Jaká je návratnost EDI komunikace? – 2. díl

Návratnost investice (ROI) vyjadřuje čistý zisk či ztrátu vzhledem k počáteční investici. Ukazuje tak ekonomickou efektivitu daného projektu.

Princip ROI (return of investment) je tedy jednoduchý. Pro mnohé přesto není hlavním tahounem zavádění EDI ve firmách, jak ukazují data průzkumu publikovaného v našem prvním dílu k návratnosti EDI.

Nákladovou stranu vzorce je ve většině případů jednoduché vyčíslit, ale výnosy již nejsou obvykle jednoduše změřitelné. Faktory, které ovlivňují výnosovou stranu vzorce, záleží na tom, jestli je firma v pozici odběratele či dodavatele. Patří mezi ně například:

1. Zrychlení toku dokladů mezi partnery a finanční přínosy v logistice celého SCM
2. Minimalizace pracnosti díky automatizaci toku obchodních dokladů (např. zpracování faktur je až 5x rychlejší s využitím EDI).
3. Snížení nákladů na papír, tisk, opotřebení tiskáren a poštovné.
4. Zrychlení cash flow a zvýšení spokojenosti zákazníků díky eliminaci chybovosti ve zpracování dokladů. 
5. Procesní optimalizace logistiky jako např. při využití EDI v kombinaci SSCC a kvalitním WMS.

Jak začít kalkulaci ROI?

Ze všeho nejdříve je potřeba si načrtnout rozsah celého projektu. Kolik vašich obchodních partnerů již EDI využívá? Jste schopni tento počet v dohledné době zvýšit? Jaký objem dokladů reprezentují tito partneři? Za jaké časové období budete počítat ROI?

Náklady pro ROI se u zavedení EDI odlišují podle toho, jaký typ řešení si firma zvolí. V zásadě jsou dvě možnosti.

1. Klasický IT přístup (on-premise software), které v sobě zahrnuje vyšší počáteční náklady na hardware a software. EDI konvertor se instaluje přímo ve firmě a je potřeba jej spravovat, udržovat, upgradovat a dohlížet. Všechny tyto náklady je potřeba do výpočtu ROI zahrnout.
 
2. EDI řešení formou služby (SaaS – software as a service), které kompletně zabezpečuje poskytovatel (provider). V tomto případě do kalkulace nákladů pro ROI vstupuje mnohonásobně nižší cena za implementaci do ERP systému a transakční náklady. Pokud nejste velká firma s vlastním silným IT zázemím a malým počtem obchodních partnerů, kteří se příliš nemění, můžete takto ušetřit 30-40 % nákladů.

Pravda je nejen ve víně, ale hlavně v číslech

Jako příklad výpočtu reálného ROI lze spatřovat případovou studii, která je zaměřena na přínosy EDI na straně výstavce faktur a dodavatele do retailu, jakým je společnost Bohemia Sekt, která je nejvýznamnější tuzemskou vinohradnickou společností.

Zavedení komentoval Jan Regner, vedoucí IT společnosti v našem rozhovoru (více zde). Při hodnocení projektu nasazení EDI byly nejprve kalkulovány přínosy celého projektu, zejména zaměřené na úsporu dosavadních nákladů. Společnost provedla interní kalkulaci nákladů spojených s vystavováním a odesíláním faktur. Průměrné náklady jedné „papírové“ faktury, do kterých byl zahrnut papír (faktura a obálka), tisk, opotřebení tiskáren, mzdy administrativních pracovníků a poštovné byly stanoveny na 25 Kč. Nepřímé úspory nebyly počítány.

Návratnost EDI za pár měsíců

Společnost Bohemia Sekt se zpočátku zapojila do EDI pouze se svými odběrateli. Za první rok si s těmito obchodními partnery vyměnila přes 18 tisíc strukturovaných elektronických dokladů. „Výnosy investice“ v počátečním roce tedy činily 18 000 krát 25 korun, což představuje přínos ve výši uspořených 450 000 Kč. Náklady investice (implementace a transakční poplatky) v počátečním roce činily 70 000 Kč.

To znamená, že roční investici do zavedení EDI společnost Bohemia Sekt téměř zešestinásobila (ROI 5,43). Společnost v dalších letech nadále rozvíjí další typy EDI zpráv s pomocí služeb konsolidačního centra ORION, které je provozováno CCV Informační systémy, předním EDI poskytovatelem. V dalším roce již bylo ROI díky absenci implementačních nákladů a růstu počtu dokladů dokonce na čísle 14,14.

Podobně pozitivně přitom vycházejí ROI u většiny společností, zvláště pak v případě využití EDI formou služby. Ať již jsou tedy vaše pohnutky k implementaci EDI ze strany zákazníků či odjinud, můžete tímto způsobem snadno prokázat, že podobná inovace dává i vysoce pragmatický ekonomický smysl. Mít jistotu v tomto směru může být zvláště v dnešní době více než užitečné.

-chv-