Proč používat EDI?

Pro plnohodnotné využití EDI jsou v České republice (i v okolních zemích) vhodné podmínky, na kterých se podílí zejména tyto skutečnosti:

  • EDI podporuje většina obchodních řetězců, další se na EDI komunikaci připravují.
  • EDI již není doménou pouze segmentu retailových řetězců či automotive. Ve velké míře se využívá také v segmentu DIY (hobbymarkety), e-shopů a proniká rychle i do dalších oblastí.
  • EDI je mezinárodní standard. Proto není využití omezeno jen na komunikaci s obchodními řetězci v České republice či na Slovensku, ale je možné jej využívat také pro komunikaci se zahraničními obchodními partnery.
  • Sjednocení procesů. EDI nestandardizuje jen formu komunikace, ale také procesy.
  • Nárůst "pokrytí" EDI se začíná projevovat také záměnou rolí. Dodavatel může používat EDI nejen pro styk se svými odběrateli, ale také pro výměnu dokladů se svými subdodavateli.
  • Snadná dostupnost vhodných EDI řešení a služeb, které minimalizují finanční i technické nároky na zřízení i provoz EDI a zvyšují spolehlivost tohoto způsobu komunikace.

Výhody EDI komunikace

Tahounem rozšiřování EDI v České republice a na Slovensku byly v minulosti především velké nadnárodní řetězce, které logicky díky obrovskému portfoliu dodavatelů a s tím spojených dokladů generovaly díky EDI nezanedbatelné úspory. 

Dodavatelé, kteří byli k EDI často na počátku donuceni obchodní silou jejich velkého zákazníka, však brzy zjistili, že také oni mohou z elektronické výměny dat těžit. A nešlo jen o primární úspory při vystavování a archivaci faktur. Zrychlení a zprůhlednění celého dodavatelsko-odběratelského řetězce jim dokázalo pomoci např. s řízením cash-flow či se zlepšením vztahů s klíčovými zákazníky. 

Jaké přínosy má EDI pro odběratele či dodavatele a co může přinést jednotlivým oddělením v malých, středních i velkých společnostech najdete v tabulce níže. 

Přínosy

EDI pro dodavatele

EDI pro odběratele

Nákup

  • vyšší dostupnost prostředků, díky průhlednějšímu řízení cash-flow
  • snížení času a chybovosti objednávání díky přesné identifikaci zboží a cen

Finance

  • úspora tisku, poštovného a práce zaměstnanců
  • zlepšení řízení cash-flow díky neustálému přehledu, co se s vystavenou fakturou děje (jestli ji zákazník přijal, rozporoval, atd.)
  • archivace faktur dle platné legislativy (papír již není potřeba, snadné dohledání dokladů)
  • úspora nákladů díky sjednocení faktur od dodavatelů a jejich strojovému automatickému zpracování až do podnikového informačního systému.
  • úspora času díky automatické kontrole/párování dokladů (např. porovnání objednávky, příjemky a faktury)
  • archivace faktur dle platné legislativy (papír již není potřeba, snadné dohledání dokladů)
  • Rychlejší identifikace a řešení cenových a množstevních rozdílů na fakturách. Možnost automatické eskalace řešení rozdílů na dodavatele.
  • Možnost automatizace zpracování logistických a cenových opravných daňových dokladů. 

IT

  • úspora pracnosti díky jedinému datovému formátu pro každý typ dokladu (objednávka, faktura) pro všechny zákazníky (EDI dnes v retailu využívá většina obchodních řetězců)
  • úspora pracnosti díky jedinému datovému formátu pro každý typ dokladu (objednávka, faktura) pro všechny zákazníky

Obchod

  • úspora času a snížení chybovosti při objednávání zboží zákazníkem díky přesné identifikaci zboží a cen
  • nižší četnost opravných daňových dokladů
  • zlepšení vztahů se zákazníky
  • snížení výpadků zboží na prodejních místech

Logistiku

  • efektivnější využití dopravních kapacit (v případě vlastního vozového parku) díky rychlejší vykládce zboží na skladech zákazníka
  • urychlení příjmu zboží díky položkové avizaci dodání - možnost rychlého odbavení celých palet při využití SSCC kódů

Ostatní

  • transparentnost celého obchodního a logistického procesu – okamžitý přehled o stavu jednotlivých dokladů díky možnosti trasovat jednotlivé zprávy v zabezpečených sítích
  • transparentnost celého obchodního a logistického procesu – okamžitý přehled o stavu jednotlivých dokladů díky možnosti trasovat jednotlivé zprávy v zabezpečených sítích

Pokud jste v předchozích odstavcích našli odpověď na to, jaké výhody může EDI komunikace přinést vaší společnosti, bude Vás možná zajímat, jak s EDI začít.

Motivy zavádění EDI

Ponechme stranou zavádění EDI ve velkých odběratelských společnostech (typicky obchodní řetězec), které obchodují se stovkami dodavatelů a musí odesílat a přijímat tisíce dokladů denně. Zde jsou přínosy viditelné na první pohled a EDI je nutností. Většina obchodních řetězců si výhody a přínosy uvědomuje a proto EDI již zavedla nebo na implementaci pracuje.

Jaké jsou však motivy pro dodavatele obchodních řetězců, kteří dnes patří mezi nejčastější zájemce o zavádění EDI?

Motiv 1: Vyhovět klíčovému zákazníkovi

Hlavním a často jediným motivem je snaha vyjít vstříc významnému odběrateli – obchodnímu řetězci.

Nejde o radostné konstatování, ale pro mnoho dodavatelů je toto skutečně jediný důvod, proč o EDI uvažují. V situaci, kdy mnohé řetězce kladou používání EDI jako jednu z podmínek obchodní spolupráce, jiné řetězce volí finanční motivaci apod. je často dodavatel v pozici, kdy si EDI pořídit musí.

Za negativním vnímáním EDI stojí nejčastěji nechuť k novým technologiím a postupům, a předchozí zkušenost s EDI (nabídky a prezentace nákladných EDI systémů, neúspěšný projekt EDI v začátku 90. let, zkušenost pracovníků z předchozích firem apod.).

Dobrou zprávou pro dodavatele je to, že plnohodnotné EDI je dnes již velmi dostupnou záležitostí. Všechny etablované informační systémy již EDI pro dodavatele zvládají a EDI provideři nabízejí měsíční tarify v řádu nízkých stokorun. 

Ještě lepší zprávou pak to, že při vhodné implementaci a podmínkách pro využití EDI se dostaví pozitivní přijetí EDI, kdy dodavatel začne vnímat přínosy této formy komunikace.

Motiv 2: Využít výhod EDI

Snaha o zefektivnění a zkvalitnění a procesů ve firmě. Tedy využít výhod a přínosů EDI.

Tato motivace k EDI přiváděla obvykle jen velké odběratele zboží a služeb. V poslední době se však stále častěji setkáváme s formou tohoto motivu jako s hlavním požadavkem a kritériem při zavádění EDI: "Když už musíme zavést EDI, ať nám alespoň zefektivní a zkvalitní procesy ve firmě."

Toto správné pojetí – spolu s vhodně zvoleným EDI řešením – přináší výhody elektronické výměny dat jak straně odběratelské, tak dodavatelské.

Související odkazy:

Reklama

Potřebujete poradit s EDI řešením pro vaši firmu?