Seriál eFakturace – Úvod do elektronické fakturace – 1.díl

 09. 08. 2010

Elektronická fakturace je aktuální téma, které se řeší na všech liniích – v podnicích, samosprávě, státu ba dokonce i na úrovni EU. A kde jinde by měla být tato oblast důkladně rozebrána, než zde na EDIzone.cz. Připravili jsme proto pro vás spjatý tematický seriál, jehož dnešní první díl se zabývá samotnými základy fakturace a její elektronické formy. Vznikl na základě komentáře Evropského výboru pro standardizaci (CEN) k pravidlům elektronické fakturace na území EU.

Obecné využití faktury

Nejprve si v krátkosti shrňme, za jakým účelem jsou faktury vydávány. V prvé řadě slouží organizacím k vyžádání platby či placení. Na druhou stranu ale potřebují obchodní subjekty faktury i jako podklad pro naplnění závazků vyplývajících z povinnosti platit DPH.  Aby se daňové úřady ujistily, že organizace správně vypočítávají, nahlašují, platí a vracejí DPH, musí kontrolovat, jakým způsobem provádějí pořizování, posílání, příjímání a archivaci faktur. Daňový úřad má ze zákona právo ověřit, zda faktury a/nebo procesy s nimi spojené jsou u dané organizace korektní a přesně odpovídají tržbám a výdajům, a také zda podnik řádně odvádí DPH.

Co je třeba vědět o fakturaci

Každá z prostistran má ve skutečnosti zodpovědnost jen za svou část fakturační výměny – dodavatel by měl fakturu vydat a na odběrateli pak je, aby takovou fakturu přijal a zpracoval. Od obou subjektů se obecně vyžaduje, aby tuto fakturu zároveň archivovaly jako odeslanou nebo přijatou.

Zákazník se spoléhá na způsobilost dodavatele vydat pro něj legislativě odpovídající a technicky uzpůsobenou fakturu nezbytnou k dovršení vzájemné obchodní aktivity. Z hlediska odpovědnosti a povinností není rozdíl v používání papírových nebo elektronických fakturačních procesů.

Pokud o to daňová administrativa požádá, musí být obchodní partneři schopni poskytnout kopii faktury v čitelné podobě a v rozumné době, a to kdykoliv během legislativou vyžadovaného archivačního období. Délka archivace u je stanovena v § 31 zákona o účetnictví. Je však potřeba dodržovat i další právní normy, které upravují délku archivace (např. zákon o archivnictví (499/2004 Sb.), nebo zákon o DPH). Všechny zúčastněné strany musí být také schopny dokázat návaznost mezi fakturami, ať už odeslanými nebo přijatými, a výkazy společnosti.

V rámci Evropské unie je doporučeno (v některých zemích dokonce vyžadováno), udržovat aktuální a detailní popis všech použitých elektronických fakturačních procesů. Rozsah a podrobnost těchto popisů by měly být úměrné velikosti společnost, jejímu obratu, složitosti fakturačních procesů, hodnotě transakcí apod. K zajištění hladkého průběhu daňového auditu, by měla být společnost schopná vysvětlit obecné procesy použité při:

  • pořizování a odesílání vlastních faktur
  • příjmu a zpracování příchozích faktur od všech dodavatelů
  • archivaci faktur po dobu požadovanou příslušným zákonem.
  • Vystavení prodejní faktury

    Pokud jste v roli prodejce, je nezbytné se před vystavením faktury ujistit, zda procesy její přípravy jsou náležitě založeny na dostupných informacích o transakci (např. smlouvy, objednávky, evidence dodávek). V případě, že se jedná o elektronický způsob vystavení faktury, je důležité, aby fungovala rovněž kontrola, která zajistí, aby počítače a software použitý při pořizovacím procesu byly řádně chráněny před neoprávněným přístupem a aby všechny procesy související s vystavením faktury byly předem řádně otestovány.

