Úvod > Elektronická výměna dat (EDI) > Jaké zvolit řešení?
Jaké zvolit řešení pro elektronickou výměnu dat?
Častou námitkou pro zprovoznění elektronické výměny dat je nízká dostupnost EDI, kdy nabídka je malá a nabízená řešení jsou nákladná. Toto již neplatí.
Stále jsou sice na trhu nákladnější serverová řešení, kdy je nutné investovat do EDI konvertoru (provádí převod formátů zpráv), placeného propojení do datové sítě nebo k VAN operátorovi a do komunikačních programů. I zde si však lze vybírat (různé konvertory), nicméně stále jde o vyšší investice.
Současně se nabízí moderní EDI řešení, založená na internetových technologiích. Tyto systémy v optimální variantě plně nahrazují tradiční EDI, neboť podporují jak tradiční EDI (edifact apod.), tak moderní internetové technologie, díky kterým jsou dostupné každému.
EDI nemusí být složité ani provozně nákladné
Složitost a provozní náročnost nejsou obecnými atributy všech EDI řešení. Obvykle platí např. pro EDI konvertory, které má společnost ve své správě a režii. Pak je vyhrazen pracovník, který je konfiguruje, spravuje a dohlíží na jejich správný chod. V případě požadavků na jakoukoliv změnu se pak kupují šablony, provádí upgrady, aktualizace apod., čímž se provoz prodražuje.
"Klasické" EDI řešení
Pro tradiční EDI řešení jsou typické tyto charakteristiky:
- EDI konvertor je přímo u Vás (software i hardware)
- Využití poskytovatele (VAN operátora) jen pro komunikaci – v některých případech je i komunikace realizována vlastními silami prostřednictvím komunikačního software pro připojení do datové sítě, jako je např. standardní síť x.400
- Vyšší pořizovací náklady, automatický provoz
- Nutnost správy, údržby, dohledu, upgradů atd.
- Vhodné spíše pro velké firmy se silným IT zázemím
EDI jako služba
Pro řešení poskytované formou služby (SaaS – software as a service, ASP – application service provider) je typické:
- Celé řešení je u poskytovatele
- Veškeré zpracování a dohled řeší poskytovatel
- Minimální pořizovací náklady
- Snadná kustomizace řešení
- Automatický provoz
Vhodně zvolené EDI řešení musí přinášet výhody
Někdy se setkáváme s chybnou implementací EDI, díky které se EDI stává nikoliv pomocníkem, ale přítěží, která komplikuje práci a navíc stojí peníze.
Společnost si např. pod "tlakem" obchodního řetězce zakoupí nákladný EDI systém, ale neproběhne integrace, sladění procesů a výsledkem může být to, že obsluha objednávky tiskne z EDI systému a přepisuje do podnikového informačního systému.
Důvody mohou být různé:
- chybějící podpora ze strany implementátora či producenta podnikového systému, EDI poskytovatele či prodejce EDI
- neochota společnosti změnit vnitřní procesy
- obavy z rozsahu a důsledků změn
- jiné, specifické důvody
V podobných případech doporučujeme provést důkladnou rozvahu a zvážit další kroky. EDI řešení opravdu dokáže přinášet úspory, šetřit práci a zefektivňovat obchodní procesy. Čím dříve provedete potřebné změny, tím více ušetříte a tím dříve Vám EDI začne přinášet něco navíc.
Pozor na "skryté" náklady
Při rozhodování o pořízení EDI řešení se zákazníci často zajímají jen o cenu za přenesenou zprávu, případně za přesený objem dokumentů. Často se zapomenou informovat o jednotlivých typech poplatků, které jsou s některými řešeními spojeny, nemusí být na první pohled zřejmé a projeví se až při samotné komunikaci nebo při záměru komunikaci rozšířit či upravit. Nezapomeňte se u poskytovatele informovat:
- Jaké jsou náklady na rozšíření EDI s další protistranou?
- Jaké jsou náklady na zprovoznění nového typu EDI zprávy?
- Platí se i za systémové EDI zprávy, tj. kontrolní, potvrzovací či notifikační zprávy (např. CONTROL,COMDIS, AUTACK nebo APERAK) ? Jak často jsou tyto zprávy zasílány?
- Jak je to s využíváním nových formátů zpráv? Typicky se stává při přechodu obchodního řetězce na nové formáty EANCOM 2002, změně nebo úpravě podnikového systému
- Které doplňkové služby jsou zdarma a které jsou placené? Upozornění, avíza, archivace apod.
