Proč používat EDI?

Místo vyjmenovávání všech přínosů a pozitiv EDI dovolte trochu netradiční úvod:

Proč zavádět EDI?

Pro kvalitní využití EDI jsou v České republice (i v okolních zemích) vhodné podmínky, na kterých se podílí zejména tyto skutečnosti:

• EDI podporuje většina obchodních řetězců, další se na EDI komunikaci připravují.
• EDI již není doménou pouze segmentu retailových řetězců. Ve velké míře se využívá také v DIY (hobbymarkety) a proniká do dalších oblastí.
• EDI je standard. Proto není využití omezeno jen na komunikaci s obchodními řetězci ČR, ale je možné jej využívat také pro komunikaci se zahraničními obchodními partnery.
• Sjednocení procesů. EDI nestandardizuje jen formu komunikace, ale také procesy.
• Nárůst "pokrytí" EDI se začíná projevovat také záměnou rolí. Dodavatel může používat EDI nejen pro styk se svými odběrateli, ale také pro výměnu dokladů se svými subdodavateli.
• Snadná dostupnost vhodných EDI řešení a služeb, které minimalizují finanční i technické nároky na zřízení i provoz EDI a zvyšují spolehlivost tohoto způsobu komunikace.

Způsoby EDI komunikace se neustále vyvíjejí a již dávno EDI neznamená drahou technologii určenou pouze pro velké podniky se silným IT zázemím, tak jako tomu bylo v minulosti!

Výhody EDI komunikace

Mezi přínosy EDI komunikace bývají nejčastěji zmiňovány: snížení nákladů, úspora času a zrychlení toku dokumentů. Přestože jde o obecně platné výhody, byly dlouhou dobu EDI technologie používány hlavně velkými (nadnárodními) společnostmi a většímu rozšíření bránila zejména vysoká pořizovací cena a také provozní náročnost.

V současné době existují typy EDI řešení, které jsou výhodné nejen pro velké společnosti, ale současně jsou dostupné také středním a malým společnostem (např. řešení EDI ORION). Podstatné je, že tato moderní EDI řešení odstranila nejčastější překážku zavádění EDI, kterou byly pro většinu společností složitost systému a nevýhodný poměr mezi výkonem a cenou.

Uvedené přínosy EDI tak dnes může využívat prakticky každý.

• EDI přináší významné úspory přímých i dlouhodobých nákladů
• Snižuje náklady za poštovné, tisk, evidenci,…
• Snižuje náklady na administrativu (personální)
• Šetří čas – zrychluje tok dokumentů
• Zjednodušuje předávání dokladů a jejich archivaci
• Omezuje chybovost při ručním zadávání dat
• Zvyšuje bezpečnost předávaných dokumentů
• Zkvalitňuje vztahy mezi obchodními partnery
• Umožňuje jednotnou komunikaci rozdílných systémů a subjektů
• Přispívá k efektivnějšímu plánování a řízení výroby a obchodu
• Umožňuje dokonalejší zásobování a strategické plánování dodávek

Pokud jste v předchozích odstavcích našli odpověď na to, jaké výhody může EDI komunikace přinést vaší společnosti, bude Vás možná zajímat, jak s EDI začít.

Motivy zavádění EDI

Ponechme stranou zavádění EDI ve velkých odběratelských společnostech (typicky obchodní řetězec), které obchodují se stovkami dodavatelů a musí odesílat a přijímat tisíce dokladů denně. Zde jsou přínosy viditelné na první pohled a EDI je nutností. Většina obchodních řetězců si výhody a přínosy uvědomuje a proto EDI již zavedla nebo na implementaci pracuje.

Jaké jsou však motivy pro dodavatele obchodních řetězců, kteří dnes patří mezi nejčastější zájemce o zavádění EDI?

Motiv 1: Hlavním a často jediným motivem je snaha vyjít vstříc významnému odběrateli – obchodnímu řetězci.

Nejde o radostné konstatování, ale pro mnoho dodavatelů je toto skutečně jediný důvod, proč o EDI uvažují. V situaci, kdy mnohé řetězce kladou používání EDI jako jednu z podmínek obchodní spolupráce, jiné řetězce volí finanční motivaci apod. je často dodavatel v pozici, kdy si EDI pořídit musí.

Za negativním vnímáním EDI stojí nejčastěji nechuť k novým technologiím a postupům, a předchozí zkušenost s EDI (nabídky a prezentace nákladných EDI systémů, neúspěšný projekt EDI v začátku 90. let, zkušenost pracovníků z předchozích firem apod.).

Dobrou zprávou pro dodavatele je to, že plnohodnotné EDI lze provozovat už za částky kolem 200 Kč měsíčně.
Ještě lepší zprávou pak to, že při vhodné implementaci a podmínkách pro využití EDI se dostaví pozitivní přijetí EDI, kdy dodavatel začne vnímat přínosy této formy komunikace.

Motiv 2: Snaha o zefektivnění a zkvalitnění a procesů ve firmě. Tedy využít výhod a přínosů EDI.

Tato motivace k EDI přiváděla obvykle jen velké odběratele zboží a služeb. V poslední době se však stále častěji setkáváme s formou tohoto motivu jako s hlavním požadavkem a kritériem při zavádění EDI: "Když už musíme zavést EDI, ať nám alespoň zefektivní a zkvalitní procesy ve firmě".
Toto správné pojetí – spolu s vhodně zvoleným EDI řešením – přináší výhody elektronické výměny dat jak straně odběratelské, tak dodavatelské.

Související odkazy:

• Podle čeho vybírat EDI řešení?
• Jakým způsobem zavést EDI?
• EDI-ready informační systémy
• Využití EDI komunikace u obchodních řetězců