    Faktura by měla obsahovat minimálně informace stanovené příslušným zákonem (zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty §28). Pokud dodávka putuje do zahraničí, pak musí vyhovovat zákonu týkající se DPH v daném státě a stejně tak i zákonům státu, ve kterém má dodavatel své sídlo.

    Při vystavování (pořizování) elektronické faktury – by mělo být jasné:

  • kdo fakturu vytvořil – jestli dodavatel nebo třetí strana
  • zda obě strany souhlasí s případným elektronickým fakturačním stykem
  • ve kterém momentu je faktura finálně vytvořena, před tím než je odeslána (nebo zpřístupněna) zákazníkovi
  • jaký je smluvený formát faktury a jestli bude formát faktury konvertován mezi odesláním kupci a jejím zpracováním.

Výstavce faktury má za povinnost:

  • ujistit se o soudržnosti dané faktury s příslušnými zákony
  • zajistit ověřitelnost integrity dané faktury
  • usnadnit ověřitelnost autenticity dané faktury

Pokud poskytovatel služby vytvoří fakturu ve jménu dodavatele, měla by mezi nimi existovat jasná smlouva.

Co znamená integrita a autenticita u elektronické faktury?

Po konzultaci s odběratelem, musí dodavatel rozhodnout, zdali daná faktura bude v papírovém či elektronickém formátu. V případě že je zvolena elektronická fakturace, je vyžadováno potvrzení o souhlasu s takovým rozhodnutím. Volba mezi papírovou či elektronickou fakturou rozhoduje, jaké prostředky jsou k dispozici pro ověření, zda faktura byla vytvořena dodavatelem nebo třetí stranou, jednající jeho jménem, a ne někým, kdo neprávem předstírá, že je jejím odesílatelem (autentičnost), a také pro zajištění nemožnosti změny dané faktury, bez toho aniž by tato změna byla detekována (integrita).

Elektronický podpis nástrojem pro zajištění integrity a autenticity

U obou způsobů fakturace, tj. jak u papírové tak u elektronické, můžeme zajistit jejich autentičnost i integritu pomocí interních kontrol a kontrol datové výměny. Možnost aplikace elektronického podpisu na samotná data dané faktury je ale dostupná pouze v její elektronické formě. Takový podpis nejen že chrání datovou výměnu, ale také redukuje potřebu interních kontrol díky průběžnému dozoru nad integritou a autentičností podepsaných dat.

Elektronický podpis udržuje ověřitelnost integrity a autentičnosti až po doručení k odběrateli a potenciálně také během archivačního období. Pokud je použito elektronického podpisu, měl by být v rámci procesu vytvoření faktury aplikován, co nejdříve je to možné.

Proces odesílání elektronické faktury

Při odesílání či zpřístupnění elektronických faktur – se ujistěte, že faktura je pořízená v zákonem daných časových termínech, byla zachována integrita a autentičnost faktury a je možné to ověřit.

Odeslaná faktura (také nazývána „vydaná“, což značí moment, kdy faktura byla odeslána či zpřístupněna odběrateli) označená svým jedinečným číslem by měla být odpovídajícím způsobem administrativně zpracována. Moment vydání je důležitý z hlediska legislativy, neboť stanovuje, zda se dodavatel choval v souladu se zákonem a dodal fakturu následně po uskutečnění dodávky zboží či služeb v termínu zákonem stanoveném. V České republice je to 15 dní od uskutečnění zdanitelného plnění nebo přijetí úplaty (zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, §26).

Dodavatel se musí ujistit, zda je odběratel schopný obdržet fakturu a dokáže si ověřit, kdo fakturu vydal. Musí být zajištěno spolehlivé doručení na odběratelem definovanou adresu. V případě elektronické fakturace, kdy nebylo použito elektronického podpisu, by měl dodavatel využít jiného řešení k tomu, aby zajistil, že faktura zůstane nedotčena během přenosu faktury.

V případech, kdy je faktura konvertována (např. do jiného formátu), musí konverze zachovat celistvost poskytované informace.

