Zejména oblast rychloobrátkového zboží, ale přirozeně nejenom ona, čelí stále intenzivnějšímu tlaku [...]
Elektronická výměna dokladů (EDI) je nevyhnutelným trendem. Když po segmentu rychloobrátkového zboží a automotive začali ve velkém EDI využívat také klíčoví hráči tuzemského e-commerce, není divu, že Alza.cz byla mezi prvními. Aktuálně největší český e-shop s obratem téměř 21 miliard korun rychle zapojil do automatizovaného přenosu objednávek, dodacích listů a faktur všechny klíčové dodavatele a v dalších letech postupně téměř všechny zbývající. Více než 80 % všech faktur si nyní Alza s dodavateli vyměňuje ve strukturované podobě, což při množství jejích dodavatelů nemá v tuzemském e-commerce obdoby. Nyní se rozhodla v automatizaci výměny dokladů postoupit o úroveň výše.
Projekt elektronické výměny dokladů s dodavateli spustila Alza v roce 2014. Na rozdíl od jiných oborů přitom EDI v té době nebylo na trhu e-commerce téměř vůbec rozšířené. Právě tlak tří největších hráčů, mezi které Alza patří, pomohl přesvědčit dodavatele o smyslu souvisejících změn. Díky řízenému projektu zapojování dodavatelů (roll-out) pod jednotným projektovým vedením EDI providera CCV Informační systémy se Alze podařilo již v prvních měsících zapojit třetinu dodavatelů, což představovalo více než polovinu všech objednávek. Řada významných dodavatelů již EDI se svými odběrateli využívala a změnu velmi uvítala.
Šlo o úspěch, který ale Alze nestačil. Cílem Alzy v této fázi bylo zapojení kompletně všech dodavatelů tak, aby výměna obchodních a logistických dokumentů probíhala plně automatizovaně a ekonomické oddělení muselo manuálně řešit pouze výjimky a případné chyby. Pro zbývající skupinu dodavatelů, kteří měli z rozmanitých důvodů problémy se zavedením EDI komunikace, Alza zprovoznila jednoduše dostupný Alza portál, který umožňuje zejména malým dodavatelům zaslání dokladů nezávisle na jejich účetních systémech.
„Díky Alza portálu nám může dodavatel okamžitě začít posílat faktury a dodací listy ve strukturované podobě, aniž by musel řešit propojení se svým ekonomickým systémem nebo uzavírat smlouvu s EDI providerem,“ říká Monika Ježková, senior účetní a EDI specialista ve společnosti Alza. „Jediné, co potřebuje, je internetový prohlížeč,“ dodává.
Maximální možná báze zapojených dodavatelů byla nutnou podmínkou, kterou se Alze podařilo splnit. Nyní se rozhodla zaměřit na kvalitativní složku EDI komunikace a na zefektivnění celého procesu zpracování dokladů.
Jedním z přínosů procesního zavedení EDI je bezesporu eliminování chyb na dokladech. Automatizované zpracování dokladů s využitím EDI přímo vyžaduje uvádění správných a přesných údajů. Pokud tedy například na faktuře chybí údaj o zápisu dodavatele ve veřejném rejstříku, neodpovídá tento daňový doklad legislativním požadavkům, Alza ho nemůže zaúčtovat a je potřeba řešit s dodavatelem opravu nebo vystavení dokladu nového.
Alza má vlastní automatický systém kontrol dokladů, který přijaté EDI doklady posílá dále jejich informačním systémem. V případě chybných dokladů je však vždy jednotlivé případy potřeba řešit individuálně, což jednak vytěžuje ekonomické oddělení Alzy a z pohledu dodavatele zase odsouvá datum splatnosti pohledávek.
„Díky tomu, že dodavatelé chyby začínali často řešit až ve chvíli, kdy nepřišly peníze na účet, docházelo k jejich odhalení se zpožděním, což komplikovalo jejich vyřešení,“ popisuje jeden z důvodů zbytečných víceprací Monika Ježková.
