Drobní dodavatelé mají zelenou v maloobchodní síti Albert – snadnější bezpapírová účetní komunikace

Nový Albert portál umožnil zrealizovat úsporu nákladů v účetnictví ve výši dvou milionů korun ročně. Webová aplikace, kterou vyvinula  brněnská firma GRiT, umožňuje elektronickou komunikaci, tím mizí náklady na papírové doklady a zároveň usnadňuje vstoupit drobným dodavatelům do řetězce Albert. Díky portálu s Albertem komunikuje dnes již 99,56 % dodavatelů bezpapírově. Zákazníkům to přinese více regionálních produktů a pestřejší nabídku.

„Naším účetnictvím ročně projdou miliony účetních dokladů, jenom s pekárnami si jich vyměníme klidně sto tisíc měsíčně. Při tomto objemu extrémně roste riziko lidských chyb při zpracování objednávek, dodacích listů nebo faktur. S největšími dodavateli si už od roku 2002 vyměňujeme účetní doklady přes EDI, což je řešení pro bezpapírovou účetní komunikaci. Postupně standard EDI rozšiřujeme a zapojujeme do něj všechny dodavatele, kteří mají o toto řešení zájem – i ty nejmenší, se kterými si vyměňujeme pár dokladů měsíčně. Se společností GRiT jsme vyvinuli Albert portál, bezplatné EDI řešení právě pro drobné dodavatele. Jediné, co teď k EDI komunikaci s námi potřebují, je přístup k internetu. Veškeré náklady na provoz neseme my,“ říká manažer společnosti Albert Petr Beran

Jednoduché použití, žádné náklady pro dodavatele

Albert portál využívá prozatím necelá stovka dodavatelů, kteří si za květen vyměnili s řetězcem 1300 faktur. I když jde o zlomek celkového počtu účetních dokladů, roční úspora díky systému od GRiTu dosahuje jednotek milionů korun.

V praxi to funguje tak, že jakmile se Albert s dodavatelem domluví na spolupráci, řeší spolu nezbytně i otázku efektivní výměny dokladů. Pokud dodavatel EDI doposud nevyužívá a má o něj zájem, buď si zaplatí vlastního poskytovatele EDI, což není zadarmo, nebo využije Albert portál.

„Albert portál nám v zásadě otevřel dveře do prodejen Albert. Je to jednoduchý a přehledný systém, který nám ušetřil náklady na pořízení vlastního řešení pro elektronickou výměnu účetních dokladů. Prozatím dodáváme do osmi prodejen na jižní Moravě a na Zlínsku, takže ve srovnání s velkoobchody generujeme méně faktur. Standardní EDI řešení by pro nás bylo příliš nákladné. Vnímáme to ze strany řetězce jako příjemné rozšíření dostupných možností,“ říká manažer distribuce Michal Tomek z Czech Craft Beers, který dodává do řetězce piva z pivovarů Moravia a Lucky Bastard.

Výhodou EDI je rychlá a automatická komunikace bez lidských chyb a podrobný přehled o všech objednávkách, fakturách a dalších dokladech včetně jejich historie na obou stranách. Jediným omezením Albert portálu je, že přes něj drobní dodavatelé pochopitelně nemohou komunikovat s jinými odběrateli – pokud chtějí dodávat do dalších řetězců, musí s nimi výměnu dokladů vyřešit jinak.

„Naše řešení je šité na míru opravdu malým dodavatelům, kterým stačí bezpapírová výměna účetních dokladů pouze s Albertem. Je to jednoduché internetové rozhraní, které bych přirovnal k e-mailu. V internetovém prohlížeči si dodavatelé otevřou web Albert portálu, přihlásí se a fakturují nebo řeší objednávky. Nic neinstalují, nepotřebují žádný speciální software nebo službu. Zároveň nic neplatí, veškeré náklady nese Albert,“ popisuje fungování Albert portálu business development manager GRiTu David Reichel.

V maloobchodu s potravinami je EDI standardně využívané řešení u většiny řetězců. Pokud se tedy drobní dodavatelé rozhodnou přejít z Albert portálu na placené EDI řešení, otevře se jim cesta i do dalších řetězců. Výhody bezpapírové výměny účetních dokladů pak mohou využít i s nimi. Díky řešení s názvem Orion od společnosti GRiT pak mohou EDI integrovat do interního podnikového systému a výměnu dokladů dále automatizovat. Pro uživatele Albert portálu se téměř nic nezmění. Přechod je jednoduchý, systém je na používání téměř shodný a zůstanou v něm všechny doklady, které si doposud s řetězcem vyměnili. 

Zdroj: GRiT