Po odeslání faktury

Je důležité zachovat si možnost vydat například dobropis, opravnou fakturu nebo vyhotovit jasně označenou kopii dané faktury.

Pokud odběratel fakturu odmítne, protože je nepřesná ať už z interního podnikového nebo legislativního hlediska, měl by dodavatel poskytnout dobropis a/nebo opravnou fakturu. Dobropisy a opravné faktury musí splňovat stejné požadavky, jako jsou aplikované na standardní faktury a měly by referovat na faktury, které byly odběratelem odmítnuty, tak aby sekvence událostí spojených s určitou dodávkou mohla být externě ověřena.

Pokud o to odběratel požádá, může dodavatel vyhotovit kopii dostupné faktury. V tom případě musí být provedeny technické nebo procesní úpravy, aby bylo možné jasně odlišit kopii faktury od jejího originálu. Kopie může například obsahovat jasné označení „Kopie“ nebo „Duplikát“ či jiný přípustný ekvivalentní termín.

Archivace prodejní faktury

Faktury uchovávejte po dobu předepsanou zákonem. Udržujte integritu a autentičnost tak, aby byly ověřitelné a buďte připraveni poskytnout fakturu k daňovému auditu.

Dodavatel by měl být schopný během archivačního období dokázat, že proces, kterým byla faktura připravena, vytvořena, odeslána a archivována, znemožnil komukoliv ji pozměnit či nahradit.

Ve většině zemí EU, což se týká i České republiky, může dodavatel zvolit uchování elektronických zdrojových dat o prodejní faktuře (ať už papírové či elektronické) a povolit identickou reprodukci faktury v podobě, jak byla odeslána. Dodavatel se musí každopádně ujistit, že faktury jsou chráněny před krádeží, zničením, kompromitací a svévolným měněním.

Jakmile je faktura archivována ve smluveném formátu, nesmí být už měněna a to jak cíleným lidským zásahem nebo chybou, tak změnami učiněnými v matričních datech. Pokud je použito elektronického archívu, musí tento poskytovat dostačující ochranu integrity uložených faktur za použití příslušně zabezpečeného úložného prostoru nebo za pomocí využití integrovaného zabezpečení faktury s elektronickým podpisem.

Vytvořenou fakturu nesmí být možné svévolně odstranit či nahradit, pokud takový proces není přísně kontrolován. Je důležité zabránit vytvoření duplikátů faktur pro jednu a tu samou dodávku: každé číslo faktury odkazuje pouze na jednu jedinou původní fakturu.

V případě konverze faktur by mělo být možné poskytnout zaarchivované faktury k daňovému auditu, za účelem potvrzení, že faktury obdržené odběratelem byly správně konvertovány a representují stejnou informaci, jako faktury odeslané dodavatelem. Adresát by měl uchovat konvertované faktury, aby je auditor mohl porovnat s těmi, jež obdržel a ujistit se tak o správnosti konverze.

Při inspekci daňovým úřadem musí být možné zpřístupnit archivované faktury ve formátu, který daňová administrativa dokáže ověřit. Je nutné, aby existoval jednoduchý způsob jak najít konkrétní fakturu v archívu (např. indexovaný systém usnadňuje hledání faktur podle definovaných kritérií, kterými může být jméno zákazníka, datum nebo evidenční číslo faktury).

Nákupní faktury

Při obdržení faktury použijte procesu, který udržuje kontinuitu a umožňuje ověření, jestli je faktura správná a v souladu se zákonem. Integrita a autentičnost faktury by měly být ověřeny, zachovány a zůstat ověřitelnými.

Odběratel musí vědět jak a jakým komunikačním kanálem (fyzická pošta, email, EDI, podáním přes webový server…) mu jeho dodavatel faktury pošle či zpřístupní. Každá faktura by měla být zkontrolována, aby nebylo pochyb o tom, že pochází od známého dodavatele (nebo třetí strany, která ji posílá jeho jménem) a nebyla změněna od chvíle jejího vydání, tedy je kompletní. Pokud je faktura stvrzena elektronickým podpisem, měl by být tento elektronický podpis ověřen, za předpokladu, že odběratel již neověřil autentičnost faktury jinými prostředky.

