Newsletter

Sledujte novinky EdiZone

Úvod > Elektronická fakturace > Důvěryhodný archiv

Důvěryhodný archiv

Elektronické dokumenty jsou dnes přirozenou součástí života firem. Přicházejí od obchodních partnerů, jsou formou komunikace se státní správou a jsou také součástí podnikových systémů. Oproti papírovým dokladům snižují nároky na administrativu, umožňují rychlejší zpracování, jsou dostupnější a současně nesou pro organizaci menší nároky na prostor.

Potřebují však, stejně jako jejich předchůdci, takový způsob ukládání, který umožní v případě potřeby dokladovat původ a pravost dokumentů, dané zejména zákonem č.  227/2000 Sb., O elektronickém podpisu v platném znění.

Není na tom nic zvláštního. Ověření platnosti podpisu je přece u listin také obvyklé. Kdo by přijal od partnera papírový doklad, který nemá originální podpis s razítkem? Rozdíl tu ale je. U elektronické podoby je totiž vystavitel elektronického dokumentu zvýhodněn tím, že uvedený zákon ukládá povinnost na příjemce, aby provedl všechny úkony potřebné k ověření platnosti. Povinnost, zodpovědnost, případné škody.

Kdo ve firmě nese zodpovědnost?

Napříč tomu, že právně závazné elektronické dokumenty hrají dnes v komunikaci hlavní roli, dochází často k fatálnímu zanedbávání jejich správy a prokazatelnosti. A pokud dokument nejde použít jako platný při vedení obchodního sporu nebo při jiném důkazním řízení, je to problém. Často drahý problém. Pak se hledá viník. A paradoxně lidé své dotazy na platnosti elektronických dokumentů nesměřují na právníka, ale podnikového IT manažera.

Avšak prakticky žádný IT manažer středně velké firmy nemůže být schopen spolehlivě tuto oblast zajišťovat. Kde by vzal čas sledovat, zda je jeho postup v souladu s aktuálně platnou legislativou? Jak řešit, jaký elektronický formát dokumentů nebo jaké certifikáty budou na trhu podporovány za desítky let? Jak sledovat vypršení platnosti elektronických podpisů a jak zajistit včas potřebné úkony časového razítka? Jak může garantovat podporu a neprolomitelnost rozvíjejících se nároků na oblast bezpečnostních standardů a algoritmů hashování?

Předání povinností kompetentnímu správci

V praxi se proto tento problém řeší angažováním třetí strany, která příslušnou zodpovědnost převezme, dodrží všechny zákonné lhůty archivace a zaručí koncepcí svého řešení původ a integritu zpráv, a to použitím elektronického podpisu v souladu se zákonem o DPH o formě a podobě elektronických daňových dokladů a zákonem o elektronickém podpisu.

Ideální je pak takové řešení, které lze napojit na systémy pro správu dokumentů (DMS), ať už pro automatické vkládání dokumentů do archivu nebo pro zajištění workflow nad dokumenty a je po vzoru jiných moderních produktů nabízeno bez nutnosti počátečních investic formou služby (SaaS).

 Doporučujeme:

Twitter

Reklama

 
 
© 2008–2014  Edizone.cz