Penny Market zavádí elektronické potvrzení objednávek

Společnost Penny Market s.r.o. se rozhodla reagovat na legislativní požadavky vyplývající ze Zákona o významné tržní síle zavedením potvrzování EDI objednávek zprávou ORDRSP (orders response – odpověď na objednávku). Společnost zároveň věří, že s pomocí zprávy ORDRSP předejde potenciálním výpadkům zboží na prodejnách. Dodavatele již s tímto požadavkem oslovila. 

Změny v zákoně č. 395/2009 Sb. o významné tržní síle při prodeji zemědělských a potravinářských produktů a jejím zneužití přinesly mimo jiné povinnost písemně sjednat dobu nebo způsob jejího určení pro dodávku předmětu koupě a určení jejího množství za stanovené období nebo určení množství jednotlivé dodávky předmětu koupě. Tato krkolomná definice mimo jiné znamená, že každou objednávku obchodního řetězce je potřeba potvrdit písemně dodavatelem. 

Formu potvrzení poté ukládá tentýž zákon. Možné je potvrzení poslat např. v listinné podobě, elektronicky podepsaným e-mailem nebo faxem. Společnost Penny Market (člen skupiny REWE), se rozhodla preferovat potvrzení prostřednictvím elektronické výměny dokladů (EDI), kterou má se svými klíčovými dodavateli zavedenu již mnoho let, a která je z hlediska provozních nákladů nejefektivnější. Pro splnění legislativních požadavků tedy zavádí novou EDI zprávu ORDRSP (orders response – odpověď na objednávku), kterou dodavatel reaguje na předchozí elektronickou objednávku (ORDERS). 

ORDRSP je možné obecně využít pro položkové potvrzení v budoucnu dodávaného zboží, případně změny, které musí oproti objednávce dodavatel v dodávce provést. V případě společnosti Penny Market však jde pouze o potvrzení či ponížení předem objednaného množství. Pokud tedy dodavatel potvrdí menší množství, než bylo objednáno, bude mít nákupčí možnost zboží doobjednat podobné zboží u jiného dodavatele a nedojde tak k výpadku na prodejnách. 

Jak využívá zprávu ORDRSP společnost Penny Market?

Zeptali jsme se EDI poskytovatele společnosti Penny Market, jakým způsobem budou dodavatelé s novou zprávou pracovat. Níže najdete stručný přehled možností. 

Co je možné pomocí zprávy ORDRSP s Penny Marketem řešit: 

• Změna množství dodaného zboží – Umožňuje dodavateli potvrdit, zda bude vykryta celá objednávka nebo pouze její část. V případě, že dojde ke krácení objednávky, je potřeba informovat disponenta Penny Marketu také jinou cestou, např. e-mailem. Dodavatel nebude za krácení objednávky penalizován.

Co není možné pomocí zprávy ORDRSP s Penny Marketem řešit:  

• Změna termínu dodávky – Nehrozí-li výpadek zboží na skladu Penny Marketu nebo není-li ohroženo včasné dodání akčního zboží na prodejny, lze po domluvě s disponentem Penny Marketu termín dodávky upravit dle možností dodavatele.
• Změna zboží – Alternativní výrobek je možné nabídnout disponentovi Penny Marketu telefonicky nebo písemně.
• Rozdělení termínu závozů – Po dohodě s disponentem je případně možné dodat zboží z objednávky v několika termínech.

Ke každé objednávce (ORDERS) je možné poslat pouze jedno potvrzení ORDRSP, které již posléze nelze měnit. Potvrzení musí být zaslané Penny Marketu do konce dne, kdy byla objednávka na dodavatele odeslána. U objednávek, které mají datum dodání za 7 a více dnů (zpravidla objednávky na akce), stačí zaslat potvrzení do konce druhého dne, po přijetí objednáv

Co to znamená pro dodavatele

Co znamená vyhovět požadavku Penny Marketu z pohledu „EDI“ pro dodavatele jsem se zeptali Davida Reichela ze společnosti CCV Informační systémy. 

"Dodavatelé, kteří mají plnohodnotnou EDI komunikaci integrovanou až do svého podnikového systému, takže se jim z EDI rovnou zakládají prodejní objednávky, vystavené faktury odchází automaticky odběratelům apod. mohou stejným způsobem integrovat také zprávu ORDRSP. Zde je však důležité, aby ERP systém tento proces podporoval, neboť je obvykle spojen s rezervací zboží, kterou ne vždy umí. Na místě je také úvaha, zda jsou dodávky opravdu kráceny nebo naopak vždy vykrývány na 100%. Z požadavků odběratele plyne, že při nevykrytí je stejně vyžadováno osobní spojení dodavatele s disponentem, takže o úplné a automatické využití potenciálu zprávy ORDRSP se zde nejedná.

Dále existuje skupina dodavatelů, kteří EDI integrováno nemají a využívají tzv. webEDI. To můžeme přirovnat k webovému portálu, na kterém dodavatel pracuje s objednávkami, reaguje na ně apod. V řešení ORION EDI tak může například dodavatel velmi jednoduše z přijaté objednávky vytvořit zprávu ORDRSP. V případě, kdy se objednávka vykrývá v termínu a na 100 %, je to prakticky bez práce.

Tuto variantu navíc může využít pro ORDRSP i první skupina dodavatelů, která sice má ostatní procesy zautomatizovány, ale ORDRSP zatím nevyužívají." 

Pro všechny výše uvedené možnosti platí, že pro akceptaci objednávky (ORDERS) zprávou potvrzení objednávky (ORDRSP) musí být tento způsob akceptace předem sjednán mezi dodavatelem a odběratelem. 

• Pokud hledáte více informací k Zákonu o významné tržní síle a jeho souvislosti se zprávou ORDRSP, doporučujeme upřesňující stanovisko, které vydal ÚOHS v Infolistu 2016-2.
• Jaké EDI zprávy podporují české a slovenské obchodní řetězce a další významní odběratelé, se můžete přesvědčit zde. 

-red-