Odběratelé by dále měli ověřit soudržnost faktury s dostupnými informacemi o dané transakci (např: smlouvy, objednávky, evidence dodávek atd.).

Musí také existovat procesy, které detekují a zabraňují zpracování duplikátů faktury pro jednu a tutéž dodávku. Všechny faktury, ať už zpracované nebo odmítnuté musí být registrovány v administrativě dodavatele. Pokud vzejdou opodstatněné pochyby o autentičnosti nebo (formální či materiální) správnosti dané faktury, odběratel musí o takové skutečnosti informovat dodavatele a vyžádat si dobropis a/nebo opravnou fakturu.

A v neposlední řadě je třeba také dbát na kontrolní prostředky, které dostatečně chrání počítače a software užité při ověřovacím procesu.

Archivace nákupní faktury

Obecně zde platí stejná pravidla jako u prodejních faktur. Tzn. uchovejte fakturu po dobu stanovenou zákonem. Udržujte její integritu a autentičnost i jejich ověřitelnost a buďte připraveni poskytnout fakturu k daňovému auditu.

Odběratelé by měli být schopni v kterémkoliv momentě po zákonem danou archivační dobu dokázat, že proces, kterým byla faktura ověřena, zpracována a archivována, nikomu neumožnil tuto fakturu změnit či nahradit.

Faktury musí být řádně chráněny před ztrátou, kompromitací a svévolným měněním. Faktura by neměla být za žádných okolností měněna. Pokud je využito elektronického archívu, musí tento dostatečně chránit integritu v něm uložených faktur za pomocí vyhovujících médií nebo za pomoci integrované ochrany elektronického podpisu, pokud tento je ve faktuře zahrnut.

Odběratel musí umožnit zpřístupnění faktur k daňovému auditu ve formátu, který může daňová administrativa ověřit. Je nutné, aby existoval jednoduchý způsob jak vyhledat konkrétní faktury v archívu (vyhledávání dle daných kritérií jako například jméno zákazníka, datum nebo evidenční číslo faktury).

Resumé

Faktury slouží organizacím k vyžádání platby či placení a také jako podklad pro naplnění závazků vyplývajících z povinnosti platit DPH. Každá z protistran je zodpovědná jen za svou část fakturační výměny. Od obou se vyžaduje, aby doklady archivovaly po dobu stanovou zákony a byly schopny dokázat návaznost mezi fakturami a výkazy společnosti. Faktura by měla obsahovat informace stanovené příslušným zákonem. Pokud je dodávka do zahraničí, pak musí vyhovovat zákonu týkající se DPH v daném státě a stejně tak i zákonům státu, ve kterém má dodavatel sídlo. Výstavce má za povinnosti zajistit ověřitelnost integrity a autenticity faktury, čehož je při elektronické fakturaci možno dosáhnout použitím elektronického podpisu. Odběratel i dodavatel musí být schopný během archivačního období dokázat, že proces, kterým byla faktura připravena, odeslána, zpracována a archivována, znemožnil ji komukoliv pozměnit nebo nahradit. Musí rovněž existovat procesy, které detekují a zabraňují zpracování duplikátů faktury pro jednu a tutéž dodávku. Při inspekci daňovým úřadem je nutné zpřístupnit archivované faktury ve formátu, který daňová administrativa dokáže ověřit. Je žádoucí mít k dispozici jednoduchý způsob jak konkrétní faktury vyhledat v archivu.

2. díl seriálu o Elektronické fakturaci - vystavení, výměna a příjem elektronických faktur

Doporučujeme:
Elektronická fakturace formou služby – CCV Informační systémy

Reklama

Potřebujete poradit s EDI řešením pro vaši firmu?