Nejčastější chyby |
---|
|
Podobné zbytečné chyby vznikají buď lidskou chybou v procesu zadávání, nebo špatným nastavením v účetních systémech dodavatelů. V případě největšího tuzemského e-shopu šlo o přibližně 11 % všech strukturovaných dokladů, což při celkovém objemu nebylo malé číslo.
Alza se svým dlouholetým partnerem pro EDI služby, společností CCV Informační systémy, uspořádala workshop, ze kterého vzešly konkrétní změny a vylepšení dosavadního systému, tak aby se zamezilo zbytečnému plýtvání zdroji na řešení výše zmíněných chyb.
Klíčovou změnou je především rychlejší a přesnější kontrola dokladů na straně Alzy a následné srozumitelné upozornění dodavatele na původ konkrétní chyby tak, aby ji mohl opravit a chyba nebránila dalšímu zpracování dokladů Alzou.
Prvním krokem při příjmu dokladů je technická a formální kontrola zprávy, na kterou Alza odpovídá pozitivní nebo v případě chyby negativní zprávou APERAK (potvrzení o převzetí dokladu). Na tomto procesu se nic nemění.
Druhým krokem je interní systém kontrol, který má odhalit formální i faktické chyby v dokladech. Tento systém kontroluje povinná i nepovinná pole dokladu a podle toho umožní nebo neumožní další zpracování. Doposud tento systém vždy upozorňoval pouze na první nalezenou chybu. Dodavatel informaci o této chybě obdržel ve zprávě COMDIS (obchodní námitka) a byl požádán o opravu či znovuvystavení dokladu. Pokud doklad obsahoval další chyby, zopakoval se celý proces několikrát dokola, což mohlo zaúčtování dokladu neúměrně prodloužit.
Nově bude zpráva COMDIS obsahovat výpis všech chyb, které daný doklad obsahuje, včetně odkazů na jednotlivé návody, které dodavateli umožní chyby vyřešit. Za úspěšně doručené a akceptované EDI doklady mohou dodavatelé považovat jen takové, ke kterým jim z Alzy přijde pozitivní COMDIS.
Pro dodavatele také vznikla webová stránka www.ccv.cz/alza, která je informačním rozcestníkem a průvodcem EDI problematikou s ohledem na konkrétní požadavky Alza.cz. Dodavatel zde najde nejen zmiňované návody, ale také potřebnou dokumentaci a přehled veškerých novinek, které se ho budou týkat.
Průběžně jsou oslovováni dodavatelé, kteří doposud neposílají přes EDI všechny požadované typy dokladů (např. faktury za servisní opravy) nebo neposílají v EDI dokladech všechny požadované informace (např. sériová čísla). Zapojováni jsou také dodavatelé, kteří spolupracují v režimu dropshipment.
Poslední novinkou je rozšíření počtu povinných položek, které budou Alzou kontrolovány, a které umožní zastavení zpracování dokladu. S vybranými dodavateli již tyto zpřísněné podmínky Alza testuje. Ještě před hlavní sezónou by však měly být povinné pro všechny dodavatele.
„Žádáme dodavatele o zvýšenou pozornost při zpracování zpráv COMDIS a zároveň doporučujeme nečekat na konkrétní chyby, ale rovnou si zkontrolovat nastavení EDI komunikace ve svých systémech podle návodů na připravené webové stránce,“ apeluje na své obchodní partnery Monika Ježková.
Tím však Alza se zlepšováním EDI procesů zdaleka nekončí. Již nyní je připravena posílat dodavatelům zprávu RETANN (oznámení o vrácení zboží), která může být pro dodavatele volitelným podkladem pro zasílání dobropisů k vratkám či nedodanému zboží.
V dalším kroku se chystá zavést také zprávu RECADV (potvrzení o příjmu), která funguje jako elektronické avízo příjmu na sklad. Díky této „elektronické příjemce“ bude možné eliminovat logistické dobropisy, protože dodavatel vystaví fakturu až na základě příjmu potvrzeného Alzou.
Aktuálně také probíhá rollout dodavatelů k aktivnímu využití SSCC kódů v případech, kdy s těmito kódy zatím dodavatel nepracuje.
Potřebujete poradit s EDI řešením pro vaši firmu?