AHOLD vnímá EDI jako prioritu a chystá další EDI zprávy

Výrobní, distribuční a obchodní společnosti podnikající na tuzemském maloobchodním trhu mají přechod od papírové podoby výměny obchodních dokladů směrem k elektronické již několik let za sebou. Jediný, avšak klíčový rozdíl ve využívání EDI (Electronic Data Interchange), tak nyní spočívá v tom, jak zodpovědně k implementaci společnosti přistoupily a jaké benefity z toho vyplývají jim samotným a zejména pak jejich obchodním partnerům.

Velmi aktivním je v tomto směru AHOLD, patřící na tuzemském trhu mezi čtyři nejsilnější hráče mezi maloobchodními řetězci. Vyspělou EDI komunikaci používá jak v rámci svých prodejen, tak pro výměnu obchodních dokladů se svými dodavateli. Rozsah její implementace pak zaručuje všem protistranám veškerý požadovaný komfort, zejména co se týká rychlosti, přesnosti a aktuálnosti obchodních informací při zachování nízkých nákladů na jejich vlastní zpracování.

EDI zprávy místo papírových dokladů

Pro automatizovanou výměnu obchodních dokladů lze zvolit řadu různě pokročilých způsobů elektronické komunikace. A tak zatímco mezi živnostníky a malými firmami kolují často stále faktury ve formátu PDF předávané elektronickou poštou s komplikovaným následným zpracováním, potřebují velké řetězce sofistikovanější EDI systémy.

EDI přesně definuje scénáře pro celou oblast vzájemné komunikace protistran: od výměny kmenových dat, přes vlastní obchodní proces až po statistické údaje sloužící k lepšímu předpovídání prodejů či plánování výroby. Vše je samozřejmě důsledně navázáno na skladový, resp. ERP systém.

AHOLD využívá v komunikaci s dodavateli osm typů EDI zpráv

Na začátku procesu elektronické komunikace ve společnosti AHOLD stojí zpráva PRICAT (price/sales catalogue), kterou jí zasílá dodavatel. Zpráva Pricat slouží k rychlému a přesnému zalistování všech položek. Pokud se AHOLD rozhodne zboží objednat, zasílá směrem k dodavateli zprávu typu ORDERS (objednávka), kde definuje požadovaný počet, místo určení a termín dodání. Jakmile dodavatel či jeho logistický operátor zboží přiveze do skladu AHOLDu a je fyzicky převzato, směřuje zpět k dodavateli tzv. avízo o příjmu zboží (EDI zpráva RECADV, tzv. příjemka). Ten má tímto ihned k dispozici informace, jak proběhl příjem zboží. Zda AHOLD převzal celou dodávku, případně jen její část a kterou.

V případě, že se zboží z určitého specifikovaného důvodu vrací zpět, posílá AHOLD dodavateli zprávu typu RETANN (vratka). Ta posléze slouží jako podklad pro následné dobropisování. Zpráva RETANN (announcement for returns) je v EDI komunikaci v České republice nováčkem. Její česká specifikace vznikala v roce 2010 na půdě ECR a také ve spolupráci s GS1 Czech Republic.  Ke konci roku 2010 se pak zpráva začala používat v praxi. Mezi prvními, kdo tuto zprávu začal posílat, byla právě společnost AHOLD.

Celý proces pokračuje tím, že dodavatel na základě potvrzení o příjmu zboží zasílá AHOLDu prostřednictvím zprávy INVOIC elektronickou fakturu. U ní AHOLD nejprve automaticky zkontroluje elektronický podpis a o jeho správnosti protistranu informuje zprávou AUTACK. Následuje formální kontrola faktury jako daňového a obchodního dokladu. O výsledku této kontroly je dodavatel informován EDI zprávou APERAK.

V roce 2010 došlo u AHOLDu k rozšíření využití zprávy INVOIC, nejen pro zasílání elektronických faktur, ale i k dobropisování. V procesu likvidace faktur umí AHOLD zpracovat dva základní typy dobropisů: dobropis k vratce a dobropis jako opravu k jinému daňovému dokladu.

Následovat bude avízo o odeslání zboží (DESADV) a obchodní námitka (COMDIS)

Výše uvedený proces vzájemné elektronické komunikace plánuje AHOLD v nejbližší době dále rozšířit o zprávy typu DESADV a COMDIS. První z nich, DESADV, tedy avízo o odeslání zboží, zašle dodavatel před fyzickou dodávkou zboží a tím umožní AHOLDu včasnou přípravu na proces samotného přijetí. Zpráva typicky obsahuje informace o přesném počtu a způsobu balení.

V první fázi bude zpráva DESADV zaváděna u zboží, na které nejsou objednávky, se kterými je v ostatních případech dodací list párován. Následně bude rozšířena na všechny dodavatele.

Zpráva typu COMDIS pak dále prohloubí elektronický proces zpracování faktury. Ta je automaticky kontrolována na obsahovou správnost, tedy ceny zboží, fakturované množství, obchodní podmínky atd. Zpráva COMDIS (obchodní námitka) pak dodavateli výsledek této kontroly, například požadavek na dobropis, zašle. Další kroky jsou následně řízeny předem dohodnutým postupem.

Kamila Pospíšilová, která má ve společnosti AHOLD EDI komunikaci na českém a slovenském trhu na starost, k implementaci nových zpráv říká:

„Zpráva DESADV je pro nás důležitá, protože nám umožní rychleji přijmout zboží a snadněji odhalit nesrovnalosti v dodávkách. Zavedení COMDISu pak povede k úsporám při likvidaci faktur. COMDIS bude mít zároveň výhody pro dodavatele, protože ti rychleji zjistí, že jsme zpracovali jejich doklad. Tato informace má velký dopad na cash flow a na plánování dalších úhrad. Dále pokud na faktuře evidujeme rozdílné hodnoty, tak nám zároveň umožní provést i částečnou úhradu a touto zprávou informovat dodavatele. Nemělo by tedy již docházet k tomu, že nebude uhrazena celá faktura kvůli tomu, že obsahuje chybu jen v jedné drobné položce."

Cílem je zapojit do EDI všechny dodavatele

Je zřejmé, že takto propracovaný systém vzájemné elektronické komunikace výrazně zvýhodňuje zapojené dodavatele oproti těm „papírovým". Důležitým kritériem proto je, aby byl systém dostatečně flexibilní a umožnil připojení každému, kdo o to projeví zájem. Dlouhodobým záměrem a cílem AHOLDu je dostat se k cifře 100% zapojených dodavatelů do elektronické výměny dat.

AHOLD jako jeden z mála řetězců nevyužívá služeb žádného EDI providera. Využívá vlastní řešení, které je schopno během hodiny vydat až 5 000 objednávek. Samotná komunikace (tj. přenos dokladů) probíhá prostřednictvím protokolu AS2.

Potenciální dodavatelé se mohou připojit k AHOLDu buď napřímo, nebo prostřednictvím svých vlastních EDI providerů. AS2 je z tohoto pohledu bohužel docela náročné na správu a údržbu a vyžaduje i specializovaný software, zejména pokud dodavatel komunikuje i s dalšími protistranami. Nicméně lze využít stávajícího propojení některého z již zmíněných providerů. Například clearingové centrum EDI ORION, které využívá zcela jednoduchého připojení pomocí protokolu HTTPS, nabízí svým zákazníkům propojení na AHOLD zcela zdarma v rámci svých standardních služeb.

Foto: AHOLD Czech Republic

-red-