit souhlas v případě použití elektronického daňového dokladu v souladu se zákonem.
Daňovým dokladem je písemnost, která splňuje podmínky stanovené v zákoně o DPH. Může mít listinnou nebo elektronickou podobu. V § 26, v oddíle 1 pojednávajícím o obecných ustanoveních o daňových dokladech, je v odst. 3) napsáno:
„Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. S použitím daňového dokladu v elektronické podobě musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje.“
Novela určila potřebu souhlasu fakturační protistrany nejenom s vystavením, ale i s použitím elektronického daňového dokladu.
Způsob souhlasu s použitím elektronické fakturace není stanoven. Právní úprava vede k potřebě dohody mezi obchodními partnery. Jedná se ale o jakýkoli písemný souhlas, formální či neformální, ale uchovatelný. Výstavce by totiž měl tuto skutečnost evidovat.
Neformální souhlas ale neznamená nedůvěryhodný. Nedoporučuje se například používat pro provedení souhlasu praxi s využitím formulářů volně vystavených na internetu, kde je může vyplnit prakticky kdokoli, bez možnosti spolehlivé autentifikace osoby, která jej vyplnila.
Písemný souhlas nemusí být učiněn pouze na papíře. Písemná forma je podle § 40 odst. 4 Občanského zákoníku zachována, je-li právní úkon učiněn telegraficky, dálnopisem nebo elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu právního úkonu a určení osoby, která právní úkon učinila. Podle ustanovení občanského zákoníku tedy lze pohlížet na souhlas učiněný písemnou formou, pokud byl úkon učiněn takovými elektronickými prostředky, jež umožňují zachycení obsahu právního úkonu a zaručené určení osoby, která právní úkon učinila.
Lze tedy doporučit získání souhlasu e-mailem s použitím techniky zaručeného elektronického podpisu. Jinou možností je například využití souhlasu stvrzeného datovou zprávou z informačního systému datových stránek (ISDS) nebo jinou spolehlivou autentifikací souhlasu prostřednictvím mechanismů, jako je například zákaznický portál výstavce faktury s řízením zabezpečených přístupů na úrovni zaručené autentifikace osoby tak, aby udělení souhlasu později bylo možné spolehlivě prokázat logy dat, které již české soudy připouštějí jako důkaz.
Podle evropské směrnice může být souhlas i konkludentní zpracováním elektronické faktury nebo jejím zaplacením. Oproti tomu česká legislativa tento výklad evropské směrnice do novely zákona o DPH nepřevzala, a na tzv. „tichý souhlas“ proto není doporučeno spoléhat. Doporučeno je tedy evidovat pro případ nejasnosti mezi obchodujícími partnery důvěryhodně provedený akt souhlasu. Rozhodnutí, zda používat elektronické faktury či nikoli, zůstává v každém případě vždy věcí dohody obchodních stran.
Ano, se změnou rozsahu významu souhlasu je to skutečně žádoucí. Dosud evidované souhlasy protistran byly uděleny k vystavení elektronických faktur, zatímco nově by s ohledem na změnu zákona měla účetní jednotka požadovat od fakturačních protistran souhlas s použitím elektronické fakturace. Lze proto skutečně doporučit, aby fakturační protistrany byly znovu zažádány o souhlas s „použitím“.
Je to skutečně rozdíl od souhlasu s „použitím“. Může se v praxi stát, že se obchodní strany dohodnou na elektronické formě doručení faktury ve formě strukturovaných dat pro automatizované načtení do informačního systému, ale pokud příjemce faktury současně není připraven splnit technické nároky na zabezpečení autenticity, integrity a čitelnosti elektronické faktury, pak třeba může žádat výstavce o dodání v listinné formě, pokud se tak obchodující strany dohodnou.
Potřebujete poradit s EDI řešením pro vaši firmu?
